Praktijkdag Griffiers in Apeldoorn groot succes

Het zijn drukke weken voor griffiers en raadsadviseurs: de introductiedagen voor de nieuwe raad, het begeleiden van de collegeonderhandelingen, regelen van installaties van raads- en commissieleden en voorbereidede werkzaamheden verrichten voor de Kadernota’s en Voorjaarsnota’s die in veel gemeenten op de agenda staan.

Toch hebben een kleine honderd leden van de Vereniging van Griffiers tijd gezien om op vrijdag 12 juni naar het stadhuis van Apeldoorn te komen voor de Praktijkdag.

ALV

Traditiegetrouw staat de algemene ledenvergadering op het programma tijdens de praktijkdag. Na de lunch opende interim-voorzitter Ruurd Palstra dit programmaonderdeel. Vervolgens werden soepel het jaarverslag en de jaarrekening over het verenigingsjaar 2025 goedgekeurd. Ook werd het visiestuk vastgesteld en volgde de herbenoeming van bestuurslid Arnout van Kooij, griffier in IJsselstein. De leden gingen tenslotte unaniem akkoord met de voordracht van Jorrit Jongbloed (griffier in Eindhoven)  als nieuwe voorzitter. Lees hier meer over de kersverse voorzitter.

Op koers

Onder het motto ‘Help uw raad om op koers te blijven’ bespraken Gert Jan Bosland van Gemeentekas en Lucas Harbers van Berenschot met de deelnemers hoe de raad de prestaties van het nieuwe college kan blijven volgen. 

De werkwijzen van de aanwezige gemeenten liepen sterk uiteen: in de ene gemeente wordt het college-uitvoeringsprogramma in de raad besproken en soms zelfs vastgesteld, in de andere ziet de raad het akkoord terug in de begroting. In een gesprek hoe actief of reactief de raad is, kwam naar voren dat behoeften aan volgbaarheid sterk uiteen lopen. Een interessant voorbeeld werd aangedragen vanuit Stichtse Vecht, waar de auditcommissie samen met de concern-controller werkt aan passende indicatoren. 

Raadscommunicatie (rondom verkiezingen)

Anne-Marie Kortleve (gemeente Utrecht) en Esther van der Veur (gemeente Velsen) namen griffiers en raadsadviseurs mee in een sessie over raadscommunicatie. Met de verkiezingen in maart net achter de rug, ging het automatisch vaak over de communicatie vanuit de gehele raad in verkiezingstijd.

Zo waren er wisselende ervaringen met diverse stemhulpen; de communicatie verliep soms moeizaam, de stellingen werden ongenuanceerd gevonden en de wijze van deelname aan de stemhulpen werd als omslachtig ervaren. In enkele gemeenten is er geëvalueerd en vonden raadsfracties het proces negatief, maar werd de ervaringen door gebruikers als positief gezien. Er zal nog breder worden geëvalueerd, mogelijk heeft de VVG hierbij een rol. 

Verder kwamen het betrekken van specifieke doelgroepen bij de verkiezingen aan de orde en werd er gekeken naar goede voorbeelden uit de afgelopen periode. Grote vraag was daarbij “Hoe houd je het enthousiasme voor raadscommunicatie (na de verkiezingen) vast in de komende vier jaar?” Ook werd stilgestaan bij een goed platform waarbinnen informatie kan worden gedeeld met andere gemeenten. 

Onfatsoen in raad en Staten

Tijdens de workshop ‘De griffier en het (on)fatsoen in de raad en Staten’, geleid door oud-griffier Paul van Ruitenbeek, stonden omgangsvormen in raads- en Statenvergaderingen centraal. Van Ruitenbeek deelde een persoonlijke casus over een complexe discussie binnen een raad over de vergadermethode. Hiermee illustreerde hij de grenzen en mogelijkheden van de rol van de griffier in dergelijke situaties.

De deelnemers wisselden ervaringen uit aan de hand van eigen casussen. Hieruit kwamen twee duidelijke benaderingen naar voren voor het omgaan met conflicten: een pragmatische, technisch gerichte oplossing die neutraal en beschermend is voor de griffier, of het terugleggen van de kwestie aan de raad of Staten als er geen consensus wordt bereikt in, bijvoorbeeld, een fractievoorzittersvergadering. Deze laatste aanpak brengt echter meer risico’s met zich mee, zoals een verzwakte positie van de griffier. De deelnemers benadrukten dat bij deze methode extra investering nodig is in de relatie met de burgemeester als mogelijke bemiddelaar en de werkgeverscommissie, mocht de positie van de griffier onder druk komen te staan.

De workshop bood de deelnemers concrete handvatten voor toekomstige uitdagende situaties met hun nieuwe raad of Staten. Na afloop vonden er in kleinere groepen verdiepende discussies plaats over eigen casuïstiek, die werden voortgezet tijdens de borrel.

AI in lokale democratie

Tijdens de workshop De stille revolutie: AI in het hart van de lokale democratie nam Henri Luitjes van Debatrijk de deelnemers mee in de kansen én uitdagingen die kunstmatige intelligentie met zich meebrengt voor de lokale democratie en het werk van de griffie.

AI bleek documenten snel te kunnen analyseren, informatie gericht te kunnen doorzoeken en complexe vraagstukken helder samen te vatten. Daarmee bood de technologie nieuwe mogelijkheden om de werkdruk binnen griffies te verlagen en processen efficiënter in te richten. Tegelijkertijd werd duidelijk dat AI ook een nieuw spanningsveld creëerde. Doordat het produceren van teksten, analyses en voorstellen eenvoudiger werd, nam de hoeveelheid beschikbare informatie vaak toe. Minder werk aan de voorkant betekende daardoor niet automatisch minder belasting in de praktijk.

Aan de hand van praktijkvoorbeelden en concrete toepassingen liet Luitjes zien hoe griffiers AI op een verantwoorde en effectieve manier konden inzetten. Deelnemers kregen inzicht in welke werkzaamheden zich goed leenden voor AI-ondersteuning, waar de grenzen van de technologie lagen en welke menselijke vaardigheden onmisbaar bleven.

Naast direct toepasbare tips zette de sessie aan tot nadenken over de vraag hoe AI kan bijdragen aan een sterke lokale democratie. De centrale boodschap was dat AI geen doel op zichzelf is, maar een hulpmiddel dat, mits zorgvuldig toegepast, de kwaliteit van de ondersteuning van raad en democratisch proces kan versterken.