Vraag: valt elke vergadergroep onder de wettelijke eisen van openbaarheid?

Geïnspireerd door dit artikel bereidt een raadslid een initiatiefvoorstel voor met als strekking om ‘alle vergadergroepen met een min of meer permanent karakter’ in de voorbereiding van besluitvorming door de gemeenteraad, openbaar te doen zijn. Dat wil zeggen: vooraf de agenda publiceren en openbaar vergaderen. De griffier wordt gevraagd om assistentie bij de voorbereiding van het initiatiefvoorstel.

Antwoord
De strekking van het initiatiefvoorstel in kwestie is een legitieme: er moet helderheid zijn over de status van de diverse vergadergroepen. Deze helderheid is er niet altijd, doordat er zich in elke gemeentepraktijk tal van overlegvormen voordoen in een variatie van benamingen en samenstellingen. Zeker als er gesproken wordt van een ‘commissie’ waarin bovendien ook raads- en burgerleden mede zitting hebben, kan er verwarring ontstaan over de status. 

Circulaire toelichting wettelijke bepalingen over commissies 
Om een goed beeld te krijgen van het wettelijk stelsel kan verwezen worden naar de Circulaire toelichting wettelijke bepalingen over commissies in de Provinciewet en Gemeentewet. Volgens deze circulaire is het begrip ‘commissie’ een materieel begrip. Dit betekent dat in feite elke vergaderstructuur met een min of meer permanent karakter welke wordt ingesteld om zich bezig te houden met de besluitvorming door de raad een raadscommissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet. Een ad hoc overleg valt er dus niet onder. Andere commissievormen zijn de bestuurscommissie (artikel 83 Gemeentewet) en overige commissies (artikel 84 Gemeentewet).   

Als er sprake is van een commissie in de zin van de Gemeentewet, is ook het wettelijk kader van toepassing. Zo stelt artikel 82 eisen aan een evenwichtige vertegenwoordiging van het betreffende gremium (tenslotte gaat het om intrinsiek raadswerk) en aan het voorzitterschap. Ook zijn er rechtspositionele aspecten verbonden aan het commissielidmaatschap (presentiegeldvergoeding voor commissieleden zijnde niet raadsleden). Een raadscommissie ex artikel 82 (en ook 83) Gemeentewet vergadert in principe openbaar; bij de instelling van een commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet wordt de openbaarheid van de betreffende commissie nader geregeld. 

Advies
Het is gewenst om een goed en actueel overzicht te hebben van de bestaande bestuurlijke overlegstructuren binnen de gemeente, en de status ervan. 

De afronding van de huidige raadsperiode is een gelegen moment om dit in beeld te brengen, en de afweging tot beëindiging dan wel continuering in de nieuwe raadsperiode voor te leggen aan het bevoegde orgaan. Daarnaast is de aanbeveling om bij de instelling van een nieuwe commissie expliciet te vermelden op grond van welk artikel deze wordt ingesteld. Een mooie aangelegenheid voor de griffier om hierin een rol te pakken.