Veelgestelde vragen over geheimhouding

Toelichting vraag: Een journalist vraagt om de (volledige) inhoud van de aan de raad gerichte brieven (incl. NAW-gegevens). Wij publiceren alleen het onderwerp; de inhoud (incl. naw) staat voor de raad achter de login. Vanuit het idee dat als inwoners de pers willen zoeken, zij dat zelf kunnen doen en dat niet aan de gemeente is om dat door te sturen. Er wordt bij de gemeente(rade)n verschillend mee omgegaan. Wat is de juiste (juridische) weg? En welke praktische oplossing past daarbij? NB: de oplossing die ik veel zie door op de site een ‘disclaimer’ te plaatsen (uw brief aan de raad is openbaar); dat vind ik geen passende oplossing. Dit zullen inwoners veelal niet weten / niet gezien hebben.

Antwoord: De vraagbaak is van mening dat een disclaimer op de site niet afdoende is om inwoners te informeren dat hun brieven aan de raad aan een ieder beschikbaar worden gesteld en dus ook aan de pers. Gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) adviseert de vraagbaak brieven van natuurlijke personen niet integraal te publiceren op de website met de NAW-gegevens, maar ook niet op de lijst ingekomen stukken. Het is beter te volstaan met de aanduiding van het onderwerp. De brieven kunnen dan met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur worden opgevraagd.

De enige uitzondering zou kunnen zijn dat belanghebbende uitdrukkelijk heeft aangegeven geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de NAW-gegevens. Het moet belanghebbende dan wel volledig helder zijn dat de betrokken gemeente die gegevens in dat geval publiceert. Andere optie is overgaan tot het anonimiseren van brieven. Handmatig is dit arbeidsintensief, maar inmiddels bestaat hiervoor ook software.

Toelichting vraag: De raad wil dat ambtelijke bijstand geboden kan worden zonder dat daarvan het college inhoudelijk op de hoogte is. Hij wil de ruimte om goed voor te kunnen bereiden en heeft de kennis van ambtenaren soms nodig om een goede motie of initiatiefvoorstel te schrijven. In de praktijk vinden ambtenaren dit verzoek moeilijk, maar ook het college wenst niet graag verrast te worden. Dit geeft in de praktijk soms wrijving. De raad denkt daarbij aan de volgende artikelen in de nieuwe verordening:

Een raadslid of burgerraadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden, in de zin dat het college van B&W hiervan niet in kennis wordt gesteld.

De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college een afschrift van het verzoek om ambtelijke bijstand of de gegeven informatie indien het betreffende raadslid of burgerraadslid daarvoor toestemming heeft gegeven.

Antwoord: Voor deze bepalingen is geen wettelijke basis in de Gemeentewet. Het is niet mogelijk om een ambtenaar te verzoeken om geheimhouding. Deze mogelijkheid was in het verleden opgenomen in de modelverordening, maar dit artikel bleek in de praktijk problemen op te leveren. Ambtenaren zijn in dienst van het college, maar moeten dan relevante en mogelijk zelfs politiek gevoelige informatie achterhouden voor hun portefeuillehouder. Dit leidt tot loyaliteitsproblemen. De VNG heeft het desbetreffende artikel 7 na overleg met BZK en IPO uit de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning geschrapt.

Raadsleden kunnen voor vertrouwelijke bijstand een beroep doen op de fractieondersteuning of de griffie. Deze medewerkers vallen immers niet onder het bevoegd gezag van het college van burgemeester en wethouders. Ook kan de raad een externe deskundige raadplegen.

Toelichting vraag: Artikel 31 Gemeentewet stelt: De stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen is geheim. Maar is de uitslag bijvoorbeeld 11 voor en 10 tegen dan ook geheim en moet een dergelijk besluit genomen worden in een besloten vergadering?

Antwoord: Een geheime stemming kan gewoon in een openbare vergadering plaatsvinden. Doordat er schriftelijk wordt gestemd, is er sprake van een geheime stemming. Niet na te gaan is immers wie er voor of tegen hebben gestemd. De deuren behoeven niet te worden gesloten, ook niet voor de uitslag. Die kan in de openbare vergadering worden medegedeeld. De stemming is geheim, de uitslag en het besluit zijn openbaar.

Toelichting vraag: Tijdens een raadsvergadering kan de raad besluiten een besloten gedeelte te houden. Op welke manier kan een besloten raadsvergadering worden gehouden, die geen onderdeel uitmaakt van een bestaande raadsvergadering, dus op een apart moment?

Antwoord: Inzake besloten raadsvergaderingen is de wijze van handelen als volgt omschreven in artikel 23 Gemeentewet:
1. De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt (lid 2).
2. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd (lid 3). De vraag is of een besloten besluitvormende raadsvergadering ook zelfstandig kan worden georganiseerd, dus zonder onderdeel te zijn van een openbare raadsvergadering (en dus zonder openbare aankondiging). Volgens de letter van de wet kan dit niet; krachtens artikel 19 lid 2 Gemeentewet worden dag, tijdstip en plaats van een raadsvergadering (opm.: sec dus) door de burgemeester ter openbare kennis gebracht. De agenda wordt tegelijk met de oproeping op een bij de openbare kennisgeving aangewezen wijze ter inzage gelegd.

Toelichting vraag: De fractievoorzitters zijn (onder geheimhouding) ingelicht over personele problemen en de financiële gevolgen daarvan. In de eerste bestuursrapportage 2015 geeft het college een wat "omfloerste" omschrijving van de reden van de budgetbehoefte. Eén van de fractievoorzitters wil open en eerlijk zijn als zijn fractie (raads- en commissieleden) naar de dieper liggende oorzaken zouden vragen. Hij worstelt met dat gegeven en vraagt wat hij kan/mag doen, mede gelet op het gegeven dat hij ook integer moet handelen en mensen niets op de mouw wil spelden.

Antwoord: Uitgangspunt in het openbaar bestuur is informatieverstrekking door college aan raad in het openbaar. Geheime informatie dient uitzondering te zijn. De vraagbaak vraagt zich in dit verband af waarom de informatie onder geheimhouding is gedeeld. In het kader van de actieve informatieplicht van het college aan de raad had deze informatie vanaf het begin wellicht ook in het openbaar met de raad gedeeld kunnen worden. Als niet alle informatie openbaar had kunnen zijn, had dit opgelost kunnen worden door in het openbare stuk te vermelden dat er i.v.m. personele problemen budget nodig is zonder de details van het onderliggende geschil daarbij te vermelden. Maar in dit geval is ervoor gekozen informatie niet openbaar te delen. De vraag is of en zo ja op welke grond geheimhouding is opgelegd en of het fractievoorzittersoverleg een commissie is in de zin van de Gemeentewet.

Sinds 1 maart 2023 is er nieuwe wetgeving t.a.v. het opleggen van geheimhouding. Indien het college overeenkomstig geheime informatie verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben (zoals bijvoorbeeld het Presidium of het fractievoorzittersoverleg), dient het college die informatie tevens aan de raad te verstrekken.

Toelichting vraag: Het college van B&W weigert informatie te verstrekken aan een aantal raadsleden over een door de gemeenteraad genomen besluit om voor hen moverende redenen. Eén van de redenen is dat het college beloofd heeft de gevraagde informatie niet openbaar te maken. Overigens is de raad niet gebonden aan deze toezegging/belofte. Via een motie is geprobeerd deze informatie alsnog te verkrijgen maar de coalitie heeft deze motie verworpen. Bestuursrechtelijk kan een motie van wantrouwen worden ingediend maar deze zal ook afgestemd worden door de coalitie met als resultaat nog geen informatie. De vragenstellers menen de informatie nodig te hebben om hun taak als raadslid goed te kunnen uitoefenen. De coalitie is van menig dat de gevraagde informatie hier niet toe bijdraagt. Toch blijven de vragenstellers de behoefte hebben aan de gevraagde informatie.

Op welke wijze kan de gevraagde informatie worden afgedwongen? Heeft de Provincie hierbij een rol? (of het Rijk/ ministerie van BZK of anderen).

Antwoord: Het college zal de informatie moeten verstrekken. Als het niet openbaar kan, dan onder geheimhouding. Deze vraag heeft betrekking op de inlichtingenplicht respectievelijk de verantwoordingsplicht van het college ten opzichte van de raad, zoals neergelegd in artikel 169 lid 3 Gemeentewet: "Zij (d.w.z. het college en elk van zijn leden afzonderlijk) geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang." Met deze bepaling wordt beoogd te voorkomen dat een individueel raadslid - en met name een raadslid dat niet tot de coalitie behoort - te weinig informatie van het college krijgt. Anders dan aan een burger kan door het college aan de raad geheimhouding worden opgelegd voor de aan hem over te leggen stukken.

Het college is alleen niet gehouden aan de inlichtingenplicht, indien het verstrekken van de inlichtingen in strijd zou zijn met het openbaar belang. De wetgever heeft bewust gekozen voor de wat vage term 'openbaar belang'. Het college moet zich nadrukkelijk op het openbaar belang beroepen, als het een bepaalde inlichting aan een raadslid weigert. Volgens de MvT zal de raad moeten beoordelen of hij dit beroep aanvaardt (MvT, Kamerstukken II 19 403, nr. 10, p. 68-69).

Strijd met het openbaar belang doet zich niet gauw voor. Het is niet verstandig als het college zich daarop gaat beroepen. Een raadslid hoeft zich in elk geval niet te beroepen op de Wet open overheid. De Gemeentewet kent een bijzondere regeling waarmee informatie onder geheimhouding kan worden verstrekt, zoals hierboven beschreven, welke regeling als een lex specialis ten opzichte van de Woo moet worden gezien.

Als er om politieke redenen informatie wordt onthouden aan een raadslid, kan het beste de politieke weg worden bewandeld: vragen stellen, interpellatiedebat en motie van treurnis/afkeuring/wantrouwen. Beroep instellen tegen een weigering duurt veel te lang en deze route is veelal niet kansrijk omdat de rechter de casus zal terugverwijzen naar de raad.

Interventie van de Commissaris van de Koning of het Rijk kan alleen wanneer er een formeel besluit is. Dat zou je voor vernietiging bij de Kroon kunnen voordragen, maar alleen als het niet voor bezwaar- en beroep vatbaar is (want dan moet je naar de bestuursrechter). Een juridische vraag is of de weigering om inlichtingen op basis van de inlichtingenplicht te geven een besluit is. De vraagbaak denkt van wel. De weigering is niet vatbaar voor beroep. Voordragen voor vernietiging zou in die zin een weg kunnen zijn, op grond van het beleidskader voor vernietiging. Het is de vraagbaak niet bekend of hier jurisprudentie over is.

Toelichting vraag: Individuele raadsleden plegen nogal eens spontaan - los van geagendeerde onderwerpen - stukken van het college op te vragen. De vraag voor de honorering van die verzoeken is welke criteria het college daarbij dient te betrachten: de criteria van de Woo? En hoe verhoudt e.e.a. zich dan met de controlerende taak van het raadslid, immers die zou toch een 'streepje voor' dienen te hebben t.o.v. een burger?

Daarnaast vraagt een raadslid in het kader van de uitoefening van zijn controlerende rol inzage in dossiers met privacygevoelige informatie (i.c. gaat het om aanvragen waarin gegevens inzake het inkomen en gezondheid van personen zijn opgenomen). Is het college verplicht deze informatie zonder meer te verstrekken of dienen de betreffende gegevens te worden geanonimiseerd? Zo ja, op grond waarvan?

Antwoord op beide vragen: Ieder raadslid kan het college (of de burgemeester) mondeling of schriftelijk vragen stellen (artikel 155, eerste lid van de Gemeentewet).

Spiegelbeeldbepaling is artikel 169, derde lid Gemeentewet: het college en elk van zijn leden afzonderlijk geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Dit noemt men wel de passieve inlichtingenplicht. De actieve inlichtingenplicht is verwoord in het tweede lid van artikel 169 Gemeentewet: zij (college en elk collegelid afzonderlijk) geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

Een verzoek van een raadslid om een bepaald stuk aan hem of haar ter beschikking te stellen moet daarom in het licht van deze algemene inlichtingenplicht worden bezien. Tenzij sprake is van strijdigheid met het openbaar belang, komt het verzoek dus in beginsel in aanmerking voor inwilliging. Wel kan het college besluiten het stuk onder geheimhouding te verstrekken, als sprake is van een belang genoemd de Woo. In geval van opgevraagde privacygevoelige informatie is dit de aangewezen weg. Als de informatie ook zonder de privacygevoelige informatie volstaat, kan ervoor worden gekozen deze weg te lakken.

Als het college weigerachtig is het stuk aan het raadslid ter beschikking te stellen, staat het raadslid het politieke instrument van een motie ter beschikking om de overlegging van het stuk alsnog af te dwingen.

Raadsleden hoeven in beginsel nooit een beroep op de Woo te doen om aan informatie te komen. Dit vloeit voort uit hun bijzondere positie en de speciale regelingen voor het verstrekken van informatie onder geheimhouding die de Gemeentewet voor de relatie tussen college en raad kent.

Toelichting vraag: Een raadslid vraagt per mail aan de griffie om een brief van het college aan een vereniging en een gespreksverslag van een wethouder met deze vereniging waar in die brief naar verwezen wordt. Hij weet dat deze er zijn via de besluitenlijst van het college. Het college is terughoudend omdat het gespreksverslag een vrij woordelijk verslag is met allerlei persoonlijke beleidsopvattingen van zowel de wethouder als de vereniging en e.e.a. een eigen leven zou kunnen gaan leiden.

Hoe moet ik deze vraag beoordelen? Als een formele vraag om inlichtingen art. 169 Gemeentewet? een informele vraag om inlichtingen? een schriftelijke vraag (ex art. 39 RvO) of als een Woo-verzoek? Moet het college dit verslag verstrekken (geheel, gedeeltelijk of als samenvatting) en waaraan moet dit getoetst worden?

Antwoord: Een raadslid heeft op grond van artikel 169, derde lid Gemeentewet het recht alles te vragen aan het college dat hij dienstig acht. Het college kan dit alleen weigeren als sprake is van strijd met het openbaar belang. Daarvan lijkt in dit geval geen sprake.

Het raadslid kan in dit specifieke geval de informatie vragen op grond van artikel 169 Gemeentewet. Het college zal hoe dan ook alle informatie beschikbaar moeten stellen maar kan er wel voor kiezen de informatie indien sprake is van een uitzonderingsgrond uit de Woo, (deels) onder geheimhouding verstrekken aan de raad. In het kader van het zichtbaar zijn van de politieke procedure kan het raadslid er ook voor kiezen om schriftelijke vragen in te dienen. Deze vragen moeten dan binnen de termijn van orde beantwoord worden door het college aan de raad. Het stelsel van de Woo geldt bij het verkeer tussen burgers en de overheid en is in dit geval niet van toepassing.

Toelichting vraag: Tijdens een commissievergadering is een agendapunt overgeheveld van een openbare naar een besloten commissievergadering. Die commissievergadering stond al gepland vanwege een ander agendapunt. Deze commissievergadering vond aansluitend plaats aan de (openbare) commissievergadering. Tijdens die besloten commissievergadering is besloten om het overgehevelde agendapunt door te geleiden naar de aankomende raadsvergadering van 16 december als hamerstuk. Onze vraag is: kan dit juridisch gezien?

Antwoord: Het is mogelijk om het raadsvoorstel in de raad in openbaarheid te behandelen, ook na een commissiebehandeling in beslotenheid. De vraagbaak adviseert er een bespreekstuk van te maken, zodat elke fractie er zijn zegje over kan doen en voor iedereen duidelijk wordt wat de overwegingen van de raad zijn om met het voorstel in te stemmen. Dat kan ook als er geheimhouding is opgelegd op het gesproken woord in de commissie. De behandeling in de raad staat daar in zoverre los van dat men dan weliswaar niet hetgeen er in de commissie is besproken kan citeren, maar wel kan spreken over het raadsvoorstel en de bijbehorende stukken. Die zijn immers openbaar.

Toelichting vraag: Er speelt een discussie omtrent het geheim stemmen t.a.v. een motie van wantrouwen, waarover men (juridisch) advies wil. Het presidium zoekt naar de verhouding tussen Gemeentewet en AVG (privacywetgeving) i.c. een maatstaf langs de Gemeentewet t.o.v. AVG. Kunnen privacy argumenten (door raadsleden) aangevoerd worden om geheime stemming te vragen ingeval een motie van wantrouwen?

Antwoord: Kern van de besluitvorming in de raad is de kenbaarheid en de openbaarheid. Een motie van wantrouwen moet in het openbaar worden behandeld (artikel 24 Gemeentewet), maar de vraag is of een beroep op de privacy van raadsleden grond genoeg is om de stemming geheim te laten zijn. Op basis van artikel 31 Gemeentewet is uitsluitend de stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geheim. De stemming over de motie van wantrouwen valt hier niet onder en is daarom gewoon openbaar. Indien een uitspraak van de raad inhoudende de opzegging van zijn vertrouwen in een wethouder er niet toe leidt dat de betrokken wethouder onmiddellijk ontslag neemt, kan de raad besluiten tot ontslag. Artikel 31 Gemeentewet (geheime stemming) is wel van toepassing op de stemming inzake het ontslag.

Toelichting vraag: Het college wil gespreksverslagen overleggen met contractpartners aan de raad. Op basis van de Woo zijn deze stukken niet openbaar. Hoe gebeurt dat? Met de aanduiding ‘geheim’?

Antwoord: De aanduiding ‘geheim’ kan alleen worden toegepast als er een expliciet besluit tot het opleggen van geheimhouding is genomen (zie artikel 87 j.o. 88 lid 2 Gemeentewet).