Vraag van de maand: valt elke overlegvorm onder de wettelijke eisen van openbaarheid?

Toelichting vraag

Het einde van de oude raadsperiode en de start van de nieuwe vormt het moment om de bestaande overlegvormen in beeld te brengen. In hoeverre moeten deze overlegvormen voldoen aan de eisen van openbaarheid? 

Antwoord

Vooropgesteld: er moet helderheid zijn over de status van de diverse overlegvormen. 
Deze helderheid is er niet altijd, doordat er zich in elke gemeentepraktijk tal van overlegvormen voordoen in een variatie van benamingen en samenstellingen. Zeker als er gesproken wordt van een ‘commissie’ waarin bovendien ook raads- en burgerleden mede zitting hebben, kan er verwarring ontstaan over de status. 

Om een goed beeld te krijgen van het wettelijk stelsel wordt verwezen naar de Circulaire toelichting wettelijke bepalingen over commissies in de Provinciewet en Gemeentewet
Deze circulaire gaat in op de vraag wanneer er sprake is van een commissie in de zin van de wet (met voorbeelden uit de gemeentelijke vergaderpraktijk) en welke eisen er gelden indien een commissie wordt ingesteld. 

Volgens deze circulaire is het begrip ‘commissie’ een materieel begrip. Dit betekent dat in feite elke vergaderstructuur met een min of meer permanent karakter welke wordt ingesteld om zich bezig te houden met de besluitvorming door de raad een raadscommissie is in de zin van artikel 82 Gemeentewet. Een ad hoc overleg valt er dus niet onder. Andere commissievormen zijn de bestuurscommissie (artikel 83 Gemeentewet) en overige commissies (artikel 84 Gemeentewet).   

Als er sprake is van een commissie in de zin van de Gemeentewet, is ook het wettelijk kader van toepassing. Zo stelt artikel 82 eisen aan een evenwichtige vertegenwoordiging van het betreffende gremium (tenslotte gaat het om intrinsiek raadswerk) en aan het voorzitterschap. 
Ook zijn er rechtspositionele aspecten verbonden aan het commissielidmaatschap (presentiegeldvergoeding voor commissieleden zijnde niet-raadsleden).  
Een raadscommissie ex artikel 82 (en ook 83) Gemeentewet vergadert in principe openbaar; bij de instelling van een commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet wordt de openbaarheid van de betreffende commissie nader geregeld.   

Advies

Het is gewenst om een actueel overzicht te hebben van de bestaande bestuurlijke overlegstructuren binnen de gemeente, en de status ervan. Daarnaast is de aanbeveling om bij de instelling van een nieuwe commissie expliciet te vermelden op grond van welk artikel deze wordt ingesteld. 
Een mooie gelegenheid voor de griffier om hierin een rol te pakken.