Drie griffiers over de waarde van Artificial Intelligence [ADVERTENTIE]
In januari bleek uit onderzoek van Nieuwsuur dat bij bijna de helft van de gemeenteraden het efficiënt en volledig zoeken en vinden van informatie niet op orde is.
Artificial Intelligence biedt hier mogelijk een oplossing. We spreken met drie griffiers over de waarde van AI voor hun gemeente.
Drie griffiers over de waarde van Artificial Intelligence
AI voor het zoeken in vergaderingen
Het artikel van Nieuwsuur geeft o.a. aan dat het zoeken in vergaderingen bij veel gemeenten nog lastig is. Dat komt omdat audio en/of video van vergaderingen een complexe informatiebron is om relevante informatie terug te vinden omdat het gaat om ongestructureerde data. Dat blijkt ook uit het feit dat raadsinformatiesystemen veelal aanbieden om te kunnen zoeken op spreker, maar niet nauwkeurig kunnen teruggeven wanneer iets besproken is. Hiervoor zijn speciale algoritmes nodig.
Bas Wijnsouw, medewerker bij de griffie van de gemeente Zoetermeer: "Sinds mei maken wij gebruik van een AI systeem bovenop ons raadsinformatiesysteem. Dit systeem maakt automatisch transcripten van onze vergaderingen en maakt het voor ons ook mogelijk om nauwkeurig terug te vinden wanneer in de vergaderingen is gesproken over een onderwerp. Dat kunnen we dan direct terugkijken. We ervaren dat als heel prettig en als een waardevolle aanvulling voor het vinden van relevante informatie uit vergaderingen. Ook in het kader van de Wet open overheid is het een verbetering voor onze inwoners."
AI voor completer zoeken
Een ander knelpunt bij huidige zoekfunctionaliteiten uit raadssystemen is dat vaak alleen resultaten worden gevonden die een exacte of partiële match vertonen met de zoektermen uit de zoekopdracht. Daardoor mist een gebruiker potentieel veel relevante stukken.
Roelof Spreen, projectmanager Digitaliseringsprogramma Raadsgriffie en gemeenteraad bij de gemeente Enschede: “Enkele jaren geleden werd de motie 'Maak van raadsleden geen spoorzoekers' ingediend bij onze gemeente. Wij zagen namelijk dat het erg afhankelijk was van het individu of het collectieve geheugen van de raad of relevante stukken werden gevonden. De komende periode gaan wij een pilot draaien met een AI zoeksysteem. Met behulp van AI vinden we daardoor bijvoorbeeld ook relevante resultaten die synoniemen bevatten van onze zoektermen. Daarmee zijn we hopelijk minder gebonden aan of de gebruiker exact weet waarop hij moet zoeken en versnellen we het zoekproces.”
Generatieve AI voor dossiervorming
Tot slot kan de relevante informatie waar een raadslid of griffie naar op zoek is zich ook juist richten op het proces of verschillende stukken in samenhang, een dossier. In de praktijk zijn sommige gemeenten veel tijd kwijt om dossiers op te stellen en te onderhouden.
Hans Rijs, bestuurslid van de VvG en griffier bij de gemeente Bodegraven-Reeuwijk: “Generatieve AI heeft veel potentie als het op de juiste manier in onze processen wordt ingezet. Daarbij denk ik bijvoorbeeld aan het automatisch genereren van samenvattingen van dossiers en de koppeling leggen met externe bronnen zoals onze lokale kranten. Na de zomer gaan wij hier mee aan de slag; met AethiQs en hun product MAAT.”
Mark Verschuren, partner data en AI bij strategisch adviesbureau AethiQs: "Wij zien dat AI bezig is met een opmars en gemeenten de toegevoegde waarde zien en ervaren. Daarom maken niet alleen de gemeente Zoetermeer, Enschede en Bodegraven-Reeuwijk gebruik van ons systeem MAAT, maar draaien ook vier gemeenten gezamenlijk er een pilot mee. We zien dat het nu echt vlucht begint te nemen”.
Meer informatie
Wilt u meer weten over MAAT voor het raadsdomein, zie https://aethiqs.nl/maat/raadsinformatie/ of neem contact op via mark.verschuren@aethiqs.nl voor een vrijblijvende demo en meer informatie.