Column: De sprekende secretaris en de zwijgende griffier
Tijdens het VvG-congres in Groningen in oktober vorig jaar kwam in een discussie met Depla en Wiegel het onderwerp ‘de invloed van de griffier op de raad’ aan de orde. Dit gaf mij stof tot nadenken. Op welke manier en in welk forum kan de griffier eigenlijk invloed op de raad uitoefenen?
Beschrijving
Een vergelijking tussen de secretaris en de griffier is interessant. En het gaat dan niet zozeer om hun al of niet geslaagde samenwerking. Dat onderwerp is kort geleden in een onderzoek al uitgediept. Nee, ik zou eens willen kijken naar beider positie binnen de gemeente en de gevolgen die deze meebrengt voor de invloed die zij kunnen uitoefenen op de besluitvorming.
Om te beginnen hebben beide functies een ijzersterke wettelijke basis. Artikel 100 van de Gemeentewet verplicht elke gemeente om zowel een secretaris als een griffier te hebben. Bovendien mogen de functies niet door dezelfde persoon worden bekleed. Dit geldt ook voor hun vervangers. Het is opvallend dat de artikelen over de secretaris en de griffier qua tekst een grote overeenkomst vertonen. De bestuursorganen ‘college’ en ‘raad’ zijn bevoegd om respectievelijk de secretaris en de griffier te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Beide functionarissen hebben als belangrijkste taak het ter zijde staan van het college respectievelijk de raad en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak. Vergaderingen van het bestuursorgaan zonder de secretaris en de griffier zijn niet mogelijk. Hieruit zou de oppervlakkige lezer kunnen concluderen dat de invloed die de secretaris en de griffier op de besluitvorming kunnen uitoefenen ongeveer hetzelfde is. Niets is echter minder waar.
In de periode dat ik gemeentesecretaris was, had ik wekelijks collegevergadering. Dat waren bijeenkomsten waar niet alleen beslissingen werden genomen. Er vond vooral ook veel discussie plaats. Dat zal in de meeste colleges wel het geval zijn. De secretaris is weliswaar geen lid van het college, maar doet doorgaans wel mee in die discussie. Natuurlijk onthoudt de secretaris zich van politieke opvattingen (als hij of zij verstandig is). Maar als het gaat om feiten- en wetskennis, procedure-inzicht en de ambtelijke organisatie blaast de secretaris een aardig partijtje mee. Dat is vooral mogelijk doordat het college verplicht is, artikel 54 Gemeentewet, om in beslotenheid te vergaderen. Het kan zelf bepalen of er iets openbaar wordt gemaakt, en zo ja, wát. De secretaris heeft dus alle gelegenheid om als eerste adviseur van het college invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Er is niemand die meekijkt. Die invloed is uiteraard afhankelijk van de ruimte die hij of zij van het college krijgt. Maar er zijn genoeg klassieke gevallen bekend van gemeenten waar de secretaris als ‘vierde of vijfde wethouder’ te boek stond.
Nu de raad. Artikel 23 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad in het openbaar vergadert. In die vergaderingen doet de griffier niet aan de beraadslagingen mee, tenzij haar of hem iets wordt gevraagd. Dit komt zelden voor. Geen kans dus om invloed uit te oefenen.
Waar kan de griffier dan wel invloed uitoefenen?
Dat kan in ieder geval in de commissievergaderingen. Maar ook die zijn doorgaans openbaar. Dus past daar een terughoudende rol van de griffier. In het presidium? Dat kan het geval zijn in gemeenten waar het presidium een politieke rol vervult. Maar in tal van gemeenten gaat het presidium alleen over procedurele zaken. Overigens vergaderen ook veel presidia in het openbaar. Je mag concluderen dat aan het eerste adviseurschap van de griffier moeilijk handen en voeten valt te geven. Het terzijde staan van de raad en zijn commissies kan maar beperkt plaatsvinden omdat de griffier er doorgaans het zwijgen toe moet doen. En omdat in principe de hele wereld kan meeluisteren.
We stuiten hier op een aspect waarop de griffiersfunctie wezenlijk verschilt van die van de gemeentesecretaris. Hoogstens kan de griffier via het geschreven woord meedoen, bijvoorbeeld via griffietoelichtingen op raadsvoorstellen. Je kunt je afvragen of dat erg is. Zelf denk ik dat het wel handig zou zijn als er een besloten forum is waarin de griffier inhoudelijke inbreng kan hebben om zijn of haar adviseurschap vorm te kunnen geven. In dit verband nog een tip: werk aan een goede relatie met de raadsvoorzitter die voor de griffier als ingang naar de raad kan fungeren.
In monistische tijden was er een gevleugeld gezegde, dat luidde: ‘De secretaris zwijgt in de raad, spreekt in het college en buldert op de secretarie.’ Met het dualisme is de ondersteuning van de raad overgenomen door de griffier. Daardoor heeft deze een voornamelijk zwijgende functie gekregen. Blijft alleen nog over het bulderen op de griffie …
Krijn van der Heijden, raadsgriffier Zutphen