Algemeen
35 griffiemedewerkers (niet zijnde griffiers) uit de noordelijke provincies waren die dag bijeen in de raadszaal van Hoogezand-Sappemeer. Er waren drie onderwerpen die werden uitgewerkt. De verslagen daarvan zijn zo onzettend leuk dat de webredactie u die niet wil onthouden, zij het ietwat geredigeerd:

Dagelijkse Zaken (griffie als jacht- of waakhond?)

Stannie van den Besselaar en Femmie Mulder (respectievelijk commissiegriffier en griffiesecretaresse Hoogezand-Sappemeer) hadden zich verdiept in de core business: de stukken, de logistiek, de nazendingen, de dagelijkse zaken dus. De term 'nazending' leidt meteen al tot een collectieve diepe zucht en veel blikken van verstandhouding.

Drie dimensies in het griffiewerk
Eerst gingen de inleidsters in op drie dimensies van de griffie.

• voortgangsbewaking en logistieke zaken (de basis)
• inhoudelijk ondersteuning
• ontwikkeling van de griffie(rsfunctie)

Voortgangsbewaking en logistieke zaken, dagelijkse zaken dus, kosten veel tijd. Gaat het goed, dan kweek je goodwill en ontstaat er tijd voor de inhoudelijk dimensies. Gaat er iets mis, dan word je erop afgerekend! Welke rol kies je? Jachthond of waakhond, of ben je schoothond of een allemansvriend? Wat zijn de kwaliteiten die bij je rol horen, wat zijn de valkuilen, de uitdagingen en de allergieën?

Van jachthond naar waakhond
De rol van waakhond bleek veruit de favoriet te zijn, waarbij werd aangetekend dat die rol nog niet altijd volledig is bereikt. Zeker in de startfase waren veel griffies vooral jachthond, op zoek naar stukken, rennend door de ambtelijke organisatie om de buit bij elkaar te krijgen. Men moet nu meer waakhond worden. Gestructureerde organisatie van het dagelijkse werk moet de waakhond versterken. Steun van de voorzitter van de raad wordt hierbij als belangrijk ervaren.

Achter de broek aanzitten
Meer en meer leggen de griffies de verantwoordelijkheid van tijdige en juiste aanlevering van stukken bij het college c.q. ambtelijk apparaat. In een enkel geval controleert bijvoorbeeld de griffie aangeleverde stukken nog op fouten, maar soms is de jacht op stukken geen enkele zorg meer voor de griffie omdat daarover (harde) afspraken zijn gemaakt tussen college en raad. Anderen signaleerden dat als er níet op stukken gejaagd wordt, er helemaal geen stukken komen: de jachthond tegen wil en dank. Ook vinden sommige waakhonden (in wording) zichzelf bij tijd en wijle nog te lief. Het adagium “Niet op tijd, dan ook niet op de agenda” blijkt regelmatig gevolgd door “tenzij”…. Wat weer tot veel herkenning leidde.

Bewaken
Ook over het bewaken en nakomen van bijvoorbeeld toezeggingen is de gewénste lijn helder: de verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij degene die de toezegging doet. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. De griffie houdt veelal toch een lijst van toezeggingen bij en stuurt 'rappel'-briefjes. Overleg hierover is er meestal met afdelingshoofden.

De griffie als page
De griffie neigt wel tot pagegedrag: iedereen van dienst willen zijn. Te ver doorgeschoten klantvriendelijkheid, die dan weer met strenge grenzen moet worden beteugeld. Een goed evenwicht en beoordeling per geval is nodig om het risico van een te starre houding beperkt te houden. Als griffie zit je soms tussen twee vuren.

Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie ervaart soms de griffie als een vertragende factor. Enig ambassadeurswerk over de rol en functie van de griffie lijkt dan ook niet overbodig. Het geven van uitleg over de griffie tijdens introductiebijeenkomsten en werkoverleggen is dan een handige tip.

Het hondje met de naam 'Grif'.
De workshop werd afgerond met het maken van een tekening, waarin het besprokene gevisualiseerd moest worden: bijvoorbeeld in de metafoor van de honden. Het resultaat was, op z'n Gronings, echt niet onaardig. Wat te denken van een hond aan twee lijnen, een hond met grote oren en grote bruine ogen, de harmonicahond met duizend poten, aan twee kanten een fluitende en roepende 'baas', de tanden bloot en scherp. En last but not least: een kwispelende staart die omhoog staat. Een vrolijk beestje dus.

De verkiezingen 2006
Henk Reysoo (commissiegriffier Hoogezand-Sappemeer) stelde in zijn inleiding dat er kansen voor de griffie liggen om het dualisme te versterken in de nieuwe bestuursperiode. Je kunt drie fasen onderscheiden:

• voorbereidende fase tot ongeveer eind 2005
• de verkiezingstijd tot 7 maart 2006
• periode pal na de verkiezingsuitslag

Voorbereiding
Dit jaar nog kun je partijen vragen aandacht aan het dualisme te besteden en hen wijzen op trainingen en cursussen voor kandidaten. Ook kan hulp aan partijen worden aangeboden om bepaalde informatie te verzamelen over een onderwerp voor het verkiezingsprogramma. Partijen zijn daarna vooral op de burgers (als kiezer) en op elkaar (als concurrenten) gericht en de mogelijke rol van de griffie lijkt zich te beperken tot bijvoorbeeld het organiseren van een verkiezingsavond voor alle deelnemende partijen in de vorm van een politiek café of forumdiscussie. Ook kan een lokale stemwijzer geïnstalleerd worden (kan het IPP <Instituut Publiek en Politiek in Amsterdam> maken; kost ongeveer 9.000 euro).

Verkiezingen op 7 maart
Partijen vieren hun overwinning dan wel likken hun wonden en men gaat onderhandelen over een raads- college- of bestuursprogramma voor de komende vier jaar. De griffie krijgt nu een nadrukkelijke rol: logistieke ondersteuning van de formatie (fractie/raads-aangelegenheid), nieuwe raadsleden 'in het systeem verwerken', welkom heten, wegwijs maken, oude raadsleden laten vertrekken. Wellicht kan enige nazorg (de butlerrol) gegeven worden bij de opgelopen wonden of andere verkiezingsschade. Een hectische periode. Hoe is bijvoorbeeld de betrokkenheid bij coalitievorming?

Pas op bij het coalitievormingsproces!
Over dit laatste bespraken de deelnemers de gemeente Tjamsweert, waar de beoogd griffier in 2002 twee keer in een positie verzeild raakte die een politieke partij wantrouwend maakte t.a.v. het proces van coalitievorming en de vermeende subjectieve betrokkenheid van deze persoon in dit proces hetgeen indirect uiteindelijk geleid zou hebben tot een andere samenstelling van het college…

Raadsprogramma, wiens verantwoordelijkheid?
De meningen waren zeer verdeeld van “moet je nooit mee bemoeien, want dat kun je niet goed doen” tot “juist doen, want het is het gezamenlijk belang dat er een goed raadsprogramma komt”. Iedereen was het wel over eens dat je echt zo goed mogelijk moet proberen de rollen vooraf duidelijk te maken. Ook over de wijze van benoeming van wethouders – immers dat kunnen onbekenden van buiten zijn – varieerden de mening van “dat is des partij's” tot “organiseer een hoorzitting waar ook burgers vragen kunnen stellen”.

Tegeltjesspreuken
Uiteindelijk was de opdracht om een spreuk op een tegeltje voor de griffiewand te maken.

• “Goede raad kost tijd”
• “Verslagen krijgt toch een geheel andere betekenis” (een collega na 's nachts afmaken van notulen)
• “Tuurlijk sturen we het nog een keertje op”
• “Onze website traag?”
• “Late aanlevering. Hoezo?”

Duale Experimenten

Erik Meijeringh (raadsadviseur Emmen) had twee stellingen:

Stelling 1
“Duale experimenten dragen bij aan het herstel van het vertrouwen in de politiek”

De reacties waren zeer verdeeld. Aan experimenten hangt een aantal kritische voorwaarden: 

• goede communicatie (altijd een voorwaarde!)
• gedeeld belang
• aansluiten bij de actualiteit
• passend bij de raad

Griffies kunnen en moeten de rol van stimulator, initiator op zich nemen. Gewoon proberen en doorgaan is het devies.

Hoewel niet iedereen evenveel ruimte krijgt voor experimenten, wordt er in het Noorden van alles geprobeerd:

• Een column de gemeentelijke courant; Even voorstellen en de geboekte resultaten
• Duaal debatteren
• Gast van de raad
• Jeugddebatten
• Project Normen en Waarden
• Minisymposia (WWB)
• Eigen raadsbrief (de raadgever incl. gastcolumn drs. R. Aadjes, R.Aadjes weet raad, waarin de lokale politiek op kritisch wijze wordt waargenomen)
• Politiek café
• Huiskamergesprekken

Stelling 2
“De griffie rekent het tot zijn professionele taak op stimulerende en prikkelende wijze raad en raadsleden uit te dagen om invulling te geven aan de haar toevertrouwde rollen”

Reacties waren niet van de lucht. Een breder gedragen opvatting is dat de raad hierin zijn eigen verantwoordelijkheid heeft. De griffie is er om zorg te dragen voor een goed verloop van de procedures. Stukken op tijd, ordentelijke agenda, etc. Dit wil niet zeggen dat deelnemers niet onderkennen dat de griffie hierin geen ondersteunende rol zou kunnen vervullen. “Eigen initiatief”van de griffie valt en staat met de ruimte die een raad geeft.

Algemeen werd opgemerkt dat (commissie)griffiers een olifantenhuid plus incasserings- en doorzettingsvermogen (een 'dikke kop') moeten hebben.

(red. Mechtild Rietveld)