Verslag deelname aan ADSO-conference te Oxford

De ADSO is het Engelse ‘zusje’ van de Vereniging van Griffiers. Voorzitter Kirsten ten Cate vergezelde Hans Rijs en Arnout van Kooij op dit congres.

Tijdens een allerhartelijke ontvangst woensdagavond op de congreslocatie werd kennis genomen van de uitslag van de Tweede Kamerverkiezingen in Nederland. We hebben uitleg gegeven over het Nederlandse meerpartijenstelsel en de onverwacht grote verkiezingswinst van de PVV. Tijdens de workshops en de plenaire sessie de volgende dag, kwamen veel issues aan de orde die we in het anders georganiseerde Nederlandse democratische systeem ook zien, een kleine greep:

1. Zeer kundige Engelse ambtenaren die onvoldoende dienend kunnen zijn aan de democratische besluitvorming. Immers, als je je als expert onvoldoende verdiept in dat besluitvormingsproces, halen je beleidsvoorstellen de eindstreep niet of het wordt zeer ingewikkeld. Vaak kunnen deze ambtenaren zich ook ergeren aan de (vele) vragen die volksvertegenwoordigers kunnen stellen. Er is onvoldoende zicht op de (politieke) context waarin deze vragen worden gesteld en dus ook op de juiste wijze van beantwoording.

2. Veel nieuwe Councillors, die belangrijke posities als voorzitter gaan bekleden. Het vergt veel inzet van Democratic Service Officers (DSO’s) om hen hierin goed te begeleiden.

3. DSO’s dienen te investeren in goede gesprekken met de ambtelijke organisatie. Dat helpt om de ambtelijke organisatie goed te ‘richten’ op het politieke besluitvormingsproces.

4. Het huidige, complexe, politieke landschap vraagt veel van de DSO. Meer dan ooit is het afleggen van verantwoording door politici belangrijk om te zorgen dat het publiek vertrouwen heeft in de politiek. Hierbij moeten adviesvaardigheden optimaal ontwikkeld worden. Van ooit ‘degene die aantekeningen maakt’ naar een sterke adviseur die de Councillors helpt navigeren door ingewikkelde dossiers.

5. Ten aanzien van de planning en controlcyclus werd ons bijgebracht dat de sleutelbegrippen waarop good governance wordt gebouwd zijn: een collectieve visie op wat nodig is, heldere strategische doelen en een heldere rol- en bevoegdhedenverdeling.

Daarna waren er diverse workshops, waarin thema’s als certificering van de DSO’s, veranderingen en wat je ervan kunt leren aan bod kwamen. Ook werd verder gesproken over decentralisatie in een centraal aangestuurd land als Engeland. Met daarin aandacht voor het verkrijgen van overzicht, het afleggen van verantwoording en transparantie.
In de avond, tijdens een feestelijk diner in aanwezigheid van de Lord Mayor van Oxford, werden diverse awards uitgereikt, bijvoorbeeld van ‘Learner of the Year’. Onze gastheer, voorzitter van de ADSO, John Austin, werd in het zonnetje gezet vanwege zijn 70e verjaardag en daarna startte het dansfeest.

John Austin (voorzitter ADSO), Kirsten ten Cate en Lord Mayor of Oxford - Councillor Lubna Arshad

Op vrijdag startte het programma om 9.00 uur met een zeer interessant vervolg. De Councillors en Chief Executives vormden een panel dat inging op vier vragen:

1. Wie is verantwoordelijk voor het welzijn van de Council? Gesteld werd dat het niet alleen de DSO is die verantwoordelijk is voor het welzijn van de Councillors. Verteld werd over een telefoonlijn bij een Council die in Corona-tijd was opgezet voor het welzijn van DSO’s. Nadien is deze ook ingezet t.b.v. Councillors.

2. Hoe kom je als DSO in positie?
Twee executives (enigszins vergelijkbaar met onze wethouders en gedeputeerden) namen stellig het standpunt in dat DSO’s zelf sterk moeten uitdragen dat ze een ‘frontline’ zijn en géén ‘back-end office’. Je moet je Council bijbrengen dat zij falen door bezuinigingen op de DSO (al is dit nog zo gemakkelijk te doen). Er kwam een duidelijke oproep aan DSO’s om te zorgen dat je zichtbaar aanwezig bent in de ambtelijke organisatie én tijd en ruimte moet maken om naar buiten te treden. Heb oog voor de groeiende complexiteit van je werk; blijf vooral niet in je toren zitten. Zorg dat je ontwikkelingen tijdig signaleert, zeker ook op het terrein van digitalisering. Op tijd bezig zijn met AI betekent dat je niet langer hoeft te investeren in werk dat niet jouw echte waarde vertegenwoordigt. Maak op deze manier ruimte voor de experts in je team. Verzeker je er op deze manier van dat mensen jou op de juiste waarde weten te schatten. Heb in dat kader ook oog voor de beeldvorming: zorg dat je niet in een uithoek van het gebouw wordt gestationeerd met je team!

3. Werkt decentralisatie?
Ja, was de gemeenschappelijke conclusie. Op lokaal niveau kan de kiezer beter bediend worden.

4. Moeten hybride vergadervormen mogelijk blijven?
De (voorzichtige) conclusie was dat dit mogelijk moet blijven.
Tot slot was er uitgebreid aandacht voor veiligheids-issues voor Councillors. Councillor Imogen Payter vertelde dat zij graag laagdrempelig bereikbaar wil zijn voor haar kiezers. Zij kreeg de tip dat daartoe haar persoonlijke gegevens niet gedurende de gehele Council-periode traceerbaar hoeven te zijn. Weerbaarheid en veiligheid staan al duidelijk op de kaart bij onze Engelse collega’s.

Bij vertrek terug naar Nederland werd onderstreept hoe gewaardeerd en gezien onze deelname aan het Congres was. Verschillende Engelse collega’s zullen we terugzien op ons Jaarcongres in Groningen in oktober aanstaande.