VvG bezoekt IIMC: Vraag en antwoord

Het IIMC, de internationale equivalent en partner van de VvG, hield zijn 64ste meerdaagse jaarcongres van 23 tot en met 27 mei 2010 in Reno (VS). De VvG was voor het eerst van de partij. Aan de hand van vijftien vragen legt het bestuur hieronder het waarom, hoe en wat van dit bezoek uit en presenteert de resultaten.

Waarom gaat de VvG naar deze conferentie?

De VvG (Dutch Association of Clerks) is sinds 16 oktober 2009 een geassocieerde partner van het Internationale Instituut voor Municipal Clerks (IIMC). Het IIMC houdt jaarlijks een congres in een van de staten van de VS of Canada. Dit 64ste congres had de stad Reno als locatie. Normaal gaan daar vier jaren aan voorbereiding aan vooraf. Nu heeft het organiserende comité de klus in twee jaar geklaard.
De feitelijke afstand in kilometers of mijlen en de psychologische afstand tussen VvG en IIMC is groot. Deelname aan het congres biedt de mogelijkheid om ter plekke inzicht te krijgen in wie de Amerikaanse clerks zijn. Wat is hun profiel, scope aan taken, hoe komen ze in hun functie terecht, met welke bagage wordt iemand ‘clerk’, hoe zijn ze als beroepsgroep georganiseerd en op welke wijze werken ze individueel en collectief aan professionalisering? Het zijn allemaal vragen die op afstand niet compleet kunnen worden beantwoord. Om een goed en scherp beeld te krijgen is de fysieke aanwezigheid ter plekke nodig. Dit is ook tijdens dit eerste bezoek duidelijk gebleken.
Naast deze aanleidingen was er ook sprake van een ‘momentum’. Dit jaarcongres droeg de veelbetekende titel: ‘Adventures in Professional Education’. Daarmee werd zowel verwezen naar de doelstelling van IIMC als naar het toeristisch-recreatieve profiel van de regio die werd bezocht: Reno bij het Lake Tahoe in Nevada (zeg: ‘Ne-vè-dah’).

Wat is en doet het IIMC?

Het IIMC is in de eerste plaats een instituut. Het is een organisatie waarvan circa tienduizend mensen lid zijn in hun hoedanigheid van ‘clerk’: de secretaris van de stad en van ‘city/village/parish/borough council’. Het biedt een infrastructuur waarin verantwoordelijken voor verkiezingen, financiële huishouding, planning en control, advocatuur, rechtspraak, archiefwezen, publieke dienstverlening, informatieverstrekking aan burgers en interactief bestuur als bonte verzameling onder de functieaanduiding ‘clerk’ kunnen werken aan hun professionalisering door gecertificeerde opleidingen en programma’s bij gecertificeerde instituten.
De kerntaak van IIMC is professionaliseren door educatie. De organisatie doet dat in de eerste plaats op het Noord-Amerikaanse continent. De daar aanwezige staten van de VS en Canada zijn verdeeld in regio’s en worden gecompleteerd door de overzeese regio ‘Region Eleven (XI)’. Daarmee wordt de rest van de wereld als potentieel bedieningsgebied aangeduid. Op dit moment zijn clerks uit België, Bulgarije, Israël, Nepal, Nederland, Schotland, Engeland en Wales, Zimbabwe en Zuid-Afrika lid van de IIMC.

Wie hebben de VvG en Nederland in Reno vertegenwoordigd?

Om een scherpe ‘foto’ te kunnen maken van het IIMC en onze kansen om profijt te hebben van deze samenwerking, heeft het bestuur van de VvG besloten om aan dit congres deel te nemen met twee deelnemers. Naast onze voorzitter Jaap Paans die in zijn hoedanigheid van ‘international president’ en IIMC-lid genodigde was van de IIMC-president, heeft het bestuur ook Marion Stein afgevaardigd in haar hoedanigheid als vicevoorzitter met de portefeuille Externe Relaties en tevens als lid van het IIMC.
Naast onze twee vertegenwoordigers was de VvG ook indirect vertegenwoordigd door Andries Knevel, interim-griffier en lid van IIMC. De Nederlandse delegatie werd gecompleteerd door Wim Fluks CMC, voormalig gemeentesecretaris van Hengelo en als eerste Nederlander volgens de IIMC-maatstaven gecertificeerd. Beiden reisden naar Reno op eigen initiatief.

Met welk doel was de VvG in Reno?

Naast kennismaking met het IIMC en zijn leden, had de VvG-delegatie ook enkele specifieke reisdoelen meegenomen. Het eerste doel betrof het vastleggen van een concrete actie om in een periode van circa zes maanden te komen tot een door het  IIMC erkend opleidingsinstituut in Nederland. Op basis van het partnerschap tussen de VvG en de Bestuursacademie Nederland (BAN) is een Topleergang voor griffiers ontwikkeld die beoogt griffiers verder te brengen op hun ontwikkelpad naar het stadium van de gevorderde, Sterke griffier.
Op basis van het inhoudelijke programma van de Topleergang is het IIMC bereid gebleken een aan een van de Nederlandse universiteiten gekoppeld opleidingsinstituut voor griffiers te erkennen en te certificeren. De VvG en BAN, en zo mogelijk ook het SIOO, zijn voornemens hun inhoudelijke doelen op dit punt bij elkaar te brengen en een onafhankelijke stichting op te richten die aan de eisen van het IIMC moet voldoen. Inzet van de VvG en BAN is om binnen een half jaar te komen tot de oprichting van dit vijftigste Educational Institute. Inzet is het maken van concrete afspraken en het ondertekenen van een declaratie waarin dit is vastgelegd.
Tweede doel van de reis betrof het vertalen van de strakke Amerikaanse instapregels van het IIMC naar de Nederlandse en internationale context. Beoogd resultaat was het onder specifieke randvoorwaarden loslaten van de regel dat je pas gecertificeerd kunt worden als instituut, als je over een ‘educational committee met vier IIMC- gecertificeerde ‘clerks’ beschikt . Hetzelfde geldt voor de voorwaarde waarbij je als individuele griffier tenminste twee jaar betalend lid moet zijn van het IIMC alvorens je gecertificeerd kunt worden.
Inzet was om het IIMC te laten besluiten om speciaal voor Region XI een uitzonderingsbepaling te maken die het mogelijk maakt om griffiers die gecertificeerd willen worden te laten certificeren op basis van het feit dat zij op het moment van aanvragen voldoen aan de inhoudelijke criteria en tenminste twee jaar betalend lid zijn van de VvG.
Onderdeel van die uitzonderingsregel zou verder moeten zijn het onmiddellijk certificeren van maximaal zes Nederlandse griffiers die hun sporen hebben verdiend als vertegenwoordigers van de beroepsgroep, op masterniveau zijn geschoold in het werkveld van griffier en de georganiseerde onderdelen van de VvG (commissies en bestuur) kunnen vertegenwoordigen in het eerste Educational Committee van het nieuw op te richten opleidingsinstituut voor griffiers. Amerikanen noemen dat een ‘jumping board’. Beoogd resultaat is het maken van concrete afspraken om dit op korte termijn, oftewel voor januari 2011, tot stand te brengen en vast te leggen in een realisatieovereenkomst.

Waarom is het van belang dat deze doelen nu gerealiseerd worden?

De VvG heeft in zijn beleidskoers ‘Sterk Bestuur vraagt een Sterke Griffier’ voor de periode 2008-2015 vastgelegd dat zoveel mogelijk griffiers in staat worden gesteld om te groeien naar het profiel van Sterke Griffier in 2015. Drie acties staan daarin centraal:
1. Het uitwerken van de in het wettelijk kader summier omschreven rechtspositie van de griffier in een allesomvattende handreiking.
2. Het ontwikkelen van een professionaliseringsprogramma waarin alle activiteiten die bijdragen aan het doorontwikkelen van de beroepsuitoefening zijn opgenomen en die een stimulans zijn voor griffiers om met elkaar individueel en collectief te bewegen in de richting van het profiel van een gevorderde, Sterke griffier.
3. Het bieden van stimulansen om zonder verplichting en op eigen initiatief aan de slag te gaan met de eigen individuele professionalisering.

Met name als het gaat om de derde categorie kan het aantrekkelijker maken van deelname aan de Topleergang of het bieden van mogelijkheden om je door certificering te onderscheiden, is de relatie met het IIMC van belang. Hoe eerder er overeenstemming is op de door de VvG geformuleerde aanvullingen van beleid, hoe meer Nederlandse griffiers op korte termijn  gebruik zouden kunnen maken van de mogelijkheden om zich zo te onderscheiden.
Daar komt bij dat het daadwerkelijk certificeren van een eerste, gemaximeerde groep Nederlandse collega’s kan bijdragen aan het internationaliseren van het toetsingskader waarvan de Noord-Amerikaanse organisatie gebruik maakt. Immers,  de Nederlandse context en de Nederlandse equivalenten van de voor certificering benodigde activiteiten dienen het uitgangspunt te zijn en niet de uitingsvormen die zijn geformuleerd op basis van de Noord- Amerikaanse context.

Hoeveel leden heeft IIMC en hoeveel waren er aanwezig?

De organisatie telt circa tienduizend leden. Op dit moment zijn er ongeveer 75 buitenlandse leden. Dat aantal is teruggelopen van een paar honderd naar het huidige aantal. Belangrijke oorzaken zijn het uitstappen van de Vereniging van GemeenteSecretarissen (VGS) die tot 2005  geassocieerd lid was van het IIMC (en nu logischerwijs is geswitcht naar de City Managers) en een dip in de aandacht voor de internationale component in het afgelopen decennium.
Tijdens het 64ste jaarcongres was circa acht procent van de achthonderd leden  aanwezig in Reno. Voor IIMC- begrippen is dat een lage opkomst. Oorzaak is de economische recessie. Anders dan in Nederland kent men in de VS niet het systeem van ‘samen de trap op en samen de trap af’ dat onze gemeentefondssystematiek typeert. Gemeenten zijn per definitie kind van de federale, statelijke en regionale rekening. Clerks mogen maximaal nog in de eigen staat reizen, maar niet meer naar verdere bestemmingen (althans niet voor rekening van de city council). “They cut my budget” was een veel gehoorde uitdrukking!
Normaal is een deelnamepercentage van tien tot vijftien procent van het ledenaantal. Overigens is het ledenaantal ongeveer 65 procent van het totaal aan cities, municipalities en counties op het Noord-Amerikaanse continent. Opgemerkt moet worden dat naast het landelijke jaarcongres, jaarlijks ook in iedere staat een eigen jaarcongres voor clerks wordt georganiseerd in combinatie met studieactiviteiten.

Aan welke activiteiten hebben onze vertegenwoordigers deelgenomen?

Tijdens dit bezoek van de VvG- delegatie aan het 64ste IIMC-congres in Reno Nevada hebben onze voorzitter en vicevoorzitter deelgenomen aan alle officiële ontvangsten die van zondag 23 tot en met donderdag 27 mei 2010 in algemene zin of ter ere van de internationale delegaties werden georganiseerd:
• Rehearsal ceremony Parade of the flags
• First time delegate orientation
• Presidents roundtable
• President’s opening reception
• Opening ceremony
• IIMC region meetings
• President elect’s presidents luncheon meeting
• President Stratta Texan farewell party
• IIMC region diners
• Lunch with exhibitors
• IIMC board of directors International presidents & VIP diner
• All conference event
• Annual business meeting
• Annual reception & banquet

Wij (Jaap Paans en Marion Stein) moesten beiden wennen aan veel in onze ogen wat opgeblazen programma-onderdelen, wat blijkbaar onderdeel is van de Amerikaanse cultuur, maar die in onze Nederlandse cultuur van ‘doe maar gewoon’ niet goed voorstelbaar zijn. Maar uiteraard als gelegenheden voor ons om te lobbyen waren ze uitermate nuttig.
Naast deze programmaonderdelen heeft de VvG-delegatie informele voorbereidende overleggen gevoerd met betrokkenen en ingewijden ter voorbereiding op de officiële contacten en onderhandelingen, welke op maandag 24 en dinsdag 25 mei hebben plaatsgevonden.
Los van al deze officiële contacten bood het programma dagelijks een breed scala aan plenaire sessies van één uur in de ochtenden en middagen, telkens gevolgd door zes tot acht concurrerende educational sessions van twee uur. Jammer genoeg hebben we er daarvan te weinig kunnen bezoeken. Want iedere sessie leverde naast een inhoudelijk thema ook een educatiepunt op voor de certificeringtrajecten. Dit jaar werden voor het eerst alle deelnemers bij binnenkomst en tussentijds vertrek via hun deelnemersbadge gescand. Op basis van deze scan kan het IIMC voor zijn leden bijhouden wie de hele bijeenkomst heeft bijgewoond en punten heeft verdiend voor zijn of haar certificeringtraject. Het is een vrij schoolse manier van werken maar wel een antwoord op de kennelijk ook in de VS niet ongebruikelijke handelwijze dat deelnemers kort na binnenkomst alweer vertrekken met als enig doel punten te ‘scoren’ voor het certificaat. IIMC heeft op verzoek van zijn leden nu deze eerlijker registratie doorgevoerd.

Welke contacten zijn er gelegd?

Naast het intensiveren van de bestaande contacten met de inmiddels past-president, Mary Lynn Stratta MMC, Pamela Smith CMC, Wim Fluks CMC en Andries Knevel zijn bijna alle contacten nieuw. Zo hebben we de complete staf van het instituut ontmoet. Chris Shalby is daarvan de directeur en Denice Cox de ‘Anouk’ van het Amerikaanse continent. Hen kenden we alleen per mail tot nu toe.
Belangrijke nieuwe contacten waren natuurlijk, in de eerste plaats: Sharon Cassler MMC, de ‘inkomende’ president, en de voormalige president Dyanne C. Reese MMC en Vice president Colleen J. Nicol MMC. In de tweede plaats waren dat de regionale leden van de board of directors, de 22 regiovertegenwoordigers Bernice Dixon, Carrol L. Jacobs MMC, Stephanie C. Kelly CMC, Brenda Kay Young MMC, Monica M. Simmons MMC (voorzitter organisatiecomité), Pamela R. Kolacy MMC, Bernie White MMC, Jane E. Williams-Warren MMC, Barbara Blackard MMC, Shari Moore CMC, Jerry Lovett-Sperling MMC, Stephanie Kalasz CMC, Marc Lemoine CMC, James G. Mullen JR, Melissa Small MMC, Deborah Miner CMC, Tami K. Kelly MMC, Carol S. Alexander MMC, Karen Goodwin MMC, Peggy Hawker MMC, Francois Aller. Nick Randle was afwezig. Hij was in oktober 2009 onze gast bij de ondertekening van de associatie.
Contacten zijn er verder gelegd met de vertegenwoordiger van de Belgische vereniging van City clerks and secretaries, Ronnie Frederiks en de Israëlische, Engelse, Canadese, Zimbabwaanse, Nepalese, Zuid-Afrikaanse en Bulgaarse voorzitters van hun verenigingen van griffiers/clerks.
Tot slot hebben we kennis gemaakt met de organisatoren van de komende IIMC- jaarcongressen die vier jaar vooruit gepland en georganiseerd worden, in Nashville, Tennessee van 8 tot 12 mei 2011; in Portland, Oregon van 20 tot 24 mei 2012; Atlantic City, New Jersey van 19 tot 23 mei 2013 en Milwaukee, Wisconsin van 18 tot 22 mei 2014.

Welke resultaten zijn er geboekt?

Op het gebied van kennismaking en wederzijdse begripsvorming is dit bezoek zeer succesvol geweest. Niet alleen zijn er veel persoonlijke contacten gelegd, er zijn ook uitwisselingsafspraken gemaakt en nieuwe collegiale netwerken ontsloten. Als nieuwe leden ‘the first Timers are here!’ hebben onze voorzitter en vicevoorzitter een goed inzicht gekregen in de veelkleurigheid van de Amerikaanse clerk. Ook hebben ze nieuwe taakgebieden voor de Nederlandse griffier ontdekt en nieuwe aanknopingspunten gevonden voor een verbinding tussen de academische wereld, openbaar bestuur, politiek en democratie. De persoonlijke contacten en vriendschappen die zijn gesloten maken de ‘zachte’ kant van het plaatje compleet.
Maar ook de harde kant van het resultaat mag er zijn. De twee declaraties ter realisatie van het eerste Nederlandse en 50ste IIMC- instituut voor griffiers en de certificering van een eerste groep Nederlandse griffiers met als doel om hen verantwoordelijk te maken voor de totstandkoming van het Educatieprogramma van het nieuwe instituut, zijn besproken, door de VvG getekend en door IIMC geagendeerd voor de eerste board-meeting van de nieuwe board die donderdag 28 mei wordt gekozen. Door te werken aan begripsvorming tijdens zowel de onderhandelingen met de president en directeur van IIMC en de informele ontmoetingen met de 28 boardmembers is draagvlak gecreëerd voor het nemen van uitzonderingsbesluiten. Tijdens de gesprekken zijn concrete acties geformuleerd die moeten leiden tot tastbare resultaten op de korte termijn (voor het zomerreces), voor de middellange termijn (voor de kerst van 2010) en voor de lange termijn (2011 en verder).
Zo agendeert het IIMC de samenwerkings- en realisatieovereenkomsten in de eerstvolgende telefonische teleconferentie van de board of directors die in juni 2010 plaats zal hebben. De VvG en BAN, en SIOO,  werken in juni het aanmeldingspakket uit waarin de oprichting en inrichting van het opleidingsinstituut voor griffiers wordt beschreven, inclusief de programma-elementen. De VvG zal tot oprichting van een stichting moeten besluiten die uitvoering geeft aan enerzijds de samenwerking met een universiteit en de BAN en anderzijds de onafhankelijkheid waarborgt.
Concrete resultaten zijn verder de afspraak met de Belgische en Britse collega’s om in 2011 een regionale bijeenkomst op Europees niveau te organiseren en de bereidheid van onze regionale zusterorganisaties om samen met de VvG te werken aan een snelle vergroting van het aantal leden van het IIMC uit Regio XI en aan het aandeel van de internationale partners in IIMC ter versterking van het internationale profiel en context van de organisatie.

Hoe profiteren de Nederlandse griffiers van dit bezoek?

In de eerste plaats had dit bezoek tot doel om de kennismaking met IIMC te verdiepen. Door aanwezig te zijn hebben we beelden opgedaan van de wijze waarop de organisatie te werk gaat. Daarbij hebben we geleerd wat de kwaliteit is van de plenaire,  educatieve sessies en de overige programmaonderdelen van de conferentie. Inhoudelijk bood onze aanwezigheid de gelegenheid om te onderhandelen over de mogelijkheden om griffiers in Nederland - vrijblijvend - in aanmerking te kunnen laten komen voor certificering op basis van de IIMC- certificaten CMC en MMC. Het profijt zit hem in onze voorwaarde dat Nederlandse griffiers gecertificeerd moeten kunnen worden op basis van hun in de Nederlands context geleverde inspanningen; zowel qua educatie als qua bijdragen aan de beroepsuitoefening (social/professional contributions).
Een ander direct profijt ligt besloten in het verwezenlijken van een door het IIMC gecertificeerd opleidingsinstituut in Nederland. Doel is om gelijktijdig met de start van het Professionaliseringsprogramma voor griffiers in januari 2011 te kunnen beschikken over een onafhankelijk, gekwalificeerd opleidingsinstituut.
Tot slot - en dat is misschien wel het belangrijkste profijt - hebben we door onze aanwezigheid en samenwerking een basis gelegd voor collegiale en kennisuitwisseling op individueel niveau van clerks en griffiers. Door de websites op elkaar te ontsluiten wordt ook de informatie(huishouding) gedeeld.

Welke relatie is er met het professionaliseringsprogramma dat de VvG gaat lanceren?

In het ontwerp van het professionaliseringsprogramma dat tijdens de regiobijeenkomsten, begin 2010, is besproken is IIMC als samenwerkingspartner gepresenteerd. Daarbij is ook duidelijk gemaakt dat certificering van griffiers geen doel is van het professionaliseringsprogramma dat nu wordt ontwikkeld. Dit is ook nog eens duidelijk beschreven in de discussienotitie die op weg naar het jaarcongres in de kringen wordt besproken.
Wel vormt de 64-jarige ervaring van het IIMC en zijn focus op ‘professionalism through education’ een inspiratie voor de gedachte dat een collectieve beweging kan bijdragen aan het individuele ontwikkelpad van de griffier.
In het professionaliseringsprogramma voor griffiers is de vrijblijvende mogelijkheid opgenomen dat griffiers zich op basis van de associatie tussen VvG en IIMC - op basis van hun persoonlijke voorkeur - kunnen aanmelden voor een certificaat. Randvoorwaarde is een tweejarig lidmaatschap van IIMC. Inzet van onze onderhandelingen op dit punt is dat griffiers die daarvoor in aanmerking willen komen per 16 oktober als lid van IIMC worden beschouwd. Het moge duidelijk zijn dat de VvG en individuele griffiers er in dit geval direct profijt van hebben als de Nederlandse griffiers bij wijze van automatisme lid zijn van de VvG en de IIMC. Binnen de plannen voor het professionaliseringsprogramma is die combinatie als beslispunt opgenomen.

Hoe verhoudt de Nederlandse griffier zich tot de Amerikaanse clerk?

In de eerste plaats verschillen de takenpakketten aanzienlijk. Veel clerks zijn (ambtelijk of soms zelfs bestuurlijk) verantwoordelijk voor de verkiezingen. Daarnaast draagt men verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke archieven en informatiehuishouding en -voorziening. Overeenkomsten zijn er wat betreft de ondersteuning van de gemeenteraad en de controle op de dagelijkse uitvoering. Daarbij is de regelstellende (verordende) bevoegdheid in grote mate gelijk.
Binnen Amerika zijn er van staat tot staat en binnen de staten ook verschillen in takenpakketten van de Municipal Clerks. Zo zijn er clerks die rechtstreeks gekozen worden, hoofd van de politie of de rechtbank zijn. Anderen vallen onder de City manager of de Mayor’s office. Anders dan in Nederland, zijn clerks in de VS zelden ambtelijk eindverantwoordelijk maar hebben zij de City Manager boven zich.
Waar Nederland een gedecentraliseerde eenheidsstaat is gebaseerd op Grondwet, Provincie- en Gemeentewet, is de Amerikaan vrij om een gemeenschap te vormen en met de County te regelen dat de gemeenschap als gemeente verder gaat. Daarbij moet natuurlijk wel een aantal randvoorwaarden in acht genomen worden maar desondanks is er een grote mate van beleidsvrijheid. Zo leerden we van het bestaan van enkele extremen: een Disneygemeente nabij Orlando alleen voor mensen met huizen gebaseerd op Disneyverhalen. Een ander voorbeeld in Florida: een gemeente alleen voor 65-plussers! Stel je voor dat we in Nederland op die basis een ‘Fokke en Sukkegemeente’ zouden hebben!
Wat de Nederlandse griffier gemeen heeft met de clerk is dat de meeste collega’s hun vak uitoefenen in zeer kleine tot middelgrote gemeenten. Zoals in Nederland rond de tweehonderd griffiers hun raden ondersteunen in gemeenten kleiner dan dertigduizend inwoners, zo is dat ook in de VS, al is ‘klein’ daar gemiddeld kleiner dan bij ons.
Verschillen tussen deze groep clerks en griffiers zijn er ook. De Amerikaanse griffier is in de regel niet hoog opgeleid maar werkende weg gegroeid naar het niveau van de clerk. In Nederland geldt voor onze beroepsgroep een percentage van ruim negentig procent van HBO of hoger opgeleiden en is de route omgekeerd: je wordt griffier op basis van een kwalificatie. Dit is naast het normstellende maatschappijbeeld  ook de belangrijkste verklaring voor het verschil in het belang dat Amerikaanse clerks en wij aan opleidingen en certificering hechten.
Zoals uit het voorstaande blijkt zijn er belangrijke overeenkomsten en verschillen. Afhankelijk van hoe je kijkt, biedt dit aanknopingspunten om elkaar te versterken.
Omdat onze beroepsgroep nog veel sologriffiers kent, griffiers die ‘klein’ gehouden worden, is de Amerikaanse context relevant en leerzaam. Juist in de situaties dat de griffiers in Amerika klein worden gehouden is de aanwezigheid, beschikbaarheid en de programmering van educatieve trajecten van betekenis.
Meer over de verschillen tussen de VS en Nederland in het Jaarboek 2010!

Hoe ziet de structuur van het IIMC eruit?

IIMC is een internationaal instituut met circa tienduizend leden, verdeeld over elf regio’s. De organisatie is naast de vestiging in Californië in vijftig staten van de VS en de provincies van Canada gevestigd. In de meeste van deze Staten heeft IIMC eigen educatieve instituten.
In iedere staat heeft het instituut een eigen board of directors met eigen commissies. Amerika is verdeeld in negen regio’s waarin combinaties van een aantal staten zorg dragen voor een regionale afvaardiging in de board of directors (het bestuur) van de IIMC. Per regio worden twee directors afgevaardigd. Dit geldt ook voor Canada (regio X) en ‘de rest van de wereld’ (regio XI).
Als instituut bestaat het IIMC naast het Executive Committee met vier leden (DB), de board of directors met 22 leden (AB) uit dertien commissies:
• Budget & Planning
• Conference Education
• Education & Professional Development
• Elections
• Ethical Standards
• International Relations
• Membership
• Mentoring
• Policy Review
• Program Review & Certification
• PR/Marketing
• Records Management
• Research & Resource

DB vergadert  twee keer per jaar fysiek op het hoofdkantoor van IIMC en verder circa tien keer telefonisch per jaar. Het AB vergadert twee keer fysiek, een keer tijdens het congres en een keer in het najaar en voor het overige twee tot vier maal telefonisch per jaar. De commissies vergaderen vooral telefonisch en tenminste twee of drie keer per jaar tijdens het congres.
Welke acties kunnen we van onze vertegenwoordigers verwachten naar aanleiding van dit bezoek?
Op basis van de afspraken die in Amerika zijn gemaakt, worden verschillende acties ondernomen. In de eerste plaats is dat het voorbereiden en bij het IIMC indienen van een plan om een opleidingsinstituut voor griffiers op te richten. Dit plan moet antwoord geven op 21 voorgeschreven onderdelen (vragen) van het ‘application form’ voor nieuwe instituten.
Het VvG- bestuur zal zich moeten uitspreken over de wijze waarop dit instituut aan de VvG en aan bestaande opleidingsinstituten wordt gekoppeld: geheel los en onafhankelijk; via een in gezamenlijkheid op te richten stichting of via een aan de VvG gelieerde stichting.
Een andere actie is het concretiseren van de lijst van activiteiten die griffiers voor zichzelf of voor de beroepsgroep/beroepsuitoefening kunnen ondernemen. Een derde actie is de eerste gecertificeerde leden van de VvG-leden uit het bestuur en de commissies aan te wijzen als eerste Education Committee voor het Nederlandse instituut (jumping board).
Verder zal het reisverslag worden aangeboden aan de leden (via de website) en het bestuur ter bespreking in de vergadering van juni. Afhankelijk van de uitkomsten van de kringbesprekingen van het ontwerp voor het professionaliseringsprogramma voor griffiers zullen voorstellen worden ontwikkeld over de manier(en) waarop VvG- leden lid kunnen worden van IIMC.

Hoe is dit bezoek betaald en hoe worden de kosten verantwoord?

De VvG heeft in de afgelopen zeven jaar een terughoudend beleid gevoerd voor internationale contacten. Er is bewust gekozen voor het eerst opzetten van onze verenigingsstructuur, positionering en professionalisering van griffiers alsmede voor het actief bijdragen aan de kwaliteitsimpulsen voor het openbaar bestuur.
Eerder is daarom de vraag van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS)  om hun associatie met het IIMC per 2005 over te nemen, afgehouden. In het kader van onze Koers 2008-2015 en de inzet op verdergaande professionalisering zijn er zowel strategische als tactische redenen om nu wel te kiezen voor het aangaan en onderhouden van internationale contacten, met name met en binnen IIMC.
Het bestuur heeft in de aanloop naar de 64ste IIMC- conferentie in twee vergaderingen gediscussieerd over de vraag op welke wijze en met welk financieel kader ingegaan kan worden op de uitnodiging van IIMC om de voorzitter en de vicevoorzitter af te vaardigen naar Reno. Gekozen is voor een terughoudend financieel kader waarin in de eerste plaats dankbaar gebruik is gemaakt van de bekostiging door IIMC van de deelname van de voorzitter en vice voorzitter van de VvG alsmede van vijf overnachtingen van één vertegenwoordiger.
In de tweede plaats is gebruik gemaakt van het feit dat zowel voorzitter als vicevoorzitter lid zijn van het IIMC. In de derde plaats is gebruik gemaakt van het feit dat beide leden van het bestuur in hun hoedanigheid van IIMC-lid ook (maar secundair) hun eigen stad vertegenwoordigen. De overige, niet reisgebonden kosten komen derhalve voor rekening van Rotterdam en Den Haag voor zover deze declarabel zijn en feitelijk worden gedeclareerd.
Voor rekening van de VvG komen de twee vliegtickets en de zes niet door IIMC vergoede overnachtingen tot een maximum totaal van 3000 euro. Op basis van dit financieel kader is besloten tot het boeken van budgettair interessante vluchten met United Airlines vanaf Brussel met tussenstops en overstap in Chicago en San Francisco.