Aanwijzen griffier in coronatijd

Kan een aanwijzingsbesluit met terugwerkende kracht worden genomen in een fysieke vergadering? NB deze vraag speelt vóór de inwerkingtreding Tijdelijke wet digitale besluitvorming (per 9-4-2020).

Antwoord
Het gaat er in essentie om dat betrokkene zekerheid wordt gegeven.
Dit kan praktisch worden opgelost door na een digitale consultatie van de raad een arbeidsovereenkomst aan te gaan tussen het daartoe bevoegde orgaan (de burgemeester) en betrokkene. Een aanwijzingsbesluit kan alsnog later door de raad te worden genomen.

Kan een gemeenteraad in een andere gemeente vergaderen?

Antwoord:
Ja, met inachtneming van de volgende voorwaarden:
A. Geen te grote afstand naar nieuwe vergaderlocatie ( i.v.m. bezoekers)
B. Uitzending moet in de vertrekkende gemeente te zien zijn.

C. Burgemeester dient presidium hierover te consulteren (zie RvO).
Grondwet en Gemeentewet bevatten geen verplichting voor de raad om in de eigen gemeente te vergaderen. Mogelijk dat het RvO een regeling bevat over de vergaderlocatie.

Hoe worden hoorzittingen georganiseerd in de coronasituatie?

Antwoord:

Horen kan digitaal worden georganiseerd. Wettelijk gezien is het organiseren van een hoorzitting niet verplicht, gesproken wordt enkel over de mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze (dat kan zowel schriftelijk als mondeling). Mogelijk dat via de inspraakverordening alsnog nadere regels worden gesteld.

Is een raadsbesluit na digitale behandeling genomen als wordt geconcludeerd dat geen stemming gewenst is? 

NB deze vraag speelt vóór de inwerkingtreding Tijdelijke wet digitale besluitvorming.

Antwoord:
Concreet wordt gedoeld op artikel 32 lid 3 Gemeentewet: indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen. 

Maar het aannemen van een voorstel behoeft wel degelijk een raadsbesluit. En het nemen van een besluit op digitale wijze kan pas rechtsgeldig met ingang van de inwerkingtreding van de Tijdelijke wet en niet eerder.

Artikel 20, lid 2 Gemeentewet: “Beleggen nieuwe vergadering tegen een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen." Betreft het hier de oorspronkelijke oproep of een nieuwe oproep?"
Antwoord:
Het betreft de oproep voor de nieuwe, tweede vergadering. 

Wanneer is er sprake van een geldige stemmingsuitslag? 

Bij een digitale Statenvergadering vraagt de Commissaris aan het eind van een debat: "ik heb gehoord wat uw mening is, maar wenst u stemming? Ik heb nl genoteerd fractie x, y en z. zijn tegen het voorstel en fracties a,b,c,d,e,f,g,h zijn voor het voorstel. Dat betekent dat het voorstel is aangenomen. Akkoord of wil u hoofdelijke stemming? Ik hoor niemand van u, ok dank." Is er nu wel of geen geldige stemmingsuitslag?

Antwoord:
De Tijdelijke wet digitale besluitvorming stelt hoge eisen aan transparantie van de besluitvorming: van ieder raadslid of statenlid moet het stemgedrag voor het publiek inzichtelijk zijn.

Er moet worden voldaan aan het vereiste dat een statenlid met beeld en geluid kenbaar is bij het uitbrengen van zijn/haar stem. Indien hieraan niet is voldaan is de stemming niet geldig. Advies Democratie in actie omtrent digitaal stemmen:

Wat wel is toegestaan, is een inventarisatie van hoe elke fractie voornemens is te stemmen, bijvoorbeeld via een uitvraag onder de woordvoerders of fractievoorzitters, waarna wordt gevraagd of er behoefte is aan een stemming. Via de uitvraag hoe gestemd zou worden is duidelijk en openbaar hoe elke fractie zou willen stemmen en daarmee of bij een stemming een meerderheid gehaald wordt. Indien vervolgens geen enkel lid om een stemming vraagt, is het voorstel op grond van artikel 32, derde lid, Gemeentewet en Provinciewet aangenomen. Ook kunnen partijen bij de beraadslaging bedenkingen kenbaar maken zonder dat daarmee ook een stemming wordt afgedwongen. Via deze route wordt dus niet gestemd. Er wordt eerst geïnventariseerd hoe gestemd zou worden. Daarna wordt het voorstel aangenomen als geen enkel lid om een stemming vraagt. 

Kan een raads- of commissievergadering, waarop geheimhouding wordt opgelegd, digitaal worden georganiseerd?

Antwoord:
Uit de Memorie van Toelichting Tijdelijke wet digitale besluitvorming:

Sowieso maakt dit wetsvoorstel het niet mogelijk om een besloten digitale raadsvergadering te houden, nu met de huidige techniek voor de beperkte tijdspanne waarin deze wet vermoedelijk van kracht zal zijn daartoe onvoldoende waarborgen zijn. In hoeverre immers sprake kan zijn van beslotenheid als alle leden vanuit huis deelnemen aan een digitale vergadering, valt niet na te gaan.

Het organiseren van een besloten raads- of commissievergadering (waarvoor hetzelfde geldt) in digitale vorm stuit dus op technische en praktische bezwaren. Het kan niet 100 % geborgd digitaal worden georganiseerd. Het druist in tegen de bedoeling van de wetgever.

Fysiek vergaderen onder coronaomstandigheden: plaatsen van plexiglas hokjes om elke zitplaats in de raadszaal 

Is volgens de noodverordening het plaatsen van plexiglas hokjes om elke zitplaats in de raadszaal toegestaan?

Onder voorwaarde van 1,5 m afstand en maximaal aantal personen? 

Antwoord:
In de betreffende noodverordening (Veiligheidsregio Haaglanden) staat nogal verplichtend dat er 1,5 meter afstand moet zijn t.o.v. de dichtstbijzijnde persoon. Deze bepaling biedt geen enkele mogelijkheid om d.m.v. het plaatsen van schermen hiervan af te wijken. Er is wel een artikel 3.1 dat de mogelijkheid biedt om uitzonderingen te maken. Dat laatste vergt een expliciet besluit van de voorzitter van de veiligheidsregio.
De voorbeeldfunctie gebiedt het belang dat hiermee op legitieme en verantwoorde wijze wordt omgegaan. 

Is het toegestaan om in een raadsvergadering te debatteren, maar het besluit door te schuiven naar de volgende dag voor digitale besluitvorming? 

In het RvO is immers bepaald dat als de beraadslagingen worden gesloten er besluitvorming plaatsvindt. Als het mag, hoe moet het dan geformuleerd worden?

Antwoord:
Ja. De wet en het RvO verzetten zich niet tegen deze praktijk. 
In ieder geval mag geen gecombineerde raad: deel fysiek en deels digitaal, dus er moeten twee raadsvergaderingen worden uitgeschreven. In de regel is deze wijze van vergaderen voorbereid via het presidium of fractievoorzittersoverleg.
In het uiterste geval kan ook worden teruggevallen op het RvO: 
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement beslist de raad op voorstel van de voorzitter. 

Kan de raad fysiek vergaderen terwijl een van de wethouders digitaal deelneemt? 

Antwoord:

Hoewel de Tijdelijke wet niet expliciet de positie van de wethouders regelt, is een hybride variant niet logisch noch wenselijk. Een raadsvergadering wordt hetzij volledig fysiek hetzij volledig digitaal georganiseerd. In deze lijn past dat het deelnemen aan een vergadering (door een wethouder) gebeurt op voor een ieder gelijke wijze: of allemaal fysiek of allemaal digitaal. Denk hierbij ook aan het borgen van de publieke kenbaarheid van het besluitvormingsproces.     
Neemt een wethouder niet actief deel aan een fysieke vergadering maar is hij/zij enkel toehoorder, dan kan dat wel digitaal.  

Is het toegestaan om commissieleden en leden van de rekenkamercommissie tijdens een digitale raadsvergadering te benoemen en te beëdigen?

Antwoord:
In de praktijk blijkt beëdiging veelvuldig digitaal plaats te vinden. Noch artikel 28 Gemeentewet of artikel 2.4 Tijdelijk wet biedt de mogelijkheid benoemingen per acclamatie af te doen. Dat het in de praktijk nogal eens gebeurt is een andere zaak. Beëdiging dient in handen van de voorzitter te geschieden, dit is dus ook niet mogelijk in een digitale vergadering.
Eventueel kan voor een benoeming een raadsvergadering worden uitgeschreven waarbij niemand komt. Vervolgens kan een tweede vergadering worden uitgeschreven met bijvoorbeeld een raadslid. Beëdiging kan dan plaats hebben. 

Is de burgemeester bevoegd te bepalen waar de raad vergadert? 

De coronasituatie leidt tot discussies over de wijze van vergaderen: fysiek of digitaal. Wie bepaalt dit uiteindelijk?
Antwoord:

Artikel 19 Gemeentewet regelt dat de burgemeester de oproep tot de raadsvergadering ter openbare kennis brengt.
Doorgaans dient er binnen het presidium of de raad draagvlak te zijn over de plaats van vergaderen.
Ook kan worden teruggevallen op wat in het vergaderreglement is geregeld, in het geval het reglement niet in een regeling voorziet of bij twijfel.