Het bewaren en openbaar maken van apps / Wet open overheid

Dat is het geval als ze naar hun aard verband houden met de publieke taak van het bestuursorgaan dat onder de Woo valt. Dat betekent dat alle documenten die zien op overheidshandelen hier in beginsel onder vallen.

Woo
De Woo is van toepassing op bestuursorganen. Hierdoor valt de gemeenteraad wel onder de reikwijdte van de Woo maar individuele leden van de gemeenteraad en verbanden van leden van vertegenwoordigende organen (zoals fracties) niet. Informatie die bij hen berust, hoeven daarom niet openbaar te worden gemaakt en bewaard. Dit geldt ook voor informatie die tussen individuele raadsleden wordt uitgewisseld. Maar dit ligt anders als er een wethouder of andere gemeentebestuurder in de groepsapp zit. Die appjes vallen wel onder de reikwijdte van de Woo.

Whatsapp-berichten die onder de reikwijdte van de Woo vallen, moeten in principe op verzoek openbaar worden gemaakt. Dit is anders indien sprake is van belangen die zwaarder dienen te wegen dan het belang van openbaarheid, zoals de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, concurrentiegevoelige informatie of het goed functioneren van de gemeente. Is hiervan sprake, dan kunnen de appjes vertrouwelijk worden gehouden. Ook als sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen die zijn bestemd voor intern beraad, hoeven de appjes niet openbaar te worden gemaakt. Indien er een Woo-verzoek is gedaan, moeten de documenten die binnen de reikwijdte van het verzoek vallen, bewaard blijven tot alle Woo-procedures zijn doorlopen en het besluit tot (niet-) openbaarmaking definitief is.

Bewaren
Niet alle Whatsapp-berichten die onder de reikwijdte van de Woo vallen, hoeven te worden bewaard. Hierbij is vooral het regime van de Archiefwet relevant. Whatsapp-berichten moeten op grond van deze wet worden bewaard als ze “naar hun aard” bestemd zijn om te berusten bij het bestuursorgaan. Het gaat hierbij over berichten die zien op de werkprocessen van het bestuursorgaan. Dit komt grosso modo overeen met de afbakening die de Woo maakt: de berichten moeten naar hun aard verband houden met de publieke taak. Alleen dan vallen ze onder de Woo en de Archiefwet. Daarom vallen privé-berichten of interne partijpolitieke berichten of verkeerd geadresseerde berichten niet onder de Archiefwet. Fractieappjes en appjes over hoe laat je waar moet zijn, hoeven ook niet te worden bewaard. Maar appjes die i.h.k.v. het werk zijn verstuurd, zoals het advies van de griffier over hoe een motie is geformuleerd, vallen in beginsel wel onder de bewaarplicht maar hoeven niet openbaar gemaakt worden. Zie ook: art. 5.4 van de WOO.  De Archiefwet bepaalt niet in detail wat er moet worden bewaard. Dit is afhankelijk van de waarde die het overheidsorgaan er zelf aan toekent. Dit wordt in de eerste plaats vastgelegd in de selectielijst en in de tweede plaats in eventueel ander eigen beleid van het overheidsorgaan. De ‘Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ van de VNG geeft inzicht in te bewaren documenten.

Indien appberichten bij de archivering worden gekoppeld aan het zaakdossier of het werkproces waar zij onder vallen, moet de bewaartermijn die daarvoor geldt worden aangehouden. Deze zijn vastgelegd in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 van de VNG (zie https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf). In de VNG Handreiking ‘Archiveren tekstberichten’ is een aantal verdere criteria/vragen opgenomen om te achterhalen of een appbericht bewaard moet worden. Zie https://vng.nl/ (in het bijzonder p. 19).