Column: De kwaliteit van collegestukken

Afgelopen vrijdag de dertiende was ik bij de voorjaarsconferentie van de VvG in Veenendaal. Die ging over integriteit. Ik kwam er vandaan met een hernieuwd besef dat dit onderwerp veel dichter bij de praktijk van de griffier ligt dan je soms zou denken. Neem een alledaags onderwerp als de informatievoorziening aan de raad.

Beschrijving

De veelbesproken brief van staatssecretaris Bijleveld over “De Staat van de dualisering” is een interessant stuk. Hoe beter je hem leest, hoe meer je erin ziet. Ik wil er een passage uitpikken die gaat over “goede informatieverschaffing aan de raad”.
De staatssecretaris beweert – vermoedelijk terecht – dat ambtelijke organisaties nog lang niet altijd in staat zijn tot het opstellen van duale beleidsstukken. Onderzoeksbureau B&A deed onderzoek naar de staat van de dualisering, en constateert dat in veel gevallen de griffier hier tekort schiet. Doorgaans valt dat niet te wijten aan de griffier zelf, maar aan de ruimte die hem of haar geboden wordt. Gemeenteraden zouden assertiever moeten zijn als het gaat om het stellen van eisen aan de voor hen bestemde stukken. De staatssecretaris zegt dat de griffier een grotere rol zou moeten spelen bij de kwaliteit van de informatieverstrekking aan de raad. Zij speelt met de gedachte dit wettelijk te regelen.

De griffier als toetser van collegestukken
Met de constatering van mevrouw Bijleveld zitten we midden in de praktijk van de griffier.
Stel: er komt een stuk van het college voor de raad op je bureau. Je leest het en je constateert dat er inhoudelijk het een en ander niet deugt. Dan is de vraag: wat doe je nu? Maak je er werk van? Ga je als griffier de discussie aan met de afdeling die het stuk heeft gemaakt? Of laat je het lopen?
Ik denk dat veel griffiers deze situatie herkennen. Zo ken ik diverse collega’s die elk raadsvoorstel persoonlijk toetsen. Als het stuk niet door de beugel van de griffier kan, dan gaat het terug. Maar er zijn ook griffiers die vinden dat dit niet op hun weg ligt. Achter deze keuze gaat een principiële stellingname schuil. Je kunt er op twee manieren tegenaan kijken.
De eerste wordt door de “preciezen” onder de griffiers aangehangen. Zij redeneren dat het college zijn raadsvoorstellen vaststelt, inclusief eventuele taal- en spelfouten. Ook inhoudelijke missers die er mogelijk in staan zijn door het college afgetikt. Daar kom je als griffier niet meer aan. Het raadsvoorstel van het college is een gegeven voor de raad. Discussies over zaken die niet kloppen moeten maar in de commissie en de raad worden gevoerd.
De tweede manier om er tegenaan te kijken past bij de “rekkelijken” onder de griffiers. Zij lezen het stuk en nemen bij eventuele fouten contact op met de opstellers, zodat die ze kunnen herstellen. Soms verbeteren zij spontaan zelf spel- en taalfouten, gewoon omdat het naar buiten toe zo beroerd overkomt. Want tenslotte wordt de griffie door de niets vermoedende burger aangekeken op de kwaliteit van de raadsbundel.

Wie is verantwoordelijk voor de kwaliteit?
Het zal van het type en de achtergrond van de griffier afhangen in hoeverre hij of zij collegestukken toetst. Je kunt niet overal verstand van hebben. Zelf heb ik soms de neiging om me met zaken te bemoeien vanuit mijn ervaring als secretaris. Alleen is het natuurlijk zeer de vraag of het de bedoeling is dat ik mijn collega, de gemeentesecretaris, voor de voeten ga lopen.
Ook zijn er griffiers die op bepaalde onderwerpen deskundig zijn, bijvoorbeeld omdat ze er voor hebben doorgeleerd. Maar is dat een basis om collegestukken te toetsen? Waarom die onderwerpen wel en andere niet?
Het principe moet zijn dat het college verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de stukken. Je kunt als griffie nooit tippen aan de grote hoeveelheid werkkracht en kennis die het college in huis heeft. Dat moet je volgens mij ook niet proberen. Ik weet dat er gemeenten zijn die personeel met inhoudelijke vakkennis op de griffie binnenhalen, om ‘tegenwicht’ te kunnen bieden aan het college. Mij lijkt dit een onbegaanbare weg, want de limiet is dat je uiteindelijk twee ambtelijke apparaten hebt, één voor het college en één voor de raad. Dat kan niet de bedoeling zijn.

Integriteit
Maar aan de andere kant: je hebt als griffier wel de taak om de raad van goede informatie te voorzien. Wat nu als de informatie van het college aan de raad niet klopt? Ongeveer deze casus werd behandeld in Veenendaal in de integriteitsworkshop waar ik aan meedeed. Wat doe je als griffier?
Ik denk dat er nog wel iets zit tussen de standpunten van de preciezen en de rekkelijken. De gemeente – los van college of raad – heeft belang bij kwalitatief goede raadsstukken. Als de griffier daartoe kan bijdragen door te wijzen op missers in een collegestuk, moet hij of zij dit volgens mij niet laten. Dat heeft weinig te maken met een bevoegdheid om te toetsen, maar des te meer met het verantwoordelijkheidsgevoel voor een goed gemeentelijk product. Ook dat valt onder het begrip integriteit.
Overigens moet men er altijd op bedacht zijn dat het college bepaalde strategische of politieke redenen kan hebben om iets in een raadsvoorstel te schrijven. In zo’n geval doe je er verstandig aan om je er als griffier buiten te houden.

Wettelijk regelen?
Maar wat moeten we vinden van de gedachte van de staatssecretaris om voor de griffier een wettelijke bevoegdheid te scheppen tot het inhoudelijk toetsen van collegevoorstellen aan de raad? Ik vind het een slecht idee. Dat wordt een wettelijk voorschrift op grond waarvan je als griffier het juridische gelijk weliswaar aan je kant hebt, maar dat gelijk moet zien te halen tegenover een ambtelijke en bestuurlijke overmacht. Alhoewel, misschien zijn er wel griffiers die van een robbertje vechten houden.
Ik verwacht echter dat er van zo’n toetsingsbevoegdheid niet veel anders gebruik zal worden gemaakt dan in de huidige situatie waarin deze niet in de Gemeentewet is vastgelegd.
Wat mij betreft is de reactie van de Vereniging van Griffiers ook op dit onderwerp van toepassing: beste staatssecretaris, probeert u niet alles van bovenaf te regelen. Gemeenten zijn heel goed in staat om hierin hun eigen weg te vinden.

Krijn van der Heijden,
Raadsgriffier Zutphen