Wat leert de coronatijd de griffie?

'De zichtbare griffier in coronatijd' was het thema van de online Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Griffiers op 19 juni. Voorzitter Renée Wiggers sprak met collega-griffiers over de manier waarop de uitbraak van het coronavirus de afgelopen periode hun werk heeft beïnvloed. In  video’s vertelden griffiers in het binnen- en buitenland over hun ervaringen van de afgelopen weken.

Na het officiële gedeelte van de ledenvergadering maakte minister van Binnenlandse Zaken Kajsa Ollongren in haar videoboodschap een diepe buiging voor het vele werk dat de griffies van gemeenten, provincies en op Bonaire, Saba en St Eustatius hebben verricht. ‘De democratie draait, en jullie rol daarbij is cruciaal als strategisch adviseur en ondersteuner van de democratie op lokaal en regionaal niveau’, aldus de minister.
Verder riep de minister griffiers op kritische vragen te blijven stellen over de digitale democratie. ‘Is het veilig, is het toegankelijk en open voor iedereen? Is het transparant genoeg kritische vragen te blijven stellen over digitale democratie. De democratie is te belangrijk om daar niet kritisch naar te blijven kijken.’

Uit de verschillende video bijdragen bleek wel dat de ervaringen van griffiers in coronatijd zeer divers zijn. Zo vertelde griffier Hans Scherpenzeel uit Schiedam, zittend op een beroemd geworden bankje in zijn stad, over hoe de aangepaste werkwijze van de raad en het college werd teruggedraaid nadat Schiedam het NOS-journaal haalde vanwege de flinke boete die twee inwoners kregen toen ze met hun schoonouders op gepaste afstand buiten een gebakje aten op een stadsbankje. Paul van Ruitenbeek, griffier in Hilversum, had te maken met het ontslag van twee wethouders en vervolgens de benoeming van twee nieuwe. Een bode haalde daarbij tot twee keer toe de stembriefjes bij de 37 raadsleden thuis op. Sophie Boere, griffier in Venray, vertelt in een video over wat ze geleerd heeft van de periode digitaal vergaderen. Ze zal kritisch kijken naar welke bijeenkomsten digitaal kunnen blijven en welke niet. De raads- en commissievergaderingen doen ze in Venray weer in het gemeentehuis. En ze gaan in Venray zoeken naar een goede balans tussen aanwezig zijn bij vergaderingen, het werken in het gemeentehuis en thuis werken.

Renée Wiggers sprak tijdens de online bijeenkomst verschillende collega’s over hoe de coronacrisis hun werk als griffier heeft beïnvloed, welke competenties zij hebben moeten aanspreken en wat ze daarvan hebben geleerd. Met Jolien Houtman (raadsgriffier van Amsterdam) besprak ze wat vergaderen in coronatijd van haar persoonlijk vroeg en hoe ze ervoor zal zorgen dat de verworvenheden uit deze periode behouden blijven. Het gesprek met Robin Reichrath (griffier in Gulpen Wittem) ging over het Reglement van Orde waarop Robin al een aanvulling had toen de wettekst nog maar amper droog was.

Renée Wiggers vroeg Rolf Jongedijk (griffier in Enschede) en Mark Teutelink (fractievoorzitter van Burgerbelangen Enschede en plaatsvervangend raadsvoorzitter) wat Enschede heeft geleerd van de aanpak van eerdere rampen zoals de vuurwerkramp. Na de vuurwerkramp werd er al snel een raadsakkoord gesloten over hoe verder te gaan na de ramp. Dat gebeurde nu niet zo snel. Dat begon op een gegeven moment te kriebelen bij de raad en de griffie. Daarom koos Enschede er voor om te werken met een verkleind presidium van slechts 4 leden, in plaats van de gebruikelijke 13. Dit verkleinde presidium werd een belangrijke verbindend orgaan tussen de raad en het college. De Enschedese raad heeft inmiddels unaniem besloten vanwege de coronacrisis geen extra bezuinigen door te voeren. Er komt een fonds dat kwetsbare mensen in de Enschedese samenleving zal ondersteunen. En wordt in Enschede een commissie opgericht die van onderop de kracht van de samenleving zal combineren.

De filmpjes van internationale collega-griffiers uit Groot-Brittannië, Canada en de Verenigde Staten lieten zien dat ook zij in coronatijd voor dezelfde soort vragen kwamen te staan als waar Nederlandse griffiers mee te maken hebben. Aan het woord kwamen Mary Johnston (griffier in Westerville, Ohio en voorzitter van de International Institute of Municipal Clerks); John Austin (voorzitter van de Britse branchevereniging, Association of Democratic Services Officers); Peter Hessett (griffier in West - Dubartonshire en bestuurslid van de Schotse zusterorganisatie SOLAR) en Lana Antony (Legislative Coordinator in Town of Coaldale en bestuurslid van de griffiersvereniging in Alberta, Canada).

Wil je de Algemene Ledenvergadering terugkijken? De terugkijklink vind je hier: http://aka.ms/ALVGriffiers