Reisverslag IIMC congres

Een congres waar zo’n 700 collega’s uit de hele wereld elkaar ontmoeten om hun vakkennis te vergroten en ervaringen uit te wisselen. In dit reisverslag lees je wat de Nederlandse delegatie bereikt heeft op deze reis. 

Het congres ging dit jaar over de vele facetten van het leiderschap. Griffiers moeten dagelijks een variatie aan vaardigheden inzetten ten gunste van een goede democratische besluitvorming. Leiding geven aan het team en aan jezelf, adviseren en uitvoeren in een dagelijks wisselende context: dat doet een beroep op de professionaliteit van de griffier. Dit thema kwam terug in alle workshops, lezingen en gesprekken. Een diamant ontstaat onder grote druk en hitte. Door slijpen, schuren en polijsten wordt een diamant mooi en kleurrijk. Dat geldt ook voor de griffier: een prachtige functie die soms knelt, schuurt en niet makkelijk is. Maar met de juiste tijd, ervaringen, aandacht en opleidingen een prachtige functie is om te vervullen.

We hebben mooie stappen gezet in het behalen van onze missie. De hoofdmissie van de (Nederlandse) delegatie was dit jaar om alle opleidingen met de juiste waardering in het certificeringsprogramma opgenomen te krijgen. Dat is nu nog niet het geval. Hierdoor verloopt de certificering op dit moment in Nederland lastig en moeizaam. Door deze boodschap op meerdere gesprekstafels aan de orde te stellen, ontstond er gaandeweg het congres meer bewustwording van, en begrip voor, de Nederlandse situatie. Zo heeft onze Institute Director, Arnout van der Kooij, uitgebreid gesproken met de delegatie van New England omdat zij een vergelijkbare situatie bleken te hebben met de onze. Maar ook de inspanningen van Hans Rijs en Renée Wiggers leidden tot meer toenadering van Amerika tot Nederland op dit onderwerp. Met als mooi resultaat dat er toegezegd is om serieus te onderzoeken of de puntentoekenning aan opleidingen via een Nederlandse commissie kan gaan plaatsvinden zodat er meer ruimte ontstaat voor de erkenning van het Nederlandse opleidingssysteem. De eerste vervolgafspraken om deze toezegging te realiseren staan al gepland. 

Workshops
Alle deelnemers hebben diverse workshops bezocht. Soms leverde dat nieuwe kennis op en soms bracht dat bevestiging van en herkenning over, onze werkwijze. Enkele opgedane inzichten zijn:
•    Als griffier kun je het verschil maken. Creëer unieke momenten die mensen blijven herinneren. Als mentor (in plaats van manager) maak je verbinding. En hoe doe je dat? Door de kansen te creëren, het simpel te houden, communicatie gericht op samenwerking en wijs te luisteren.
•    Het voeren van waarderende gesprekken is zinvol. Het oprecht stellen van geïnteresseerde en open vragen, vanuit een positieve framing, werkt veel beter voor de dialoog en een goede samenwerking dan het droppen van stellingen en meningen met een waardeoordeel erin.
•    De coronaperiode heeft van griffiers over de hele wereld veel gevraagd: niet alleen het opzetten van digitaal en hybride vergaderen maar ook het toepassen van crisismanagement en, als leidinggevende van je team, met extra zorg, aandacht en alertheid letten op het welzijn van je teamleden.
•    Als leider kun je een lerende omgeving creëren, waardoor je collega’s zich fijner, veiliger en meer gewaardeerd voelen. Zo ontstaat er meer verbinding met en loyaliteit aan de organisatie.
•    Agressie in de lokale politiek (zowel tegen raadsleden als tegen griffiers) komt helaas over de hele wereld voor. De intensiteit van de aanpak, in de zin van preventie, begeleiding en nazorg, verschilt per gemeente en lijkt afhankelijk te zijn van de omvang van de gemeente, de opgedane ervaringen en/of de cultuur waarin men werkt.

Reclame maken hoort erbij
Tussen de workshops door was er een informatiemarkt waar wij een eigen ‘ kraam’ hadden. In deze kraam maakten we reclame voor het ‘Study abroad programma’.

Studieprogramma Broadening your horizons
In september 2023 organiseren Nederland en België samen een studieprogramma met het thema ‘ Broadening your horizons’. Met een bezoek aan Brugge en Amsterdam en een interessant inhoudelijk programma dat aansluit op het jaarlijkse congres van de Vereniging van Griffiers. Veel griffiers waren geïnteresseerd om te komen, dus we zijn benieuwd hoeveel buitenlandse griffiers ook daadwerkelijk zich inschrijven.

Ook hebben we in onze kraam aandacht gevraagd voor het buddy programma (een initiatief van onze Engelse collega’s). Hierbij kunnen griffiers die geïnteresseerd zijn in internationale sparring en samenwerking aan elkaar gekoppeld worden. Verder hebben twee van onze collega’s, Eelco Groeneboom en Wim van der Schoot (uit België) samen een workshop gegeven over de crisisorganisatie tijdens de corona pandemie en de verschillen tussen de aanpak in België en Nederland.

Tot slot
Al met al was het congres (weer) een leerzame en mooie ervaring. We hebben nieuwe mensen ontmoet, oude contacten aangehaald, nieuwe dingen geleerd en inhoudelijke doelen behaald. Wil je meer erover weten? Spreek dan een van ons aan: wij zijn graag bereid er meer over te vertellen. En wil je volgend jaar zelf ook mee gaan? Meld je dan bij Hans Rijs zodat hij samen met jou de mogelijkheden daartoe kan bespreken. 

De Nederlandse delegatie bestond dit jaar uit:

• Anna Bentschap Knook (plaatsvervangend statengriffier Overijssel)
• Arnout van der Kooij (griffier Ijsselstein)
• Eelco Groeneboom (griffier Albrandswaard)
• Hans Rijs (griffier Bodegraven-Reeuwijk)
• Hester den Oudsten (directeur stafbureau VvG)
• Marjolein Teunissen (griffier Molenlanden)
• Renee Wiggers (Statengriffier Overijssel)