Vraag: besloten vergadering

Mag een besluitenlijst van een besloten vergadering ook worden ingezien door een raadslid dat niet aanwezig was tijdens de bewuste vergadering? Of mag een commissielid de geheime informatie delen met zijn/haar fractievoorzitter?

Antwoord

Artikel 25 lid 1 en artikel 86 lid 1 van de Gemeentewet regelen het opleggen van geheimhouding door raad of commissie ten aanzien van stukken of ten aanzien van het behandelde. Hoe moet de volgende zin worden uitgelegd: De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat commissie of raad haar opheft.
De toelichting bij artikel 25 geeft voorbeelden van mensen die kennis kunnen hebben van deze stukken of het behandelde, namelijk deskundigen, ambtenaren, griffier, burgemeester, commissieleden-niet raadsleden. Wanneer heeft deze groep kennis genomen van de geheime informatie? Na de vergadering? Kortom: Mag een besluitenlijst van een besloten vergadering ook worden ingezien door een raadslid dat niet aanwezig was tijdens de bewuste vergadering? Of mag een commissielid de geheime informatie delen met zijn/haar fractievoorzitter?

Geheime stukken
Geheime stukken kunnen voorafgaande aan of in een vergadering van commissie of raad ter kennis worden gebracht van de geadresseerden. De geadresseerden zijn dat uit hoofde van hun functie als lid van de commissie of raad of als ambtenaar.
Het feit dat een raadslid bij de bijeenkomst verhinderd was terwijl hij er wel bij had mogen zijn, maakt niet dat de geheimhoudingsplicht wordt geschonden als dat raadslid wordt geïnformeerd. Bij het vaststellen van een verslag van een geheime/vertrouwelijke bijeenkomst, dat is een vergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd, kunnen dus alle personen die qualitate qua tot de geadresseerden van de geheime informatie behoren aanwezig zijn.
De personen die kennis dragen van de geheime informatie mogen die niet delen met personen die niet tot de kring van geadresseerden behoren. Een duidelijk voorbeeld daarvan is de vertrouwenscommissie bij de benoeming van een nieuwe burgemeester. Wat zich in die commissie afspeelt, behoort daarbinnen te blijven en niet met fractiegenoten te worden gedeeld die van de commissie geen deel uitmaken.