Digitalisering en informatiesamenleving

Dat de digitalisering impact heeft op het werk van de raad en staten en ook van de griffier, is onmiskenbaar. Denk aan de rol van digitaal vergaderen, participeren en reageren. Maar ook aan wetgeving met veel impact. De Wet Digitale Overheid, de Wet Open overheid, Digitale toegankelijkheid en zo verder.

In dit dossier proberen we de relevante stukken bij elkaar te brengen.

De griffier en digitalisering

Er zijn door het Rathenau-instituut een aantal studies gedaan naar de gevolgen van digitalisering voor het raads- en statenwerk en ook de VNG heeft een rapporten uitgebracht over consequenties voor het lokaal bestuur. 

Deze studies vind je hier: 

Tools voor het gesprek met de raad zijn:

  • De Digitale gereedschapskist
  • De Datawijzer van de rekenkamer Den Bosch, met een animatiefilmpje ter toelichting. Dit filmpje vind je op de website van de rkc.
  • Een praktijkvoorbeeld uit Apeldoorn is de iVisie en de wijze waarop deze met de raad is besproken.
  • Over de ethiek van omgaan met data is een VNG-Raadgever verschenen en een meer uitgebreide Handreiking Digitale Ethiek.

Wet Open Overheid

De Wob wordt de Woo. Een verschil van één letter, maar de nieuwe Wet open overheid gaat heel wat betekenen voor gemeenten.

De Wet open overheid (Woo) is een initiatiefwet uit 2012, die tot doel heeft om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De nadruk van de wet ligt dus op actieve (digitale) openbaarmaking. Hiervoor is volgens de wet een cultuurverandering noodzakelijk.

Uitgangspunt van de WOO

Niet passief desgevraagd, maar uit eigen beweging wordt het uitgangspunt.

De kern van de wet is tweeledig. Ten eerste verplicht de wet overheidsorganisaties documenten in de volgende elf categorieën actief openbaar te maken:

  • Wet- en regelgeving;
  • Organisatiegegevens;
  • Raadsstukken;
  • Bestuursstukken;
  • Stukken van adviescolleges;
  • Convenanten;
  • Jaarplannen en -verslagen;
  • Wob/Woo-verzoeken;
  • Onderzoeken;
  • Beschikkingen;
  • Klachten.

Een heldere samenvatting vind je hier.

Ten tweede verplicht de Woo gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen.

Op 16 mei 2022 heeft de VNG er een ledenbrief over verstuurd. 

Informatie febr 2022

Op 22 februari 2022 heeft een lunchgesprek over dit onderwerp plaatsgevonden met Jeroen Jonkers van VNG-R. Dit leverde de onderstaande informatie op en de tip om contact te zoeken met de projectleider in je eigen gemeente. Op sheet 10 van de presentatie vind je een tijdpad. 

Opvraagbaarheid van appjes en mails

Reikwijdte Woo/passieve openbaarmaking:

De Woo is van toepassing op bestuursorganen (artikel 2.2 Woo). Dit brengt met zich dat de gemeenteraad en haar organen, zoals presidium en andere commissies, wel, maar individuele leden van de gemeenteraad of verbanden van leden van vertegenwoordigende organen (zoals fracties), niet onder de reikwijdte van de Woo vallen. Informatie die bij hen berust hoeft daarom niet openbaar te worden gemaakt (passief noch actief). Dit geldt ook voor informatie die tussen individuele raadsleden wordt uitgewisseld.

  • Ondersteuning van raad, raadsvoorzitter, raadsfracties en raadsleden in hun rollen mbt Woo.
  • Woo is van toepassing op bestuursorganen (artikel 2.2. Woo), dus op de gemeenteraad en haar organen, zowel actief als passief.
  • Informatie-uitwisseling tussen griffier (of andere ambtenaren) en raadsleden of –fracties is niet openbaar (artikel 5.4a Woo).
  • Informatie-uitwisseling (incl. mails, appjes e.d.) tussen griffier en burgemeester, wethouders of andere ambtenaren is in beginsel openbaar, tenzij een uitzonderingsgrond (artikelen 5.1 en 5.2 Woo).
  • Informatie-uitwisseling (incl. mails, appjes e.d.) tussen een wethouder of burgemeester en de griffier, raadsleden of –fracties is in beginsel openbaar, tenzij een uitzonderingsgrond (artikelen 5.1 en 5.2 Woo).
  • Documenten moeten op grond van de Archiefwet worden bewaard als ze naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij het bestuursorgaan.

Een uitgebreide toelichting vind je hier:  https://vng.nl/sites/default/files/2021-03/handreiking-van-wob-naar-woo.pdf

Open Raadsinformatie om te voldoen aan de Woo

Met Open Raadsinformatie kunnen gemeenten alle documenten van hun gemeenteraad, zoals agenda’s, moties, beleidsstukken en besluiten, snel en eenvoudig toegankelijk maken. Op de site van Open Raadsinformatie kunnen inwoners, journalisten, wetenschappers en alle andere belangstellenden vervolgens nagaan wat er in de lokale politiek speelt. Met laagdrempelige toegang tot raadsinformatie op een landelijke, openbare website versterken gemeenten de lokale democratie en de transparantie van het gemeentebestuur. Dat wordt belangrijker naarmate gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden krijgen en de rol van de lokale journalistiek afneemt.

Voorbeeld Raadsbesluiten mbt de WOO

In Vlaardingen heeft de raad een voorstel aangenomen, met bijbehorend besluit. Het raadsvoorstel is er op gericht om te voldoen aan de basisvereisten vanuit de Wet open overheid voor
zover dat op dit moment mogelijk is om in de geest van de wet te handelen en voor één onderdeel waarvoor het verplicht is om een besluit te nemen, namelijk het aanwijzen van een contactpersoon Wet open overheid. In dit geval de griffier. 

Digitale toegankelijkheid 

Vanaf 23 september 2021 moeten alle overheidswebsites in Nederland voldoen aan het (tijdelijk) Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid. 

Overheidsinstanties van alle lidstaten van de Europese Unie moeten de noodzakelijke maatregelen nemen om digitale informatie en diensten toegankelijk te publiceren. Dat is een wettelijke verplichting die in Nederland is vastgelegd in onder meer het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid en de Wet Digitale Overheid. De Wet Gelijke Behandeling voor mensen met een handicap of chronische ziekte stelt dat mensen gelijk behandeld moeten worden. Je mag iemand niet buitensluiten op grond van een functiebeperking. Ook niet digitaal.

Een voorbeeld om te voldoen aan het besluit is de eis om video's (zoals raadsvergaderingen) te ondertitelen. 

Meer informatie

Raadsinformatiesysteem (RIS)

Ook het RIS moet voldoen aan de eisen van digitale toegankelijkheid. Bij de aanbesteding is dit daarom een belangrijk aspect. Gemeente Lisse heeft een Programma van Eisen en Wensen opgesteld waarin de vereisten omtrent digitale toegankelijkheid zijn opgenomen. Dit programma kan als voorbeeld dienen over hoe je het proces zou kunnen inrichten om tot gunning te komen. 

AVG 

De AVG heeft onder meer gezorgd voor:

  • versterking en uitbreiding van privacyrechten;
  • meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
  • dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgevens, subpagina Algemene informatie AVG | Autoriteit Persoonsgegevens, vind je algemene informatie over de AVG.

Handreiking casuistiek-gegevensbescherming gemeenteraad

De Informatiebeveilingsdienst (IBD) van de VNG heeft samen met de VvG een handreiking casuistiek-gegevensbescherming gemeenteraad opgesteld. Dit document kan dienen als afwegingskader bij de omgang met persoonsgegevens. De tekst hieronder is uit deze handreiking afkomstig.

De gemeenteraad is als bestuursorgaan een verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 4 lid 7 AVG. Dit betekent dat de gemeenteraad moet kunnen aantonen dat de verwerkingen die hij doet, voldoen aan de AVG. Daarnaast dient de raad onder andere een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden, technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen en zal de raad wanneer er persoonsgegevens verstrekt worden aan andere partijen specifieke afspraken moeten maken. De AVG is van toepassing wanneer de gemeenteraad persoonsgegevens verwerkt. Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon en zijn er in vele soorten. Namen, adressen, Burgerservicenummers, maar ook postcodes, fotobeelden, kentekens en telefoonnummers kunnen onder omstandigheden persoonsgegevens zijn wanneer zij (in combinatie met andere gegevens) herleidbaar zijn tot een persoon. Onder het begrip verwerken vallen alle handelingen die de organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, zoals opslaan, verzamelen, verspreiden, beschikbaar stellen en vernietigen.

Factsheet archivering