Vakwerkgroep opgericht

Verslag van de 1e bijeenkomst van de vakwerkgroep Raadscommunicatie.

Beschrijving

Op 8 maart 2005 was er een startbijeenkomst in Almere. Zo'n 70 communicatiemedewerkers, werkzaam bij gemeenten en provincies, ontmoetten elkaar om te praten over hoe deze speciale loot aan de communicatieboom optimaal tot bloei te laten komen.

Wat wil je met je vak?

Griffier van Almere, Jan Dirk Pruim, heet de aanwezigen welkom in Almere: een stad met een heel eigen problematiek en bijbehorende uitdagingen. De stad maakt een spectaculaire groei door. Het is voor de gemeente Almere een grote opgave voorzieningen, sociale cohesie en cultureel leven op peil te houden. Bovendien zijn burgers erg geneigd problemen op het bordje van de gemeente te leggen. In Almere kan veel, niet alles is dichtgetimmerd en het bestuur gaat het experiment niet uit de weg. Vandaar een wekelijkse politieke markt, waar burgers en politici elkaar in de wandelgangen treffen en burgers kunnen kiezen welk onderwerp voor hen relevant is.Van het begrip duaal moeten we maar eens af, vindt Jan Dirk Pruim, dat is niet meer dan een woord. Het gaat erom dat er een bepaalde cultuur ontstaat met als doel het verbeteren van de lokale democratie. Een goede communicatie is daarbij essentieel. Zeker omdat de raad als geheel een duidelijker gezicht naar buiten toe moet krijgen nu de raadsleden door hun controlerende taak een andere positie ten opzichte van het college innemen. De raad is nog steeds een soort lekenbestuur, waar echter wel steeds meer kwaliteit van gevraagd wordt. Een sterke griffie is een belangrijk instrument om de raad te ondersteunen. Daarom is het oprichten van een vakgroep die zich met overheidscommunicatie bezighoudt een goed idee. Jan Dirk Pruim geeft de vakgroep mee vooral het doel voor ogen te houden: wat wil je met je vak? Richt op het doel, niet op de koers.

Kennis delen

Vivian Vijn is communicatieadviseur bij de raadsgriffie van de Gemeente Almere en één van de initiatiefneemsters van de vakgroep. Zij licht het ontstaan van het initiatief toe.

De communicatieadviseurs van de 100.000+-gemeenten zochten elkaar al regelmatig op om te praten over de praktijk. Van daaruit is het idee voor de vakgroep ontstaan onder de vlag van de VVO, omdat er dan ook ondersteuning is. Het is de bedoeling vooral de kennis te delen en het vak verder te professionaliseren. Zeker nu de verkiezingen eraan komen is het goed om na te denken over hoe de basisdienstverlening eruit moet zien.

Een aantal do's en dont's: zorg dat de basis op orde is, ga ook in op kleine vragen van raadsleden, wees pro-actief, sluit aan bij de bestaande cultuur en ga vooral het experiment niet uit de weg. De dont's: zie het vak niet te smal, het is meer dan alleen communicatie, laat de uitvoering aan anderen over en stem niet alles af met de raad. Laat zien wat je waard bent en dan hoor je vanzelf of dat de wenselijke ondersteuning is.

Den Haag versus lokale politiek

Jos Jochemsen is hoofd Voorlichting van de Tweede Kamer en heeft al jarenlang ervaring met het duale stelsel. Er is echter een essentieel verschil tussen Den Haag en de lokale politiek. In Den Haag heeft bijvoorbeeld iedere fractie eigen voorlichters en hebben de fractievoorzitters een eigen woordvoerder. De rest van de kamerleden zijn, wat communicatie betreft, op zichzelf aangewezen. Daarnaast lopen er permanent zo'n 430 journalisten rond en worden er dagelijks 1700 dagpassen uitgegeven. De druk is dus groot.

De stafdienst Voorlichting legt de link tussen Tweede Kamer en publiek. De site – tweedekamer.nl – speelt daar een belangrijke rol in. De belangrijkste doelstelling van de voorlichters is publiek in te lichten over het werk in de Tweede Kamer. Inmiddels is daar een doelstelling bijgekomen: burgers in staat te stellen mee te praten en initiatieven te ontwikkelen.

De Tweede Kamer is een politiek krachtenveld met een onafhankelijke voorzitter. Dat is een essentieel verschil met de lokale politiek. Hoe ver reikt echter het mandaat van die voorzitter? Dat is een interessante discussie die momenteel volop gevoerd wordt. Daarnaast wordt er hard gewerkt aan het voor burgers toegankelijk maken van informatie. Bijvoorbeeld door middel van het project E-Parlement dat informatiebronnen bundelt en van waaruit vraaggestuurd gewerkt kan worden.

Vragen en reacties

De site van de Tweede Kamer is nogal ontoegankelijk? Waarom is dat zo?

Jochemsen: Eigenlijk is de site voortdurend onder constructie omdat de ontwikkelingen zo enorm snel gaan. Bij het inrichten van de site is ervoor gekozen de site een spiegelbeeld te laten zijn van het intranet; achteraf gezien niet zo slim. De dienst voorlichting is de inspanningsverplichting aan gegaan een en ander te verbeteren. De ervaring leert echter dat beeldvorming rond politiek erg moeilijk te beïnvloeden en te sturen is.

Wordt de werkwijze van de politiek actief beïnvloed?

Lastig. Na Fortuyn is er behoefte aan politieke vernieuwing. De vertegenwoordiging van minderheidsstandpunten bijvoorbeeld, is nu geregeld, maar het blijft toch vooral een kwestie van cultuur. Er bestaan vele vooroordelen over kamerwerk: veel verdienen, weinig werken, veel recessen. Dat verhaal klopt niet. Jochemsen probeert dat beeld zoveel mogelijk te corrigeren.

Is er afstemming met de collega's bij de departementen?

Dat kan niet. De voorlichting van de kamer staat los van die van de departementen. Er is geen overleg.

Panel- en zaaldiscussie rond stellingen over de duale communicatiepraktijk

Na de pauze wordt de zaal gevraagd te reageren op scherpe stellingen over de duale communicatiepraktijk. Aan de hand van een aantal stellingen wordt de discussie aangezwengeld. Door het opsteken van rode of groene briefjes laat de zaal zien of men het eens of oneens met de stelling is.

Deelnemers van het panel: Jos Jochemsen (hoofd Voorlichting Tweede Kamer), Rinda den Besten (fractievoorzitter PvdA gemeente Utrecht, Communicatiekundige en adviseur bij De Beuk), Joost Eskens (docent Hanzehogeschool Groningen, opleiding communicatie, afstudeerprofiel overheidscommunicatie).

Gespreksleider: Peter Pels, woordvoerder burgemeester Annemarie Jorritsma en Arie-Willem Bijl, wethouder Almere.

Stelling 1:

Communicatieadviseurs van raad/staten moeten hun eigen speelveld en opdrachtgeverschap bepalen, want de raad/staten als geheel kan niet als opdrachtgever fungeren.

Rood / groen is aardig verdeeld. Rinda den Besten vraagt zich af hoe de raad als geheel opdrachtgever zou kunnen zijn. Dé raad bestaat immers niet, zelfs het college als geheel niet. Raad en college bestaan uit mensen met eigen politieke overwegingen en kan dus geen opdrachtgever zijn. Als communicatieadviseur moet je naast de raad staan en begeleiden in wat wel en wat niet kan. De raad als geheel heeft wel strategisch advies nodig voor het beeld naar buiten toe. In Utrecht houdt een klein clubje uit de gemeenteraad, met een gezamenlijke verantwoordelijkheid, zich bezig met zaken als opkomst, imago en dualisme. Na iedere raadsvergadering volgt een persbericht. Ook worden er gesprekken met de pers georganiseerd.

Stelling 2:

Communicatieadviseurs mogen raad/staten op alle mogelijke manieren ondersteunen, zodat een volksvertegenwoordiger een politiek doel kan bereiken.

Het publiek reageert ook verdeeld op deze stelling. Iemand uit de zaal zegt dat ze in de discussie gemist heeft dat een raadslid een volksvertegenwoordiger is die naar de achterban moet luisteren en moet raadplegen. Dat vereist meer dan een website of folder. Communicatie is tweerichtingsverkeer.

Vivian Vijn beaamt dat. In Almere wordt binnenkort een 'buitenmarkt' georganiseerd zodat de politiek naar de burger komt in plaats van andersom. De griffie maakt daarvoor de kaders, de raad moet het plan echter verder zelf invullen. Het blijft echter door elkaar lopen, wanneer ben je bezig met ondersteuning en wanneer ben je met inhoud bezig?

Joost Eskens is het niet eens met de stelling. De raad als geheel bestaat wel degelijk. Ondersteuning kan heel goed in algemene zaken, maar daar moet het wel bij blijven.

Rinda den Besten zegt dat er een wereld te winnen valt als het gaat om eenheid van de raad. Maar politiek gezien is de raad geen eenheid en moet dat ook niet zijn, dat moet je als communicatieadviseur ook niet willen uitstralen.

Vanuit de zaal zegt iemand dat het doel publiek is en niet politiek. Je moet als communicatieadviseur juist de verschillen benadrukken: er valt wat te kiezen. Dat is de boodschap. Het uiteindelijke doel is het dienen van de democratie.

Jos Jochemsen zegt dat er in de Tweede Kamer themagroepen zijn ingesteld, van daaruit wordt bekeken hoe je als volksvertegenwoordiger contact met de burger houdt. Er worden werkbezoeken, hoorzittingen en ronde tafelgesprekken georganiseerd. En er zijn overleggen in de regio, dat is niet efficiënt maar qua communicatie wezenlijk.

Vanuit de zaal merkt iemand op dat het wel sympathieke middelen zijn, maar dat het erom gaat het vertrouwen in de politiek te herstellen. Dat is de kern. Als de burger de politiek niet ziet zitten en dan zijn die middelen niet toereikend. Bovendien is er verschil tussen de adviserende rol van de communicatieadviseur en de meer PR-gerichte rol van de voorlichter.

Vivian Vijn zegt dat politici het vertrouwen moeten zien te herstellen, niet de communicatieadviseurs. Jos Jochemsen: het kan wel, maar dan moet de adviseur in dienst zijn van de partij en niet van de Kamer of gemeente. Rinda den Besten vindt het een hellend vlak: niet doen dus. Je kunt nooit alle fracties dienen, dat is een valkuil. Je moet de politieke verschillen naar buiten toe duidelijk maken. Joost Eskens vindt het uitstekend dat geprobeerd wordt de raad ' naar buiten te duwen'. Organiseer bijvoorbeeld politieke cafés, ook daar zullen de verschillen zichtbaar worden. Vanuit de zaal merkt iemand op dat er een verschil is tussen politiek en overheid. Als communicatieadviseur heb je wel degelijk een rol als het gaat om de overheid. Het politieke doel zichtbaar maken is echter een taak van de fracties.

Stelling 3:

Het 'uit de wind houden' van het college is de tweede natuur van iedere concernafdeling communicatie en daarom kunnen zij de communicatieve belangen van de raad nooit goed behartigen.

De kleur groen overheerst. Communicatie is een vak, zegt iemand. Je bent niet college of raadsafhankelijk maar bent gewoon adviseur. Als belangen strijdig met elkaar zijn, kan een collega het overnemen. Moet je dan wel hebben, reageert iemand anders laconiek. Ik werk alleen en dan? Hoe reageert het college als je steeds van pet wisselt tussen raad en college?

Het is het verschil tussen de rekkelijken en de preciezen, zegt de griffier uit Rijswijk die het oneens is met de stelling. In Rijswijk wordt de pers bediend door de communicatiemensen.

Rinda den Besten vindt dat je professioneel genoeg moet kunnen zijn om de rollen te scheiden. Je moet ze ook niet willen scheiden, dat is veel te verwarrend. Met de komst van het dualisme is er veel meer discussie rond de koers, wetgeving en agendering en wordt het werk steeds gevoeliger. Het werk kan ook verdeeld worden, een adviseur voor de raad, de ander voor college. In kleine gemeenten zou de griffie een creatievere rol kunnen spelen.

Vanuit de zaal merkt iemand op dat als het over strategie gaat, je geen twee petten kunt dragen. Bij eenvoudiger dingen kan dat wel degelijk. Je moet dan vooral facilitair bezig zijn.

Vivian Vijn zegt dat als het om spannende onderwerpen gaat, zijn gescheiden rollen erg handig. In Almere worden bijvoorbeeld persberichten en woordvoering voor de raad door de griffie gedaan. Als je beide bestuursorganen moet bedienen dan krijg je juist bij onderwerpen waar de rolscheiding tussen college en raad duidelijk wordt een loyaliteitsprobleem.

Stelling 4:

Communicatie voor de raad/staten is wezenlijk verschillend van andere vormen van communicatie en vereist daarom ook op opleidingsniveau specifieke aandacht.

De kleur groen overheerst. Joost Eskens zegt dat er in de opleiding geen speciale aandacht voor dit deel van het vak is. Allen in het 4e jaar wordt het aangeboden en zo'n 50 studenten hebben daar belangstelling voor. Maar dat is waarschijnlijk vooral vanwege de leuke uitstapjes naar Brussel en zo…Waarom zou je het dan in stand houden, wil iemand uit de zaal weten. Omdat het toch een belangrijke variant is, vindt Eskens. Hoe om te gaan met de klassieke spanning in het speelveld van het openbaar bestuur. Leren hoe het politieke spel te spelen. Joost Eskens is het eens met de stelling. Rinda den Besten vindt het absurd dat er zo weinig aandacht is, alleen al daarom is deze vakgroep hard nodig. Rijks- en provincieambtenaren zitten vaak in een spagaat. Wat is het politieke bedrijf? Wat is dualisme? Jos Jochemsen beaamt dat: overheidscommunicatie is een ondergeschoven kindje en aandacht – zeker ook voor het dualisme – is hard nodig.

Stelling 5:

Raads- en statencommunicatie moet er vooral op gericht zijn de verschillen binnen de raad/staten zichtbaarder te maken.

Rood en groen zijn ongeveer gelijk verdeeld. Vanuit de zaal wordt gezegd dat dit ongeveer dezelfde discussie is: het bestuursorgaan als geheel is het ankerpunt.

Stelling 6:

De interne communicatie over de procedures van de raad/staten is een zaak van de (gemeente)secretaris en niet van de griffie.

Interessant: de griffies steken rood op. Het is een zaak van de griffies om procedures naar buiten toe duidelijk te maken. De gemeentesecretaris moet de raad voldoende toerusten.

Peter Pels vindt dat bij de invoering van het dualisme de ambtenaren vergeten zijn. Dat is ook zo bij het rijk, zegt Jos Jochemsen. Hij moest met twee ministeries in de clinch om beleidsambtenaren naar de kamer te krijgen. Vivian Vijn: je moet veel investeren in de ontwikkeling van politieke gevoeligheid van de ambtenaren. Goede raadsvoorstellen schrijven bijvoorbeeld: wat krijgt de raad als je ja zegt, wat kost dat, wat zijn de andere keuzes en de consequenties? Een raadslid is een leek, een gekozen burger. Ambtenaren moeten dat beseffen. Rinda den Besten traint gemeenteraden bij De Beuk. Daaruit blijkt keer op keer dat het dualisme onbekend is bij de ambtenaren. In Utrecht is de griffie streng: als een raadsvoorstel ook maar enigszins onduidelijk is, wordt het teruggestuurd waarbij dan wel wordt uitgelegd waarom het wordt teruggestuurd.

De griffie en de gemeentelijke organisatie kunnen best samen optrekken, stelt Michiel Zijlstra uit Groningen. In Groningen is er een tournee langs de verschillende diensten geweest door burgemeester, gemeentesecretaris en griffier om het dualisme uit te leggen. Iemand anders vindt dat wethouders ambtenaren vaak op het verkeerde been zetten door te klagen over het dualisme.

In Almere is er een cursus beter bestuurlijk schrijven geweest, speciaal voor alle beleidsambtenaren die raadsvoorstellen schrijven. Daarin komt aan bod wat het verschil is om voor het college of voor de raad te schrijven.

Stelling 7:

Als communicatieadviseur van de raad/staten ben je alleen maar doorgeefluik; je kunt hooguit adviseren over de te gebruiken communicatiemiddelen.

Deze stelling levert veel rood op. Als je alleen doorgeefluik zou zijn, gebeurt er erg weinig, concludeert iemand.

Hiermee sluit Vivian Vijn deze eerste bijeenkomst af.