Vraag: Stemming gecorrigeerd opnemen in notulen?

Vraag:

In onze statenvergadering is een motie in stemming gebracht. Bij de telling is nu een fout gemaakt omdat een Statenlid in tegenstelling tot eerder bericht toch afwezig was. Bij de telling in de vergadering leek de motie te zijn verworpen, echter na sluiting van de vergadering werd de afwezigheid van het betreffende Statenlid gemerkt. Een administratieve hertelling (dus buiten de vergadering) leert dat de motie met 1 stem verschil beschouwd moet worden als zijnde aangenomen. Is het  mogelijk om in de notulen de gecorrigeerde stemming op te laten nemen waarmee genotuleerd wordt dat de motie dus is aangenomen?

Antwoord:

Notulen moeten een weergave zijn van wat ter vergadering is gezegd. Er kan hoogstens bij de vaststelling van de notulen de volgende keer op terug worden gekomen.
Stemmingen - mits niet over personen - dienen in het openbaar plaats te vinden. Daarin past niet dat achteraf (en binnenskamers) een wijziging in de besluitvorming wordt aangebracht, hoezeer daar ook op feitelijke gronden reden voor is.
Het advies is om de motie in de eerstvolgende vergadering opnieuw in stemming te brengen. Een gelukkige bijkomstigheid in dit geval is dat het een stemming over een motie betreft (en niet over een raadsvoorstel of amendement). Hier zijn in het algemeen geen rechtsgevolgen aan verbonden en dat maakt het minder problematisch om in een (bij voorkeur: de) volgende vergadering van de Staten de motie opnieuw in stemming te brengen.