Veelgestelde vragen over het ambt

Kan de griffier voorstellen doen aan de raad?

Kan een griffier voorstellen doen aan de raad? In onze gemeente gebeurt dit al jaren, maar staat er niet in de wet dat het college de raadsvoorstellen voorbereidt? (dus niet een griffier). Maar hoe logisch is dat in het geval van een voorstel over de vergoeding van de rekenkamercommissie, bijvoorbeeld? Of wijzigingen in de fractieondersteuning etc.?

Antwoord: Een griffier doet zelf geen voorstellen aan de raad, maar bereidt een voorstel wel voor. In de regel worden voorstellen over huishoudelijke aangelegenheden van de raad, vanuit het presidium gedaan als zijnde het dagelijks bestuur van de raad. De onderbouwing daarvoor is dat dan naar analogie van een initiatiefvoorstel wordt gehandeld, waarbij het voorstel van het presidium een initiatief is aan de raad, conform artikel 147a Gemeentewet.

Hoe is de leiding van de griffiemedewerkers geregeld?

Mijn werkgeverscommissie is niet eensgezind. Volgens mij geef ik hiërarchisch leiding aan de bij de griffie door de raad aangestelde griffiemedewerker, ook al is dat niet expliciet aan mij als griffier gedelegeerd. Hoe zit dat ?

Antwoord: Als er niets is geregeld, is het de raad/de werkgeverscommissie in gevolge artikel 107e Gemeentewet die leiding geeft aan de betrokken griffiemedewerker. De raad/werkgeverscommissie kan wel regelen dat de griffier gemandateerd wordt inzake het leidinggeven aan een griffiemedewerker, zoals bedoeld in artikel 107a tweede lid Gemeentewet. Zie ook de Handreiking (rechts)positie van de griffie(r) anno 2018 (Vereniging van Griffiers).

Ben je als griffie(r) verantwoordelijk voor het publiceren van de verordeningen in de daarvoor bedoelde systemen?

Ik kreeg de vraag of de griffie de verordeningen digitaal gaat publiceren in de daarvoor bedoelde systemen. Mijn antwoord was nee, want de griffier gaat over het besluitvormingsproces van de Raad. Het college / de medewerker blijft verantwoordelijk voor het proces ervoor en daarna. Inclusief de gevolgen van de inhoud na het besluit van de raad. Publicatie hoort naar mijn idee wel degelijk bij de uitvoeringsbevoegdheid van het college (uitgevoerd door diens medewerkers). Voorbereiden en uitvoeren volgens artikel 160 van de Gemeentewet. Er zijn echter collega's die dat anders zien, met als argument; 'De griffie weet wanneer is besloten dus dat is kwestie van taaktoedeling, praktisch is het handig bij de griffie.

Antwoord: Op grond van artikel 139 van de Gemeentewet moeten algemeen verbindende voorschriften bekend worden gemaakt langs elektronische weg. Wie dat in de gemeente doet is niet specifiek geregeld. Met verwijzing naar artikel 160 Gemeentewet kan gesteld worden dat het college moet publiceren. Als ondersteuning voor het college zou de griffier na elke raadsvergadering een overzicht kunnen maken van te publiceren algemeen verbindende voorschriften en dat aan het college overleggen.

Dat neemt niet weg dat het in gemeenten ook zo geregeld kan zijn dat de griffie door de raad vastgestelde verordeningen publiceert, met als onderbouwing dat het voortvloeit uit de beslissing door het betrokken bestuursorgaan (collegebesluit-college publiceert, raadsbesluit-raad publiceert).

Aan wie leggen griffiemedewerkers de ambtseed of belofte af?

Een nieuwe medewerker van de griffie heeft van het college een uitnodiging ontvangen om in het kader van de integriteit de ambtseed of -belofte af te leggen ten overstaan van de gemeentesecretaris. In de betreffende Regeling ambtseed/belofte personeel van onze gemeente (vastgesteld door het college) is o.a. bepaald, dat de griffier (net als de gemeentesecretaris) ten overstaan van de burgemeester de eed of belofte aflegt en het overige personeel ten overstaan van de gemeentesecretaris.
 
Dit kan mijns inziens niet van toepassing zijn op het griffiepersoneel, aangezien het college niet de werkgever is van de griffie. De raad dient, als werkgever van de griffie, zelf een besluit hierover te nemen. Dat zou kunnen door de “Regeling ambtseed/belofte personeel” van onze gemeente ook van toepassing te verklaren op het griffiepersoneel. De eed of belofte zou dan kunnen worden afgenomen door bijvoorbeeld de werkgeverscommissie; waar het betreft de griffiemedewerkers en de griffier zou dat in de raad kunnen, ten overstaan van de raadsvoorzitter. Met andere woorden: de raad dient ter zake zelf een regeling te treffen. De huidige regeling kan niet gelden voor het griffiepersoneel. Is dit een juiste visie?
 
Antwoord: Als de aanstelling van griffiepersoneel is gedelegeerd aan de griffier, dan kunnen zij de eed afleggen ten overstaan van de griffier. Is dat niet het geval, dan ten overstaan van de werkgeverscommissie. Zou die er - onverhoopt - ook niet zijn, dan ten overstaan van de gemeenteraad.

De gemeentesecretaris heeft hierin geen rol. Dit volgt uit artikel 107e: de raad is bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, schorsen en te ontslaan. In elk geval is er geen rol voor het college. Zelfs als in deze gemeente nog het oude besluit van 2003/2004 zou gelden. Hiermee zijn o.g.v. de LOGA-brief bepaalde bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel door de raad aan het college gedelegeerd. Ook dan is er veel voor te zeggen om dat niet meer toe te passen.

Zijn de besluiten van de raad wel of niet geldig als de griffier ter vergadering niet aanwezig was?

De situatie is als volgt: Tijdens de raadsvergadering van 24 september was ik ziek. Ook mijn plaatsvervanger was ziek. Naast de burgemeester zat de griffiemedewerkster en notuliste van de vergadering. De burgemeester heeft niet aan de raad voorgesteld om haar als plaatsvervanger te benoemen. De raad kwam zelf ook niet op dat idee. Ik heb de band afgeluisterd, en er is echt niets dat ik zou kunnen interpreteren als een benoemingsbesluit. 

Mijn eerste vraag is: zijn de besluiten niet geldig of alleen maar vatbaar voor vernietiging als iemand zo slim en slecht willend is om ze voor vernietiging voor te dragen? Er zijn geen politiek omstreden besluiten genomen, maar wel zijn vijf verordeningen vastgesteld, er is een raadslid benoemd, en 2 kleine wijzigingen in een bestemmingsplan. Is het voldoende om tijdens de volgende raadsvergadering de besluiten opnieuw te nemen of moet er meer gebeuren? Mijn tweede vraag: Volstaat het om met terugwerkende kracht de betreffende griffiemedewerkster te benoemen als plaatsvervangend griffier? Worden dan al de niet correct genomen besluiten alsnog helemaal in orde? (Gemeente Neder-Betuwe heeft op 30 oktober 2006 met terugwerkende kracht tot 1 september 2006 een plaatsvervangend griffier benoemd.)

Antwoord: De strekking van artikel 107b Gemeentewet (De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig) is dat de griffier het recht heeft om aanwezig te zijn. Het is geen constitutief vereiste voor het nemen van een rechtsgeldig besluit. Daarvoor geldt alleen het vereiste van het quorum van raadsleden dat aanwezig is zoals dat blijkt uit de presentielijst. De griffier kan nog steeds tekenen als hij zich op een andere wijze dan door lijfelijke aanwezigheid ervan heeft overtuigd dat het besluit genomen is, bijvoorbeeld door een geluidopname te beluisteren of zich door anderen hierover te laten informeren. Datzelfde geldt voor de aanwezigheid van de plaatsvervangend griffier als de griffier er niet is. Dit neemt overigens niet weg dat het verstandig is te voorzien in meer dan een plaatsvervanger. Dat geldt ook voor de voorzitter. Het achteraf benoemen van een plaatsvervanger is dus overdone.

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen het aanwezig zijn van de griffier tijdens de raadsvergadering en het nemen van rechtsgeldige besluiten. In ieder geval is het zo dat conform de Gemeentewet (artikel 107b) en in aansluiting daarop de instructie van de griffier uitgaat van zijn of haar aanwezigheid tijdens de raadsvergadering. Dit laatste is van belang omdat de griffier medeondertekent (artikel 32 a Gemeentewet). Dus moet weten wat er besloten is tijdens de vergadering.

Voor de rechtsgeldigheid van raadsbesluiten zijn de handtekeningen van de voorzitter èn van de griffier onder het betreffende besluit vereist. Over de gevolgen voor de rechtsgeldigheid van raadsbesluiten, indien de griffier ter vergadering afwezig is, regelt de wet echter niets.

Nietigheid van de bij afwezigheid van de griffier genomen raadsbesluiten lijkt wel zeer vergaand. En ook een eventueel beroep op vernietigbaarheid lijkt niet erg kansrijk bij de rechter. Tot slot wordt nog gewezen op art. 107d, eerste lid van de Gemeentewet: de raad "regelt" de vervanging van de griffier. Deze formulering biedt de raad m.i. de nodige ruimte, ook om achteraf iets 'recht te breien'. Regelen is tenslotte iets anders dan benoemen.

Mag een plaatsvervangend griffier raadsbesluiten ondertekenen, ook al is hij/zij niet bij de vergadering aanwezig geweest?

Ja. De betekenis van de ondertekening is te garanderen dat de inhoud van het betreffende stuk in overeenstemming is met hetgeen is besloten (en dus niet of het vermelde juist is!).

Wanneer kan de opvolger van de vertrekkende griffier worden benoemd?

Stel dat het ons lukt bijtijds een nieuwe griffier aan te stellen rond de datum van 1 mei of 1 juni en de huidige griffier gaat officieel met pensioen per 1 augustus, wie van beiden is dan formeel aanspreekbaar als griffier? 

Antwoord: De tekst van de Gemeentewet is heel helder: op grond van artikel 100 in samenhang met artikel 107 Gemeentewet kent de gemeente maar één griffier.

Dat zou in deze casus het volgende betekenen: De raad besluit dat de huidige griffier per bepaalde datum geen griffier meer is (art 107 na invoering WNRA) en de raad wijst de nieuwe griffier aan per die datum. Is dat voor de pensioneringsdatum van de vertrekkende griffier, dan blijft deze nog in dienst zonder dat hij/zij griffier is.

Beëindiging griffierschap in de ene gemeente valt niet samen met benoeming in andere gemeente.

Kan het juridisch, dat betrokkene formeel in twee gemeenten griffier is? 

Ja. In de Gemeentewet staat niet dat een griffier slechts in één gemeente griffier kan zijn. Daarnaast bepaalt artikel 107 van de Gemeentewet: “De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar”. Het griffierschap eindigt dus op het moment dat het dienstverband bij de gemeente beëindigd wordt.

Vanwege een overlap zijn er door de raad formeel 2 griffiers aangesteld (de ‘oude’ griffier is op dit moment niet meer aan het werk bij de betreffende gemeente).

Is dit toegestaan? 

Er kan formeel maar 1 griffier in functie zijn. De benoeming van de nieuwe griffier en het ontslag van de huidige griffier dient bij voorkeur in volgorde en aansluitend plaats te vinden. Bij een eventuele tussenperiode is de plaatsvervangend griffier bevoegd.

Invoering Wnra: legt de griffier nog steeds belofte af aan raad ?

Voor 1 januari 2020 was het zo dat de griffier en griffiemedewerkers de eed/belofte aflegden ten overstaan van de raad. Heeft de invoering van de Wnra daarin iets veranderd of is dat bij het oude gebleven?

Antwoord:
De komst van de Wnra heeft hierin geen verandering gebracht. 

Art 107d Gemeentewet stelt dat de raad de vervanging van de griffier regelt. Betekent het dat de plaatsvervanger van de griffier ook een aparte aanstelling van de raad via de werkgeverscommissie krijgt? Of kan de werkgeverscommissie mandateren dat alle bij de griffie werkzame personen door de griffier worden aangesteld, inclusief de plaatsvervangend griffier en dat de raad het regelen van de plaatsvervanger aan de werkgeverscommissie overlaat via de verordening op de werkgeverscommissie.

Delegatie van deze bevoegdheid is mogelijk. Op grond van de WNRA wordt de arbeidsovereenkomst gesloten door het college (en ondertekend door de burgemeester) op aangeven van de raad.
De raad kan zelf geen privaatrechtelijke rechtshandelingen verrichten. De raad moet wel de aanwijzingsbesluiten nemen, op voorstel van de werkgeverscommissie.

Voor veel gestelde vragen en antwoorden over de invoering van de Wnra voor de raadsgriffie wordt verwezen naar de pagina veelgestelde vragen en antwoorden invoering Wnra griffie( r).

Hoe is de klachtenprocedure jegens griffiemedewerkers geregeld?

Er is geen sprake van een uniforme of modelregeling ten aanzien van de behandeling van klachten over gedragingen van griffier en griffiepersoneel. 

Omdat het een aangelegenheid is welke het werkgeverschap raakt, lijkt de werkgeverscommissie de aangewezen instantie. In veel gemeenten is besloten dat voor het griffiepersoneel dezelfde regelingen gelden als voor de organisatie, inclusief klachtenbehandeling.

Vereist het beëindigen van het dienstverband van een interim-griffier een ontslagbesluit van de raad?

Artikel 107, lid 1 Gemeentewet bepaalt: De raad wijst de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.

Dit betekent dat een griffier die door de raad is aangewezen niet met een raadsbesluit ontslagen hoeft te worden.

Maar hoe zit het met een interim-griffier? Deze is immers geen ambtenaar.

Antwoord:
Artikel 107, lid 2 Gemeentewet bepaalt:
De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier.

Gezien de laatste zin hoeft er geen ontslagbesluit te worden genomen en vervalt de aanwijzing van rechtswege na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De vraag wordt onder de aandacht gebracht bij de commissiebelangenbehartiging VvG en BZK, wellicht dient de wettekst op dit punt te worden aangepast.