Vraag: vernietiging bandopnamen volgens Archiefwet

In het kader van een specifiek onderzoek, interviewt de rekenkamercommissie een aantal sleutelfiguren. Hiervan worden geluidsopnamen gemaakt, aan de hand waarvan de commissie later het verslag maakt. De schriftelijke verslagen worden ter instemming aan de geïnterviewden voorgelegd. Is de rekenkamercommissie gerechtigd om vervolgens de bandopnamen te vernietigen of dienen de opnamen als document in het gemeentearchief te worden opgenomen? M.i. is dit op van de Archiefwet verboden en mag alleen de gemeentesecretaris als zorgdrager voor het gemeentelijke archief binnen bepaalde kaders een dergelijk besluit nemen.

Antwoord

In eerste instantie vallen alle gemeentelijke documenten, ook die zijn opgesteld in opdracht van door de raad ingestelde commissies zoals een rekenkamer, onder de Archiefwet, waarbij onder documenten ook geluidopnames worden begrepen. Worden de gegevens schriftelijk vastgelegd, dan heeft de informatie op de niet papieren dragers voor blijvende bewaring geen waarde en zouden deze vernietigd kunnen worden. Worden de gegevens niet schriftelijk vastgelegd, dan moeten deze dragers aangemerkt worden als blijvend te bewaren archief.
Als besloten wordt, om de niet papieren dragers te bewaren, moet voldaan worden aan de regeling "duurzaamheid archiefbescheiden" (art. 11, 2e lid, archiefbesluit 1995). De regeling "duurzaamheid archiefbescheiden" is in een nummer van het informatieblad Auditing beschreven, Nr. 2 - 21 juni 2007.