Van Kamminga naar Cornielje: sollicitatieprocedures
Op zoek naar een nieuwe voorzitter.
Beschrijving
Op 5 oktober 2004 maakte de heer J. Kamminga, Commissaris van de Koningin in Gelderland, officieel bekend dat hij per 1 januari 2005 het ambt zou verruilen voor het voorzitterschap van FME. Het betekende voor ons de start van een hectische, maar ook leerzame periode, eindigend in het Koninklijk Besluit van 18 mei 2005, om de heer C. Cornielje per 31 augustus 2005 te benoemen tot de nieuwe CvdK van Gelderland.
Achteraf kunnen we constateren dat de procedure in Gelderland prima is verlopen: er zijn geen namen gelekt, de vertrouwenscommissie kwam tot een unaniem voorstel en de pers had het nakijken. Vanzelfsprekend is dit echter niet: de procedures waarin het mis gaat en mensen worden beschadigd door voortijdig lekken zijn al lang niet meer op de vingers van één hand te tellen. Op dit vlak heeft Gelderland de nodige pijnlijke ervaring opgedaan. Hieronder delen wij graag onze aanpak en ervaringen, mogelijk kunnen ook anderen daar hun voordeel mee doen.
Contact met ministerie van Binnenlandse Zaken
(BZK)
Als een van de eerste stappen namen wij contact op met het
ministerie over de te volgen procedure. Ook daarna is voortdurend,
veelal telefonisch, overleg gevoerd, onder meer om er voor te
zorgen dat de Verordening op de Vertrouwenscommissie voldeed aan de
eisen die de minister daar aan stelt. Het contact met BZK is zeker
voor de griffier van groot belang (feedback) geweest. Ook werden
afspraken gemaakt over een informatiepakket voor sollicitanten. In
het voortraject is het tevens van belang om goede afspraken te
maken over de rollen in het proces: wnd. CvdK, wnd. voorzitter PS,
en griffier.
Tip: investeer in een goed persoonlijk contact met het kabinet
van BZK.
Vertrouwenscommissie
Op 26 januari stelden PS de vertrouwenscommissie (VC) in door de
verordening vast te stellen en de leden te benoemen. De VC bestond
uit alle negen fractievoorzitters, en verder een GS-lid (tevens
plv. CvdK) met adviserende stem en de griffier als secretaris. Ook
de algemeen directeur maakte deel uit van de VC, hoewel dit niet
meteen vanzelfsprekend was. Uitgangspunt was dat de nieuwe CvdK
zonder weerstand een optimale start moest kunnen maken. Dan is het
logisch dat het hoofd van het ambtenarenapparaat, die in de
praktijk dagelijks contact heeft met de CvdK, ook aan tafel zit. Op
basis van gelijkwaardigheid en met veel draagvlak ging de VC
vervolgens aan de slag.
Tip: zorg dat politiek, bestuur en ambtenaren vertegenwoordigd
zijn in de VC.
Profielschets
Ten behoeve van de opstelling van een profielschets werd op de
internetsite van de provincie en op de maandelijkse provinciepagina
in de huis aan huisbladen een enquête uitgezet, waarop wij ruim
1000 reacties mochten ontvangen. De vragenlijst stond op de
maandelijke provinciale pagina in de huis-aan-huisbladen, in ons
tweewekelijkse magazine Gld. Extern en op www.gelderland.nl. Ook
aan de fracties in Provinciale Staten werd gevraagd wat zij van
belang vonden. Uit de reacties kwam een aantal elementen voor de
profielschets nadrukkelijk naar voren. Opvallend in dit proces was
dat de media de totstandkoming nauwlettend en betrokken volgde. Op
23 februari 2005 konden PS de profielschets, helaas een maand later
dan gepland, overhandigen aan de minister van BZK . Direct na
afloop van de profielschetsvergadering vond een eerste gesprek
plaats tussen de minister en de VC. Een tweede gesprek vond ruim
een maand later plaats in Den Haag, waarin de minister met de VC de
lijst van sollicitanten doornam.
Tip: betrek fracties, GS en inwoners bij de
profielschets.
Training Vertrouwenscommissie
Het voeren van selectiegesprekken was voor de meeste leden van de
Vertrouwenscommsisie geen dagelijkse kost. Om tot een goede
voorbereiding te komen besloten wij daarom een adviesbureau in te
schakelen. Verschillende bureaus hadden zich overigens al spontaan
gemeld. Aan twee bureaus vroegen we offerte. De aanbiedingen lagen
beide rond € 8500 (excl. BTW). Op ons aanbod van maximaal € 5000
haakte één bureau af, het andere paste de offerte aan door een
extra trainer te schrappen en kreeg alsnog de opdracht.
De trainingsdag in januari 2005 was nuttig. Met name voor het op
één lijn komen van de leden van de VC, het aanbrengen van structuur
en het onderkennen van valkuilen in de selectiegesprekken. De
aangereikte map interviewtechniek, gebaseerd op de STAR-methode,
voldeed, maar had qua inhoud geactualiseerd kunnen zijn. De op
verzoek van de VC bijgeleverde voorbeeldvragen bij een zestal
onderdelen van de profielschets waren echter zeer concreet en
uitermate waardevol. Voor de invulling van een tweede ronde kregen
we slechts als advies mee: doe iets informeels, bijvoorbeeld een
stukje wandelen. Daar hebben we zelf een nadere invulling voor
gevonden (zie onder Gesprekken met kandidaten), die ons uitstekend
bevallen is. Aansluitend aan de training is de VC samen gaan eten.
Een aanrader: opgedane ervaringen werden uitgewisseld en de
verstandhouding binnen de VC werd er verder mee versterkt.
Tip: onderhandel stevig met de adviesbureaus en stel hoge
inhoudelijke eisen.
Locaties en uitnodiging
Het vinden van een geschikte locatie voor gesprekken met kandidaten
is een uitdaging op zich. Wij zijn zelf op onderzoek uitgegaan en
vonden geschikte, voor ronde 1 en 2 verschillende, locaties. Op
directieniveau bespraken wij het belang van zorgvuldigheid. Ons
werd verzekerd dat er vooralsnog geen aan Gelderland gelieerde
instelling op dezelfde dag op dezelfde locatie zou vergaderen.
Geboekt werd onder de naam van een stichting. Alleen de voorzitter
en de secretaris van de vertrouwenscommissie kenden de locatie; de
taxibus met leden van de VC kreeg pas onderweg de bestemming te
horen. Voor de eerste ronde werden de kandidaten door de griffier
in eerste instantie telefonisch benaderd. Hij moest hierbij soms
een drempel overwinnen bij secretaresses of partners. “Ik kan u
niet zeggen waarom ik bel, maar dat wordt mevrouw of meneer binnen
een minuut duidelijk” zorgde ervoor dat de afspraken allemaal
konden worden gemaakt. Kandidaten proberen informatie te vergaren
met vragen als: "Is het ver rijden? Zijn er veel
kandidaten?". Vanzelfsprekend mochten deze vragen gesteld
worden, alleen kregen ze er geen antwoord op. De uitnodiging werd
vervolgens per brief bevestigd, waarbij een routebeschrijving en
een declaratieformulier werden gevoegd. Een en ander werd door de
griffier zelf vanuit zijn huis gedaan.
Tip: alleen voorzitter en secretaris kennen de
gesprekslocaties.
Gesprekken met kandidaten
Voor elke kandidaat werd 1½ uur voor het gesprek ingepland, en
tussen de kandidaten een uur. Dit betekende dat er voldoende
momenten van ontspanning waren, er ruimte was voor onderlinge
afstemming en de kans dat kandidaten elkaar tegen zouden komen werd
beperkt. Aandachtspunt is de volgorde van de kandidaten. Het is van
belang om bij de planning te betrekken of de kandidaat afkomstig is
uit openbaar bestuur, bedrijfsleven. De VC was de avond vóór de
gesprekken al op de plaats van bestemming. Een aantal
“vanzelfsprekende” afspraken werd gemaakt: mobiele telefoons uit,
wandelen achter het hotel, geen gesprek vooraf of erna met de
sollicitant, eventuele bekenden op de locatie negeren. Vervolgens
werden de gesprekken voorbereid. De gesprekken vonden plaats
volgens een vastomlijnde patroon. Ronde 1 bestond uit drie delen
met als eerste standaardvraag: "Waarom Gelderland?"
Daarna werden de zes onderdelen van de profielschets besproken, in
groepjes van drie. Dit nam een half uur in beslag. Van tevoren was
afgesproken wie zou beginnen en wie zou doorvragen. Vervolgens was
er een vrije ronde van een half uur. In het laatste kwartier kreeg
de kandidaat de gelegenheid vragen te stellen. Het slotwoord was
voor de voorzitter die de kandidaat vroeg hoe hij het gesprek had
ervaren. Deze afsluiting was belangrijk voor het vervolg, met name
bij een afwijzing. Na elke kandidaat werd het scoreformulier
persoonlijk door de VC-leden ingevuld. Na elke kandidaat leidde dit
tot een totaal-scoreformulier, dat meteen werd besproken. Een
dergelijk formulier is noodzakelijk bij de bepaling of een
kandidaat al dan niet naar ronde 2 gaat. Een beperkt aantal
kandidaten nodigden wij uit voor een tweede ronde. Daarin werd het
eerste half uur benut om een aantal zaken/onduidelijkheden uit het
eerste gesprek uit te diepen en te verhelderen. Daarna werd de
kandidaten gevraagd om twee presentaties te houden, waarbij hij kon
kiezen uit de volgende drie onderwerpen:
- Werkbezoek (aan gemeente): invulling eigen rol
- Communicatie: hoe breng je als CvdK/portefeuillehouder de provincie dichterbij de burger
- Bestuurscrisis: hoe te handelen.
Ten slotte werd in informele setting een hapje en drankje
genuttigd, waarbij wij observeerden in hoeverre de kandidaat zich
voegde in het gezelschap. Met wie werd wel en niet gesproken, in
hoeverre was er oprechte aandacht etc. Daarna sloot de voorzitter
af.
Tip: zorg dat ronde 2 een verdieping is van de eerste
ronde.
Besloten vergadering
Op maandag 25 april, rond middernacht, waren we eruit. Alles werd
nu in gang gezet om op woensdag 27 april de besloten vergadering te
houden. Het Reglement van Orde vormde daarvoor nog wel een hobbel,
omdat het voorschrijft dat een vergadering van PS minimaal tien
dagen van tevoren moet worden aangekondigd. Wij hebben dit opgelost
door ruim van tevoren de Statenleden te berichten rekening te
houden met een besloten vergadering op een van de komende
woensdagen. Door de termijn naar de PS-vergadering zo kort te
houden, kon het risico op voortijdig bekend worden van de
kandidaten worden beperkt. Om de uitnodiging en agenda van de
PS-vergadering bij de leden van PS te bezorgen, werd een
koeriersdienst ingeschakeld. In de uitnodiging benadrukten we
nogmaals de geheimhoudingsplicht. Tijdens de besloten vergadering
werden de toegangswegen naar de Statenzaal afgeschermd, zodat na
aanvang niemand er nog in of uit kon.De besloten vergadering werd
zonder geluidsversterking gehouden en begon met een weergave van de
bevindingen van de vertrouwenscommissie door de voorzitter. Na
anderhalf uur kon de besloten vergadering worden gesloten en kon
direct een persbericht worden uitgegeven.
Tip: kondig de mogelijkheid van een besloten vergadering ruim
op tijd aan.
Wij gingen vervolgens met de voordracht naar het ministerie van BZK en met bloemen naar de heer Cornielje. In de auto werden we veelvuldig gebeld door regionale en landelijke media die toch met enige spijt moesten erkennen dat ze slechts via het reguliere kanaal hadden gehoord van de voordracht van PS. En heel even kwam bij ons de gedachte naar boven: "De amateurs verslaan de professionals"!
Harry de Vries, voorzitter Vertrouwenscommissie (06-53177197/h.de.vries1@ps.gelderland.nl)
Bob Roelofs, secretaris Vertrouwenscommissie (06-50273537/b.roelofs@prv.gelderland.nl)