Terugblik lunchgesprek ‘Persoonsgegevens in Raadsinformatie’

Op 1 oktober hebben Sander Bakker en Anthony van der Wulp uitgebreid gesproken in een lunchgesprek over persoonsgegevens in openbare raadsstukken. Sander Bakker werkt als projectleider Open Overheid bij de VNG, Anthony van der Wulp is griffier in Hellendoorn en bestuurslid Informatievoorziening van de Vereniging van Griffiers.

Het onderwerp raakt aan verschillende berichten in de media over persoonsgegevens in openbare raadsinformatie. Het lunchgesprek trok veel geïnteresseerden van verschillende overheden.

Technisch & praktisch

Bij het gesprek kwamen zowel technische als praktische kant van informatieverwerking aan bod. Sander Bakker vertelde over de werking van zoek.openraadsinformatie.nl en de automatische verwerking van openbare raadsinformatie. Anthony van der Wulp leverde handvatten aan griffies om toekomstige problemen te kunnen voorkomen. Deelnemers hadden veel vragen over de dagelijkse werkzaamheden waar de griffier mee geconfronteerd wordt.

Belangrijke inzichten

Tijdens de sessie werden enkele belangrijke inzichten en tips gedeeld. Het is raadzaam het proces rondom informatiehuishouding vast te leggen met alle relevante stakeholders. Denk daarbij aan vragen zoals wie publiceert de informatie, wie levert documenten aan en wie controleert deze. Ook is het zinvol na te denken over welke bestaande afspraken al bestaan.

Extra controle

Documenten waarvan vooraf bekend is dat ze verhoogde privacyrisico's hebben, moeten extra goed gecontroleerd worden. Maak afspraken met de organisatie wat wel openbaar moet en wat niet openbaar hoeft. Als het toch misgaat, stem dan af met de organisatie. Zorg ervoor dat informatie die niet openbaar mag zijn aangepast of zelfs verwijderd wordt.

Een mogelijke oplossing is het afspreken van termijnen waarop raadsinformatie gearchiveerd moet worden. Houd ook rekening met waar het document alsnog online zou kunnen staan, zoals op zoek.openraadsinformatie.nl. Vergeet metadata niet, ook die kunnen persoonsgegevens bevatten.

Meer informatie

Voor wie meer wil weten over dit onderwerp: via deze link naar het lunchgesprek wordt uitgebreid ingegaan op verschillende punten. Dit biedt een waardevolle aanvulling op de tips die tijdens de sessie aan bod kwamen.

Met toenemende digitalisering en transparantie-eisen blijft dit een actueel thema voor alle griffies. De geboden handvatten kunnen helpen om zowel openbaarheid als privacybescherming in goede banen te leiden.