Column: Communicatie tussen griffiers

Een tijdschrift is in elk geval duidelijk. Je informeert je leden met artikelen, columns en nieuwtjes. Nu en dan maak je een themanummer. Voor elk wat wils, dat wel. Maar het blijft natuurlijk eenrichtingsverkeer. Om die reden had de vereniging ook een website. Maar ik herinner me dat we in de redactie regelmatig ons hoofd braken over de vraag: hoe krijgen we de secretarissen in ’s hemelsnaam naar de website toe?

Keuze van de Vereniging van Griffiers

Onze eigen vereniging heeft van stond af aan de keuze gemaakt om geen papieren communicatiemedium te hanteren. Een website moest het worden. Welnu, dank zij veler inspanning en de diensten van Instituut Nicis staat de website van de VvG intussen als een huis. Hij ziet er mooi uit en bevat nu al een schat aan informatie, kennis en wetenswaardigheden. De webredactie (zie de link hiernaast) is onlangs uitgebreid met een aantal nieuwe, enthousiaste mensen. Zij gaat onder de naam ‘Commissie Communicatie’ verder met haar werk.
Een website kan een ontzettend krachtig medium zijn. Onze VvG-site trekt iedere maand een wisselend aantal bezoekers, maar toch doorgaans wel tussen de 2.- en 4.000. Dat zijn er zo’n 100 per dag. Ongeveer de helft daarvan zijn zogenoemde unieke bezoekers. Als je bedenkt dat we met een kleine 5-- leden zijn, dan is dat niet verkeerd. Opvallend is dat er na het verschijnen van de mail met “Headlines” steeds een hausse aan bezoeken plaatsvindt.

Communicatie extern

Maar communicatie is meer dan het bezoeken van de website. Die gaat ook over de vraag wat je als beroepsgroep naar buiten toe wilt uitstralen. Wij zijn als griffiers nauwgezet, plichtsgetrouw en ook een beetje saai. Vinden we dat image wel prima, of moet het allemaal iets cooler?
En vervolgens de vraag wie je eigenlijk als doelgroep ziet. Zelf heb ik nog steeds moeite om zelfs aan mijn naaste familie uit te leggen wat een griffier nu eigenlijk doet. Vinden we dat wel geschikt of koesteren we de illusie dat iedere burger eens zal weten wat een raadsgriffier is?
Zo zijn er meer interessante vragen rond onze beeldvorming naar buiten toe. Bijvoorbeeld hoe we ons willen verhouden tot andere sites waarop beroepsgenoten zich organiseren (LinkedIn, Facebook et cetera). Zien we die als concurrent of juist als bondgenoot? En wat te denken van min of meer commerciële organisaties die belang hebben bij ons als doelgroep? Daarvan zijn er meer dan de vaste sponsoren van onze vereniging.
Om hierover fundamenteel na te denken en met een gedegen advies naar het bestuur te kunnen gaan, heeft zich uit de commissie Communicatie een groepje gevormd – met specifieke communicatiedeskundigheid! – dat gaat proberen om passende antwoorden te vinden. Dit groepje neemt trouwens ook een aantal interne communicatievragen mee.

Communicatie intern

Griffiers hebben ook behoefte aan contact onder elkaar, waar de website van de VvG een voertuig voor is. Het aardige is dat ik nog wel eens moet terugdenken aan mijn tijd bij de redactie van het tijdschrift voor de gemeentesecretarissen. Want ook in onze commissie Communicatie is de vraag actueel: “Hoe krijgen we de griffiers in ’s hemelsnaam naar de website toe?”
Dit is zeker niet negatief bedoeld, want zoals we zagen zijn de bezoekerscijfers van de website niet slecht. Alleen: we kunnen er met ons allen nog veel meer rendement uithalen. Onder de voorwaarde dat we dit rendement er ook in stoppen. Nu en dan heb ik de indruk dat we als griffiers niet helemaal beseffen wat we met onze website in huis hebben. In potentie bevat deze alles wat je als griffier maar wilt weten en kun je er al je opvattingen op kwijt.
Trouwens, wie je ook spreekt, bijna iedereen zegt (soms zelfs met enig schuldgevoel) dat de website wel bekend is, maar dat hij of zij hem wel gebuikt om in voorkomende gevallen informatie te halen. Maar dat men er niet aan toe komt om er ook informatie in te stoppen.

Allemaal even meedoen

Het zou dan ook mooi zijn als alle griffiers in de komende, relatief rustige weken pakweg anderhalf uur zouden willen besteden aan het volgende:
a. nadenken over de vraag “Aan welke van mijn (talloze) documenten zouden ook de collega’s iets kunnen hebben?”
b. deze documenten vervolgens mailen naar griffiers@nicis.nl.
Want het vullen van de website en de kennisbank met informatie is iets wat we met ons allen moeten doen.

Hou je van dispuut?

Niet alle collega’s houden van onderlinge discussie. Maar voor degenen die wel graag de degens kruisen zijn er fora en discussierubrieken.
O ja, voor die enkeling die dat nog niet wist: het adres van onze website is www.griffiers.nl. Gewoon even aan je favorieten toevoegen.

Krijn van der Heijden,
Raadsgriffier van Zutphen.