Schrijf moties en amendementen anno 2023 [advertentie]

Daarnaast staan ze vol met moeilijke woorden, staat de kernboodschap onderaan en zijn de zinnen vaak gek geformuleerd. Waarom zien de meeste moties en amendementen eruit alsof ze in 1848 zijn geschreven?

Gelukkig is er ook goed nieuws! Het kan en mag anders
Bijvoorbeeld met een nieuw format en training. Daarmee schrijven je bestuurders begrijpelijk, sensitief en transparant. Ben je benieuwd?

Waarom zien moties en amendementen eruit alsof ze in 1848 zijn geschreven?

Laat ik meteen met de deur in huis vallen: het enige antwoord dat ik hoorde op deze vraag was ‘omdat we het altijd zo gedaan hebben’. Daar kwam ik achter toen een overheidsklant Loo van Eck vroeg of wij niet álsjeblieft iets aan hun moties en amendementen konden veranderen. Want: ze waren onbegrijpelijk, ouderwets geschreven en de inhoud was onlogisch gestructureerd. Daar zat geen van hun ambtenaren (schrijvend en lezend) nog op te wachten in 2023. Laat staan de inwoner die deze openbare documenten ook leest. Al dit soort documenten eindigen overigens met de ‘alledaagse’ zin: en over tot de orde van de dag. En dát is precies wat je als schrijver van het stuk níet wenst.

Ik was verbijsterd.
Al 40 jaar trainen we jaarlijks duizenden ambtenaren om voorstellen te schrijven die op hoofdlijnen door beslissers in 30 seconden te lezen zijn. Die strategisch zijn gestructureerd en onderbouwd zijn met overtuigende argumenten. In een eigentijdse duidelijke schrijfstijl. Waarom hebben we nooit geholpen om deze documenten te verbeteren? Want er wordt nog steeds een gretig beroep gedaan op deze wet!

Ik ging op onderzoek uit.
Ik dompelde me onder in de allesbehalve transparante stukken. Het was tenenkrommend, zeker in een tijd waarin duidelijke communicatie een groot thema is bij de overheid. Waarom worden de stukken nog zo geschreven? Dat bleef ik mezelf afvragen. Ik dacht toen het antwoord te vinden in onze grondwet, de gemeentewet, de waterschap- of de provinciewet. Maar helaas. Moties en amendementen worden uiteraard genoemd, maar nergens staat hoe bestuurders ze moeten schrijven. Het beste argument, een dooddoener, voor de huidige schrijfstijl was ‘omdat we dat altijd zo gedaan hebben.’

En ik kwam tot een geruststellende ontdekking.
Ik vervolgde mijn zoektocht langs een aantal hoogleraren Bestuurs- en Staatrecht. Zij stelden mij gerust: natuurlijk mag je deze stukken schrijven in een stijl die past bij deze tijd. En ook de inhoud mag je anders structureren. Zelfs de koppen mag je aanpassen. Hè hè … We mogen de moties en amendementen dus gewoon aanpassen naar duidelijke en prettig leesbare stukken! 

Als het mag, dan moeten we dat ook doen!
Tenminste, dat vind ik. Een nieuw format en een nieuwe manier van schrijven, leiden tot allerlei voordelen voor de 4 groepen die te maken hebben met moties en amendementen. Ten eerste moet de eerste belangrijkste groep, mede-raadsleden, overtuigd worden. Dat lukt een stuk beter met een overtuigende opbouw en schrijfstijl. Ten tweede weten de uitvoerders van de moties en amendementen precies waar ze aan toe zijn. Ten derde zorgen de bestuurders die de teksten schrijven dat ze overtuigend hun punt kunnen maken. En tot slot kunnen inwoners deze openbare stukken gewoon begrijpen. En dat is hard nodig als we willen werken aan een nieuwe bestuurscultuur.

Oproep: beste griffiers, ga eens níét over tot de orde van de dag.
Maar laat je bestuurders overgaan op een andere manier van schrijven. Ga over op moties en amendementen anno 2023. Vind je dit ook belangrijk? Loo van Eck kan je helpen en adviseren. We hebben een nieuw format, een nieuwe training en een nieuwe maatwerk e-learning. Daarmee leren we bestuurders in korte tijd moties anno 2023 schrijven. Ben je benieuwd? Bekijk dan onze training heldere moties en amendementen schrijven van Loo van Eck.

Tom Kottink
Manager Kwaliteit & Innovatie
Loo van Eck