Juridische vraagbaak, vraag van de maand
Vraag: kan de raad via een verordening besluiten dat de werkgeverscommissie bij voorbaat in beslotenheid vergadert?
Toelichting vraag: De Gemeentewet heeft de bevoegdheid voor het uitoefenen van de werkgeverstaak voor de bij de griffie werkzame ambtenaren belegd bij de gemeenteraad.
Dit is natuurlijk niet werkbaar en daarom hebben de meeste gemeenteraden een werkgeverscommissie ingesteld waaraan deze werkgeverstaak wordt gedelegeerd. Zo’n werkgeverscommissie wordt dan ingesteld op grond van artikel 83 van de Gemeentewet, ook wel een bestuurscommissie genoemd. In de praktijk wordt door de raad doorgaans een Verordening werkgeverscommissie vastgesteld, welke gebaseerd is op een VNG-modelverordening.
Artikel 83 lid 4 Gemeentewet (Gw) bepaalt dat diverse artikelen die voor raadsvergaderingen gelden, ook van toepassing zijn voor vergaderingen van bestuurscommissies. Zo moet de voorzitter van de werkgeverscommissie dag, tijdstip en plaats van de vergadering openbaar bekend maken (bijvoorbeeld via de raadsinformatiesite). De agenda en de daarbij behorende voorstellen (met uitzondering van de informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust) worden ter inzage gelegd (artikel 19 lid 2 Gw).
De Gemeentewet regelt verder dat vergaderingen van bestuurscommissies in beginsel in openbaarheid worden gehouden (artikel 23 lid 1). De deuren worden pas gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt (artikel 23 lid 2). De bestuurscommissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd (artikel 23 lid 3).
Antwoord
Het antwoord op de gestelde vraag is dus: nee, de raad kan niet besluiten dat een bestuurscommissie (zo ook de werkgeverscommissie) bij voorbaat in beslotenheid vergadert.
Een dergelijke bepaling hierover in de (model)verordening is in strijd met de Gemeentewet. In de meeste gemeenten is een vergelijkbare bepaling omtrent de beslotenheid van de werkgeverscommissie in de verordening opgenomen. Ook worden de vergaderingen van de werkgeverscommissie bijna nooit openbaar aangekondigd, noch liggen de agenda en de daarbij behorende voorstellen (voor zover niet geheim) ter inzage. Vanuit juridische overwegingen verdient het aanbeveling dit te corrigeren.
Reactie VNG
De VNG heeft inmiddels aangekondigd dat er een actualisatie van het VNG-modelbesluit instelling werkgeverscommissie in voorbereiding is. Bij deze actualisatie zal openbaarheid als uitgangspunt worden genomen.
Zorg dus voor goede afspraken!
De werkgeverscommissie bespreekt in het kader van het werkgeverschap ook zaken die de persoonlijke levenssfeer van individuele ambtenaren (kunnen) raken. Het is absoluut onwenselijk en in strijd met het beginsel van goed werkgeverschap om dat soort zaken in de openbaarheid te bespreken. Het verdient daarom aanbeveling om als griffier goede afspraken te maken met de voorzitter van de werkgeverscommissie en de werkgeverscommissie. Bepaal in goed onderling overleg bij welke onderwerpen de werkgeverscommissie in beslotenheid zal vergaderen zodat de vergadering voor iedereen een veilige plek blijft.
Handel daarbij met inachtneming van de bovengenoemde bepalingen ex artikel 23 Gemeentewet. In (de meeste) voorkomende gevallen kunnen vergaderingen van de werkgeverscommissie in beslotenheid worden gehouden in het belang van artikel 5.1 lid 2 sub e (de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer) Wet open overheid.
Een taak voor de griffier om hierop toe te zien!