Interne communicatie met raadsleden: het vrijdagbericht

Interne communicatie met de raadsleden.

Beschrijving

Dagelijks of wekelijks heb je als griffier wel allerlei mee te delen aan je raadsleden. Een herinnering waar het werkbezoek is, een ervaring van een andere gemeente die misschien voor ons ook wat is, een tip voor een artikel of congres, het verzoek om de moties digitaal van tevoren om 18.00 uur in te dienen voor de raadsvergadering, uitleggen wat het verschil is tussen een motie en een amendement. En ga zo maar door. Je kunt je raadsleden moeilijk iedere keer een mailtje sturen. Worden ze gek van en klikken ze weg. Het is sowieso moeilijk om alle raadsleden te bereiken. Ze werken thuis en zijn met heel andere dingen bezig dan jij als griffier. Hun aandacht vangen is een klus. En fractievoorzitters lopen ook nooit hard als het gaat om het doorgeven van raadshuishoudelijke verzoeken van de griffier.

Ik heb er mijn Vrijdagbericht van de Griffier op gevonden. Elke vrijdag verzamel ik mijn mededelingen op één A-viertje (nooit meer) en lardeer het met een Citaat van de Week. Dat citaat haal ik uit artikelen, de krant, de Vernieuwingsimpuls, congressen, vergaderingen met griffiersnetwerken etc. Het citaat slaat altijd wel op iets van politiek, dualisme, ambtenarenleed. Ik deed die citaten erbij om mijn raadsleden enigszins in te voeren in het discours, om ze een spiegel voor te houden over hoe anderen denken over het politieke werk. En juist door het citaat elke week blijkt men mijn Vrijdagbericht altijd te lezen. En er is een 2e verassing bijgekomen die ik ook niet verwachtte, nl. dat men door mijn wekelijks bericht het idee krijgt 'erbij te horen' in plaats van thuis als klein zelfstandig los persoon te zitten. En het is goed voor mijn eigen pr. Ik ben vast niet de enige die het zo doet?

Bij de te downloaden bijlagen drie van mijn Vrijdagberichten, als voorbeeld.

Mechtild Rietveld