Juridische vraagbaak: vraag van de maand

Toelichting vraag: De griffier wordt door de controller gevraagd om de account toegang te verlenen tot de als geheim verklaarde besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen. Dit in verband met een interim-controle. Een soortgelijke vraagstelling: Provinciale Staten willen via de griffie de accountant om advies vragen over een voorstel met aanzienlijke financiële consequenties, welk voorstel door Gedeputeerde Staten onder geheimhouding aan Provinciale Staten is overgelegd.     
Heeft een accountant in deze gevallen zonder meer toegang tot de betreffende documentatie? Wat is de positie van de griffier? 

Antwoord
De positie van de door de gemeenteraad benoemde accountant is geregeld in de Gemeentewet (artikel 213), de controleverordening en het controleprotocol. In de regel heeft de accountant onbelemmerde toegang tot alle informatie waarvan hij inzage ten behoeve van de accountantscontrole nodig acht. Het college faciliteert de accountant hierbij. 
In de vraagstellingen gaat het evenwel om geheime informatie welke berust bij het vertegenwoordigend orgaan: raad en Provinciale Staten. In de provinciale casus wordt de accountant ingeschakeld voor een andere taak dan de wettelijke accountantscontrole. 
Voor zover de controleverordening en/of controleprotocol hierin niet uitdrukkelijk voorzien, is de accountant aan te merken als een derde en gelden de wettelijke regels omtrent geheimhouding. Dit betekent dat de raad c.q. Provinciale Staten toestemming moeten verlenen tot het verstrekken van de betreffende informatie onder geheimhouding aan de accountant (artikel 88 lid 6 Gemeentewet, artikel 85 lid 6 Provinciewet). De griffier kan de betreffende informatie dus niet onderhands verstrekken aan de accountant. 

De vereiste toestemming van het vertegenwoordigend orgaan zal een formaliteit zijn, zeker als dat orgaan zelf opdrachtgever is. En nadrukkelijk staat de objectiviteit en vertrouwelijkheid van de accountant op zich niet ter discussie.