Column: 'De griffier als geheugen van het college?'

De griffie verstuurt de stukken voor de raad. Verreweg het meeste daarvan produceert het college. Toch wordt bij overschrijding van termijnen de griffier vaak aangekeken. Please, don’t blame the messenger...

Beschrijving

Je herkent de situatie wel: halverwege een commissievergadering of politieke markt blijkt dat een toegezegde notitie niet bij de raad is aangekomen. Maar de griffie zou die toch versturen? Allen kijken richting griffier.
We zitten dan als griffier in een lastig parket. Het kan natuurlijk zijn dat de griffie inderdaad fout zit. Maar veel groter is de kans dat de notitie niet – of niet tijdig voor de verzending – werd aangeleverd. De portefeuillehouder roept verontwaardigd: ik weet zeker dat de notitie door het college is vastgesteld! Er zit niet veel anders op dan te zeggen dat de afdeling de notitie vergeten heeft aan de griffie te sturen. Maar dan moet je als griffier in het openbaar een collega afvallen en dat doe je niet graag (ik niet, tenminste). Bovendien heb je de administratie niet bij de hand. En ja, helemaal zeker ben je natuurlijk ook niet. Dus draai je er maar een punt aan. Irritatie aan weerszijden.

Los van emoties is hier een afstemmingsvraagstuk tussen raad en college, tussen griffie en organisatie aan de orde. Er zijn, als je even nadenkt, voorbeelden genoeg te vinden van situaties waarin afspraken bewaakt moeten worden. Afspraken die in raads- of commissievergaderingen worden gemaakt. Ook zijn er procedures die aan een termijn zijn gebonden, zoals de afdoening van schriftelijke vragen en (soms) moties. Wie doet wat? Waar liggen de verantwoordelijkheden? Een paar voorbeelden:

• Toezeggingen door het college.
  Doorgaans noteert de griffier of de commissiegriffier welke toezeggingen het college doet. Als het goed is staan die op een lijst en zet de griffie deze uit richting organisatie. Daarna is het wachten op nakoming door uiteraard het college. Heeft de griffie daarin een taak? Niet in het nakomen van de toezegging zelf, natuurlijk. Maar zou een rappel, tweewekelijks bijvoorbeeld, wél tot de rol van de griffie behoren?
• Schriftelijke vragen.
  Fracties dienen deze in en de griffie zet ze in de organisatie uit. In het Reglement van Orde staat een termijn waarbinnen het college de antwoorden moet versturen. Deze is meestal dertig dagen. Soms is er een verdaging mogelijk, soms moet er tijdig een voortgangsbericht worden verstuurd. Het kost colleges moeite om die termijn te halen. De weg van ambtenaar, via afdelingshoofd en portefeuillehouder naar college is lang. Bovendien zijn de afdelingen niet zo raadgericht. Raadsvragen zijn maar lastig. Ligt het op de weg van de griffie om een handje te helpen door te waarschuwen als de termijn dreigt te worden overschreden?
• Actieve informatieplicht.
  In dit kader besluit het college veelvuldig om een collegebesluit ter inzage van de raad te leggen. Afdelingen die zich focussen op de uitvoering van het B&W besluit denken daar niet meer aan. Maar de portefeuillehouder gaat er wel van uit dat de raad de informatie heeft gekregen. Hij kijkt verbaasd richting griffie als dat later niet het geval blijkt te zijn. Zou de griffie moeten bijhouden welke stukken voor de raad ter inzage moeten en de afdeling daaraan moeten herinneren?

Voor je het weet word je als griffier gebruikt als het geheugen van het college. Ik ervaar dit doordat ik service aan de organisatie verleen in de vorm van lijstjes en herinneringen. Soms krijg ik zelfs telefoontjes van afdelingen die mij vragen naar de voortgang van hun eigen stukken voor de raad. Als ik dan antwoord dat ze bij hun afdelingshoofd moeten zijn, dan is de reactie: maar jullie weten dat toch, bij de griffie?

De vraag is hoever je als griffie moet gaan met de service aan het college. Het antwoord daarop is cultuurgebonden. In gemeenten waar de samenwerking tussen griffier en organisatie voorop staat zal dat anders liggen dan in gemeenten waar meer de nadruk ligt op competitie tussen raad en college. Een collega zei laatst tegen me: je bent gek dat je dat doet, laat het college maar afgaan. Persoonlijk sta ik hier anders in. Ik zal mijn werkwijze niet veranderen. Het is namelijk ook in het belang van de raad dat het college op tijd zijn toezeggingen en beloften nakomt. Daarom heb ik twee tips.
De eerste is dat afspraken over wederzijdse verantwoordelijkheden goed op papier worden vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld in het Reglement van orde, in een Verordening ondersteuning raad of in een speciaal document. En natuurlijk speelt het driehoeksoverleg burgemeester-griffier-secretaris een rol.
Ten tweede raad ik griffiers aan om te investeren in een goede verstandhouding met de ambtenaar die de procedure van de collegestukken doet. In kleinere gemeenten is dat de secretaris zelf. In grotere gemeenten doet een ondersteunend ambtenaar dat. Door elkaar wekelijks te informeren over stukken die in het college respectievelijk de raad aan de orde komen kun je veel nuttige afstemming doen. En daardoor kun je latere irritatie in raad, commissie of politieke markt voorkomen.

Ik ben benieuwd hoe collega griffiers omgaan met de serviceverlening aan het college. Sta ik hierin alleen, omdat ik zo’n goed hart heb?

Ik wens een ieder goede feestdagen en een voorspoedig 2008.

Krijn van der Heijden, raadsgriffier Zutphen