Raadsdocumenten Emmen gemakkelijk vindbaar
Op 28 november lanceerde de gemeente Emmen de nieuwe website van de gemeenteraad. De nieuwe website gebruikt moderne internettechnologie. Alle commissie- en raadsstukken zijn op de website toegankelijk.
Beschrijving
Het is bijzonder dat de gemeente erin is geslaagd de gegevens uit het Corsa-systeem geautomatiseerd op de site zichtbaar te krijgen. Het Corsa-systeem is een systeem waarmee raads- en commissiestukken worden geregistreerd. Het internetbedrijf GemeenteOplossingen uit Groningen tekende voor de uitvoering van dit project. Leverancier BCT uit Amstenrade ondersteunde de gemeente Emmen bij het beschikbaar stellen van de gegevens uit het document managementsysteem Corsa. De gemeente Emmen zelf ontwierp de site. Hierbij besteedde de gemeente veel aandacht aan gebruiksgemak en vindbaarheid van documenten.
Vernieuwend
Het websysteem van GemeenteOplossingen behoort tot het modernste in
Nederland. Het websysteem voldoet aan de strengste
toegankelijkheidseisen voor bijvoorbeeld slechtzienden. Via de
internetprogrammeertaal XML komen alle documenten rechtstreeks uit
Corsa geheel automatisch op de juiste plaats in de site terecht. De
documenten staan direct in de juiste gebruiksvriendelijke
vormgeving. De XML-taal functioneert als een soort verbindingssluis
tussen Corsa en het websysteem. Op de ‘oude’ website van de
gemeenteraad gebeurde dit nog handmatig. In het verleden moesten in
Corsa geregistreerde en geplaatste stukken handmatig op de website
gezet worden. Deze site ontving overigens in mei 2006 nog de prijs
‘Beste site van Raad en Staten in 2006’ van de landelijke
Vereniging van Griffiers. De reden was onder andere actualiteit en
compleetheid.
De nieuwe site bestaat uit een openbaar en besloten deel. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden. Dit deel bevat documenten die een niet-openbaar karakter hebben. Hier staan bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van burgers in. Overigens heeft de gemeente vanwege de Wet Openbaarheid Bestuur de taak om zoveel mogelijk documenten op het openbare internet te plaatsen.
De rechtstreekse koppeling met Corsa is niet de enige vernieuwing. Andere nieuwe zaken zijn bijvoorbeeld een e-mail abonnement. Burgers en raadsleden kunnen zich hiermee abonneren op raadsnieuws. Zodra er nieuwe stukken op de site staan ontvangen de abonnees hiervan per e-mail bericht. Daarnaast is het onderdeel ‘thema’s’ ontwikkeld. Aan het bouwen van de nieuwe website ging een informatieanalyse vooraf. Hieruit bleek dat met name raadsleden veel prijs stellen op dossiervorming rondom bepaalde thema’s. Nu zijn bijvoorbeeld lokale thema’s als ‘theater’ en ‘Wmo’ op de site beschikbaar. Het aantal thema’s breidt de komende maanden verder uit.
Actualiteit
Uit onderzoek is gebleken dat sitebezoekers veel waarde hechten aan
actualiteit van een website. Als een site niet actueel is wordt
deze niet als betrouwbaar ervaren. Daarom is veel aandacht besteed
aan redactioneel beheer. De site bevat een apart nieuwsdeel.
Daarnaast staat onder het tabblad ‘organisatie’ veel actuele
informatie. Deze informatie gaat over onder meer het
raadswerk, portretten van de leden van de raad (in ‘Ken uw
raadslid’), het werk van de Rekenkamer, het Presidium en de
Griffie. Ook alle collegebesluiten zijn in de site opgenomen.
Vanwege de rechtstreekse koppeling met Corsa zullen de meest
actuele raadsstukken altijd op de website toegankelijk zijn.
Ontwikkeling
De nieuwe website is in opdracht van de gemeenteraad ontwikkeld
door de Griffie en de teams Communicatie, Multimedia en de afdeling
Informatievoorziening en Infrastructuur van de gemeente Emmen. De
ontwikkeling duurde zes maanden. De gemeenteraad had eerder in 2006
hiervoor € 30.000 ter beschikking gesteld. Voor de redactie: Voor
meer informatie kunt u contact opnemen met team Communicatie,
Arthur Kees, tel. (0591) 68 56 30. De website is te zien op
internet onder www.gemeenteraademmen.nl
Bron
Gemeente Emmen