Vraag: Geheimhouding en onderling overleg

Een Statenlid heeft een dossier waarop door GS geheimhouding is opgelegd op grond van art 25 lid 2 Provinciewet, identiek aan 25 lid 2 gemeentewet, ingezien en wil daarover graag praten met andere woordvoerders, die het dossier ook hebben ingezien. De griffie houdt bij welke Statenleden een vertrouwelijk dossier hebben ingezien. Zij tekenen een formulier wanneer zij welk dossier hebben ingezien. Het is dus vast te stellen wie kennis genomen heeft van een vertrouwelijk dossier. Op vraag van het Statenlid of hij met andere Statenleden, die blijkens register het dossier ook hebben ingezien overleg mag plegen over het dossier heb ik negatief geantwoord. Een strikte uitleg van de wet maakt de vertrouwelijkheid van stukken, die ter inzage liggen een individuele verplichting. En geeft geen ruimte voor een gesprek met anderen, ook kennishebbend van het dossier.
Biedt de wet of jurisprudentie meer ruimte dan de strikte uitleg, die ik aan de wet gegeven heb? Zijn er mogelijkheden om een overleg van woordvoerders, die de vertrouwelijke stukken hebben ingezien, te organiseren als griffie zonder dat er sprake is van een formele besloten commissievergadering waarbij wel vertrouwelijk van gedachten kan worden gewisseld? Het gaat dus niet om een formele setting op grond van art. 80 Provinciewet in relatie tot 91 Provinciewet (analoog aan 82 en 86 gemeentewet). Zijn er anderszins slimme oplossingen binnen de grenzen van de wet?

Antwoord

Geheime stukken kunnen voorafgaande aan of in een vergadering van commissie of raad ter kennis worden gebracht van de geadresseerden. De geadresseerden zijn dat uit hoofde van hun functie als lid van de commissie of raad of als ambtenaar. Het feit dat een raadslid bij de bijeenkomst verhinderd was terwijl hij er wel bij had mogen zijn, maakt niet dat de geheimhoudingsplicht wordt geschonden als dat raadslid wordt geïnformeerd. Bij het vaststellen van een verslag van een geheime/vertrouwelijke bijeenkomst, dat is een vergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd, kunnen dus alle personen die qualitate qua tot de geadresseerden van de geheime informatie behoren aanwezig zijn.
De personen die kennis dragen van de geheime informatie mogen die niet delen met personen die niet tot de kring van geadresseerden behoren. Een duidelijk voorbeeld daarvan is de vertrouwenscommissie bij de benoeming van een nieuwe burgemeester. Wat zich in die commissie afspeelt, behoort daarbinnen te blijven en niet met fractiegenoten te worden gedeeld die van de commissie geen deel uitmaken.
Hieruit volgt dat  personen die kennis dragen van de geheime informatie die niet mogen delen met personen die niet tot de kring van geadresseerden behoren, maar wel met hen die wel tot de kring behoren, maar niet aanwezig waren. In dit geval is er niet eens twijfel over wie tot de kring van geadresseerden behoren, aangezien alle betrokken personen al kennis hebben genomen van de stukken. Onderling overleg is dus toegestaan.

De mogelijkheid dat de griffie een overleg organiseert van woordvoerders, die de geheime stukken hebben ingezien, zonder dat sprake is van een formele besloten vergadering als bedoeld in art. 86 Gemeentewet is af te raden. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd in die gevallen, waarin de (Gemeente)wet voorziet. In artt. 25 en 86 wordt de mogelijkheid geboden geheimhouding op te leggen omtrent het in een besloten raads- of commissievergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan de raad respectievelijk de commissie worden overgelegd. De Gemeentewet kent geen informele bijeenkomst/vergadering  en volgens de systematiek van de wet kan dus ook geen geheimhouding worden opgelegd omtrent hetgeen in een dergelijke informele bijeenkomst mondeling dan wel schriftelijk aan de orde is geweest.