Vraag: openbaarheid ingekomen stukken aan de raad

Enkele vragen over de openbaarheid van ingekomen stukken aan de raad.

De lijst van ingekomen stukken aan de raad, met de stukken zelf erbij, is openbaar. Dit leidt echter soms tot onwenselijke situaties zoals:

• kennisgevingen van beslissingen op bezwaarschriften die behandeld zijn door de onafhankelijke commissie rechtsbescherming: de individuele zaak komt dan (soms met dossier) in de openbaarheid.
• brieven van burgers waarin zij andere burgers en ambtenaren met naam en toenaam van zaken beschuldigen.
• ingekomen zienswijzen en bezwaren op bestemmingsplannen worden aan de raad gezonden, maar dit zijn vaak privézaken waarvan bijvoorbeeld buren van een klager dan op de hoogte kunnen komen.

Moet alles wat voor de raad inkomt, onverkort op de lijst van ingekomen stukken (dus openbaar) komen?

Notities die het college van b en w aan de raad stuurt, komen op de lijst van ingekomen stukken. Soms echter is dit niet wenselijk. Het college zet dan boven de notitie 'vertrouwelijk'. Echte geheimhouding/vertrouwelijkheid kan echter alleen volgens een procedure in de raad worden opgelegd. Een notitie van het college aan de raad komt nooit op de agenda van de raad te staan en is als zodanig nooit als vertrouwelijk te betitelen. Kan er een informatielijn van college naar raad zijn, die niet openbaar is?

Vergelijkbare vraag voor bijeenkomsten met de raad. Dit zijn, in dit geval, niet altijd raadsvergaderingen, maar informele bijeenkomsten in de informatieronde. Regelmatig wil men deze niet openbaar houden, soms vanwege gegevens die uitgewisseld worden (bestemmingsplannen) of gewoon omdat het nog te vroeg in het proces is van een onderwerp om er mee in de openbaarheid te willen treden. Kan de raad, buiten de figuur van raadsvergadering om, in beslotenheid bijeen komen?

Antwoord:

Het antwoord op de vraag is, althans gedeeltelijk, te vinden in de uitgave van het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) uit 2009 "Richtsnoeren Actieve openbaarmaking en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer" (zie referentiemateriaal).

Zie met name de blz. 15 en 16, waarin wordt ingegaan op het voorbeeld van het publiceren van brieven die burgers aan de gemeenteraad hebben gestuurd.
Het Cbp concludeert dat de belangenafweging (openbaarheid versus eerbiediging persoonlijke levenssfeer) ertoe leidt dat er geen noodzaak is om ook de naw-gegevens (naam, adres, woonplaats) en de 'natte' handtekening van de afzender van de brief op internet te plaatsen. Dat geldt ook voor het op internet plaatsen van bezwaarschriften, zodat de persoonsgegevens van bezwaarmakers openbaar worden.

Het Cbp beveelt aan dat het bestuursorgaan de betreffende gegevens bij het inscannen afschermt of de documenten anonimiseert. Ook kan t.a.v. bepaalde gegevens toestemming worden gevraagd voor het actief openbaar maken.

Hoewel sommige gemeenten een andere afweging maken dan het Cbp, geven de richtsnoeren toch een bruikbare handreiking hoe met dit dilemma om te gaan. (Het Cbp alleen is niet zaligmakend, het gaat er om dat elk bestuursorgaan een goede belangenafweging maakt.)
Of alles wat voor de raad binnenkomt ook daadwerkelijk op de lijst van ingekomen stukken moet komen, lijkt primair een zaak van het presidium c.q. de griffie, die hier met wijsheid en gezond verstand in het algemeen een goede afweging zal kunnen maken.

De aanduiding 'vertrouwelijk' biedt juridisch gezien geen bescherming. De Gemeentewet hanteert het begrip 'geheimhouding' en biedt de mogelijkheid om op bepaalde stukken 'geheimhouding' op te leggen onder vermelding van de betreffende grond(en) ex art. 10 Wob. Zie de artt. 25 en 86 Gemeentewet.
De raad kan, buiten de figuur van raadsvergadering om, in beslotenheid bijeenkomen, maar dan is uitdrukkelijk geen sprake van een vergadering. Dat houdt in dat geen besluiten kunnen worden genomen, maar ook dat geen geheimhouding kan worden opgelegd t.a.v. datgene wat behandeld is. Dat laatste kan namelijk alleen in vergadering van de raad.

Er is een onderscheid tussen actief en passief openbare stukken. Stukken die aan de raad worden gericht zijn openbaar, maar dat betekent volgens het Cbp nog niet dat een gemeente ze integraal op de website mag plaatsen. Dat neemt echter niet weg dat deze stukken wel openbaar zijn als ze de toets van art. 10 WOB doorstaan. Desgevraagd moeten ze dus wel aan derden worden verstrekt.
Als er personen worden aangevallen in een brief of als een brief persoonlijke gegevens van iemand bevat is het zeker aan te bevelen die niet op de site plaatsen.
Brieven en notities die het college aan de raad zendt hoeven ook niet op het overzicht van aan de raad gezonden brieven te worden gezet. Dat valt onder de interne werkwijze tussen 2 bestuursorganen. Raadsvoorstellen die vanuit het college naar de raad gaan worden immers ook niet allemaal bij de ingekomen stukken gezet.