Vraag: Bewaartermijn digitale informatie

Staan er termijnen voor het digitaal bewaren van informatie als raadsagenda's en raadsverslagen als deze niet meer in het ‘stoffelijke’ archief worden bewaard?

Antwoord:

Bescheiden van raadsvergaderingen vallen altijd onder de bewaarplicht. Volgens de archiefregeling gelden de volgende richtlijnen om zaken blijvend te bewaren:
•    als bron voor recht- en bewijszoeken;
•    ter controle van het democratisch handelen;
•    als bron voor historisch onderzoek;
•    als bestanddeel van het cultureel erfgoed.
De archiefwet laat de vorm vrij (analoog/digitaal), mits deze aan de gestelde eisen en waarborgen van toegankelijkheid en duurzaamheid voldoen. Op dit moment is het schriftelijk verslag nog leidend en vervult deze de wettelijke bewaarverplichting. De digitale geluidsopname is dan extra. Geluidsopname van deze vergaderingen hebben op zich wel degelijk een toegevoegde waarde. Denk hierbij aan intonatie van, en emotie in het gesproken woord die context ‘hoorbaar maakt die in uitgeschreven tekst nooit kan worden weergegeven.
Daarnaast bestaat een combinatie waarbij de besluitenlijst bij de gemeente zelf in het archief komt en het digitale geluidverslag op een of meer van de servers van Notubiz wordt bewaard. Tot nu toe bewaart Notubiz alle ooit gemaakte geluidverslagen. Informatie die blijvend moet worden bewaard kan na 20 jaar worden overgedragen aan het Nationaal archief.