Griffie Montferland zet AI in bij voorjaarsnota
De griffie van de gemeente Montferland is gestart met een pilot waarin kunstmatige intelligentie (AI) wordt gebruikt.
Met AI worden technische vragen van raadsleden beantwoord bij de voorjaarsnota en de begroting. Deze nieuwe aanpak helpt de raadsleden en verhoogt de efficiëntie.
Tijd besparen en focus op de politieke doelen
In de voorjaarsnota en de begroting staat het beleid van de gemeente. Dit roept veel vragen op. Om dit proces te verbeteren, kunnen raadsleden nu in gesprek met een chatbot. Deze chatbot heeft toegang tot de voorjaarsnota en de achterliggende documenten. De chatbot beantwoordt vragen alsof het een echte ambtenaar is. De chatbot geeft snel en nauwkeurig informatie op basis van de beschikbare documenten.
“Het grote voordeel van de inzet van AI is dat vervolgvragen direct mogelijk zijn,” legt informatiespecialist Elma van Lier van de gemeente Montferland uit. “Vroeger maakten we een tabel met vragen en antwoorden, wat vaak leidde tot meerdere vragenrondes. De AI chatbot beantwoordt deze vragen direct, dat bespaart veel tijd en frustratie bij de raadsleden.”
Ook voor de ambtenaren is dit handig. Zij kunnen zich meer richten op de inhoud en de begeleiding van de amendementen en moties. Raadsgriffier Arend Meijer vult aan: “Voor politieke vragen zijn wij nog steeds beschikbaar als adviseurs. Voor de feitelijke informatie en de cijfers verwijzen we naar AI.”
De inzet van AI past in de ontwikkeling naar een strategische griffie. “Ik geniet als een raadslid zijn doelen kan behalen; daarvoor ben ik griffier geworden. De administratie en het doorsturen van documenten wil ik daarom zo snel mogelijk automatiseren. Ik ben dan ook blij dat de gemeenteraad van Montferland wilde investeren in informatisering. Én dat ik zelfs een informatiespecialist aan ons team kon toevoegen.” aldus Meijer.
Volgende stappen
Informatiespecialist Van Lier is na de pilot dan ook zeker nog niet klaar. “We bouwen in Montferland een informatieplatform voor de raadsleden. Onze volgende stap is om historische informatie over politieke dossiers eenvoudiger beschikbaar te maken. Met AI zijn hiervoor veel mogelijkheden. Raadsinformatie is grotendeels al openbaar. Hierdoor lopen we tegen minder problemen aan dan andere afdelingen. Het is mooi dat we als kleinere gemeente deze pilot kunnen doen.”