Vraag: Uitloopraadsvergaderingen

Een bepaalde gemeente hanteert het systeem van uitloopraadsvergaderingen, als niet de gehele agenda is afgewerkt vóór 23.30 uur. Deze uitloopraadsvergadering vindt twee weken later plaats. Er is in elke maand één gewone raadsvergadering en (indien nodig) twee weken later een uitloopraadsvergadering voor de punten die niet zijn afgewerkt. Tot nu toe ziet de gemeente de uitloopvergadering als een vergadering waarop het Reglement van orde integraal van toepassing is. De vergadering wordt dus weer geopend, de presentielijst wordt getekend, er wordt gelegenheid tot inspreken gegeven en er is een vragenuur. De vraag is nu echter  of dat ook anders kan. De gemeente wil namelijk zaken als inspreekrecht en vragenuur liever niet herhalen in de uitloopraad. Een mogelijke oplossing is dat aan het einde van de eerste raadsvergadering de vergadering geschorst wordt, dus niet gesloten, en dat als ze twee weken later verdergaan, de vergadering wordt heropend. Is dit een haalbare optie of zijn er andere mogelijkheden?

Antwoord:

Volgens het model-RvO wordt, als op enig vastgesteld tijdstip in de raadsvergadering blijkt dat de agenda niet kan worden afgerond, bepaald of de vergadering wordt geschorst en op een andere (eveneens in het RvO vastgelegde) dag wordt voortgezet. Het sluiten van de vergadering en op een andere dag een nieuwe vergadering houden is dus niet aan de orde. Praktisch gezien is het opnieuw vergaderen ook lastig, omdat je de vergadering opnieuw moet uitschrijven en bekendmaken en de datum op alle stukken moet worden aangepast, omdat het besluit twee weken later pas wordt genomen. Bij een voortgezette vergadering blijft de oorspronkelijk datum altijd staan als vergaderdatum. In de Gemeentewet is er niets geregeld over het voortzetten van een vergadering, vandaar de regeling in het RvO.

Een andere mogelijkheid is het opnieuw agenderen van een agendapunt voor een andere vergadering. Die vergadering wordt dan gewoon geopend en de gebruikelijke punten staan dan ook op de agenda. Beide vormen komen voor in de praktijk