Column: Elektronische communicatie

De afgelopen jaren nam de elektronische communicatie sterk toe. We maken er als overheden allemaal gebruik van. Toch is, met de Algemene wet bestuursrecht in de hand, soms enige voorzichtigheid geboden.

Beschrijving

Toen ik in 1970 in mijn eerste gemeente aan de slag ging, stond er in een onderaards gewelf een stencilmachine met een handslinger. Een paar jaar later werd de eerste kopieermachine binnengerold. Bijna veertig jaar later maken we gebruik van elektronische media waar ik destijds niet over kon dromen. De overheidscommunicatie is sindsdien disproportioneel toegenomen. Maar is zij ook eenvoudiger geworden?

Kennelijke bereikbaarheid
Zo’n tien jaar geleden kregen de eerste ambtenaren e-mail ter beschikking. Maar pas sinds 2004 mogen we als gemeenten, provincies en waterschappen officieel elektronisch communiceren met onze burgers. Daarvoor is een Afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht opgenomen. Elektronisch wil dan zeggen per e-mail, per fax of zelfs per cd-rom of USB-stick. De wet zegt dat elektronisch verkeer tussen bestuursorganen en burgers slechts aanvaardbaar is "voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is". Dat betekent een forse beperking.
Voor verzending van elektronische berichten door de gemeente (artikel 2:14) betekent dit dat je de mededeling moet hebben van de burger aan wie je het bericht stuurt dat hij per e-mail bereikbaar is. Daar moet je je dus van overtuigen, al is niet helemaal duidelijk wat er onder 'kenbaar maken' wordt verstaan. Voor ontvangst van elektronische berichten door de gemeente (artikel 2:15) geldt hetzelfde. Dat kan alleen als de gemeente kenbaar heeft gemaakt dat de elektronische weg voor de burger geopend is. Daarvoor moeten er organisatorische maatregelen worden getroffen, terwijl de gemeente ook 'nadere eisen' kan stellen en bekend kan maken. Zoals bijvoorbeeld een bepaald e-mailadres of een verplicht, eventueel elektronisch formulier.
Als je dit zo leest is er eigenlijk geen andere conclusie mogelijk, dan dat we strikt formeel gezien met ons allen de wet op grote schaal overtreden. In de drukte van alledag e-mailen we dat het een lieve lust is. We maken ons er niet druk over of de klant onze e-mail wel wil ontvangen. Of andersom, of wij als overheid de e-mail wel in ontvangst kunnen nemen. En wat mij betreft gaan we daar ook gewoon mee door, want het elektronische verkeer is een ontwikkeling die niet meer te negeren is.

Voorzichtigheid geboden
Wij als griffiers ontvangen regelmatig e-mails van burgers die met de raad te maken hebben. Soms is daarbij voorzichtigheid geboden. Het hangt er maar van af om wat voor bericht het gaat. Dagelijkse dingen zoals afspraken maken, informatie verstrekken, uitwisseling van feiten, dat loopt niet zo'n vaart. Niemand die daarom maalt.
Anders wordt het als er een juridisch tintje aan een e-mail zit. Bijvoorbeeld een aanvraag voor een beschikking, een zienswijze of een bezwaarschrift. Voor zulke elektronische berichten zal aan de letter van de Awb voldaan moeten worden. Gemeenten die niet kenbaar hebben gemaakt dat de elektronische weg geopend is, doen er verstandig aan om dergelijke e-mail niet in behandeling te nemen. Anders zou een rechter later wellicht kunnen spreken van gewekte verwachtingen bij de afzender. Als de gemeente e-mailberichten, tegen de wet in doorgaans in behandeling neemt, dan mocht de afzender er in redelijkheid van uitgaan dat ook deze e-mail wel behandeld zou worden.

Elektronische bekendmaking
De ontwikkelingen staan niet stil. De wetgever heeft ingezien dat ook elektronische acties vanuit de overheid onvermijdelijk worden. De Eerste Kamer stemde onlangs in met een Wet elektronische bekendmaking.
Bekendmakingen door het Rijk moeten voortaan elektronisch gebeuren. Lagere overheden kunnen daarvoor kiezen, naast publicatie in de krant of het bekende huis-aan-huisblad. Voor de publicatie van onze raads- en commissieagenda’s is dit relevant.
Gemeenten, provincies en waterschappen worden, waarschijnlijk vanaf 2010, verplicht om al hun algemeen verbindende voorschriften, verordeningen dus, in geconsolideerde vorm beschikbaar te stellen via de elektronische weg. Ook daar kunnen we als griffiers mee te maken krijgen.
Voor mij was de toename van het aantal rondstuurmoties van andere gemeenten (zie het Weblog op deze site) aanleiding om intern nog eens de afspraken na te lopen die er in de loop der tijd zijn gemaakt over hoe we met elektronische berichten omgaan. Ze bleken aan vernieuwing toe te zijn.

Krijn van der Heijden,

Raadsgriffier Zutphen