VRAAG: Zijn de besluiten van de raad wel of niet geldig als de griffier ter vergadering niet aanwezig was?

Zijn de besluiten van de raad wel of niet geldig als de griffier ter vergadering niet aanwezig was? En wat te doen? De situatie is deze: Tijdens de raadsvergadering van 24 september was ik ziek. Ook mijn plaatsvervanger was ziek. Naast de burgemeester zat de griffiemedewerkster en notuliste van de vergadering. De burgemeester heeft niet aan de raad voorgesteld om haar als plaatsvervanger te benoemen. De raad kwam zelf ook niet op dat idee. Ik heb de band afgeluisterd, en er is echt niets dat ik zou kunnen interpreteren als een benoemingsbesluit. Mijn eerste vraag is: Zijn de besluiten niet geldig of alleen maar vatbaar voor vernietiging als iemand zo slim en slechtwillend is om ze voor vernietiging voor te dragen? (er zijn geen politiek omstreden besluiten genomen, maar wel zijn 5 verordeningen vastgesteld, er is een raadslid benoemd, en 2 kleine wijzigingen in een bestemmingsplan. Is het voldoende om tijdens de volgende raadsvergadering de besluiten opnieuw te nemen of moet er meer gebeuren? Mijn tweede vraag: Volstaat het om met terugwerkende kracht de betreffende griffiemedewerkster te benoemen als plaatsvervangend griffier? Worden dan al de niet correct genomen besluiten alsnog helemaal in orde? (Gemeente Nederbetuwe heeft op 30 oktober 2006 met terugwerkende kracht tot 1 september 2006 een plaatsvervangend griffier benoemd.)

Antwoord

De bepaling in de gemeentewet dat de griffier aanwezig is in de raadsvergadering heeft de strekking dat de griffier het recht heeft om aanwezig te zijn. Het is geen constitutief vereiste voor het nemen van een rechtsgeldig besluit. Daarvoor geldt alleen het vereiste van het quorum van raadsleden dat aanwezig is zoals dat blijkt uit de presentielijst. De griffier kan nog steeds tekenen als hij zich op een andere wijze dan door lijfelijke aanwezigheid ervan heeft overtuigd dat het besluit genomen is, bijvoorbeeld door een geluidopname te beluisteren of zich door anderen hierover te laten informeren. Datzelfde geldt voor de aanwezigheid van de plaatsvervangend griffier als de griffier er niet is. Dit neemt overigens niet weg dat het verstandig is te voorzien in meer dan een plaatsvervanger. Dat geldt ook voor de voorzitter. Het achteraf benoemen van een plaatsvervanger lijkt mij dus overdone.

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen het aanwezig zijn van de griffier tijdens de raadsvergadering en het nemen van rechtsgeldige besluiten. In ieder geval is het zo dat conform de Gemeentewet (artikel 107b) en in aansluiting daarop de instructie van de griffier uitgaat van zijn of haar aanwezigheid tijdens de raadsvergadering. Dit laatste is van belang omdat de griffier mede-ondertekent (artikel 32 a Gemeentewet). Dus moet weten wat er besloten is tijdens de vergadering.

Nu was de vervanging van de griffier niet geregeld voor een 2e waarnemer. Door zijn aanwezigheid is wel stilzwijgend akkoord gegaan met de vervanging, wellicht al door vermelding bij aanvang van de raadsvergadering dat de griffier wegens ziekte verhinderd is. Ik vind dat daar in voldoende aanleiding kan worden gevonden de waarnemend griffier alsnog (rechtmatig) te benoemen in ieder geval voor de in geding zijnde raadsvergadering.

Art. 107b Gemeentewet bepaalt dat de griffier in de vergadering van de raad aanwezig is. Deze bepaling is in de wet opgenomen, gelet op het bepaalde in art. 32a Gemeentewet: "De stukken die van de raad uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de griffier medeondertekend".

Het lijkt mij duidelijk dat voor de rechtsgeldigheid van raadsbesluiten de handtekening van de burgemeester (of bij diens afwezigheid die van de plv. raadsvoorzitter) èn van de griffier onder de betreffende brieven vereist is. Over de gevolgen voor de rechtsgeldigheid van raadsbesluiten, indien de griffier ter vergadering afwezig is, regelt de wet echter niets.

Nietigheid van de bij afwezigheid van de griffier genomen raadsbesluiten lijkt mij wel zeer vergaand. En ook een eventueel beroep op vernietigbaarheid lijkt mij niet erg kansrijk bij de rechter. Ik wijs ten slotte nog op art. 107d, eerste lid van de Gemeentewet: de raad "regelt" de vervanging van de griffier. Deze formulering biedt de raad m.i. de nodige ruimte, ook om achteraf iets 'recht te breien'.

Regelen is tenslotte iets anders dan benoemen.