Bestuur beschrijft bezoek aan jaarcongres IIMC

De VvG bezocht eind mei 2010 het 64ste jaarcongres van de IIMC in Reno. Voorzitter Jaap Paans en vicevoorzitter Marion Stein doen hieronder verslag van hun  ervaringen.

Beschrijving

Zaterdag 22 mei

Voor de VvG-delegatie start de reis vanaf Vliegveld Zaventem te Brussel. De verbinding via United Airlines is op de dag van vertrek de best betaalbare oplossing. Bijkomend voordeel is het tijdstip van vertrek: 11.00 uur. Met een overstap in Chicago na 8,5 uur vliegen is er meteen de kennismaking met de Homeland Security Office die niet verblikt of verbloost als de inkomende passagiers de rijen vullen en hun aansluitende vluchten dreigen te missen: “They’re used to book you on a next scheduled flight!”
Gelukkig slagen we erin de twee veiligheidschecks met geduld en een glimlach rap te passeren, maar niet nadat we afstand hebben gedaan van al onze rechten om verhaal te halen voor onze behandeling, het achterlaten van tien vingerafdrukken, een foto voor in ‘het systeem’ en het beantwoorden van allerlei vragen over het doel van de reis, de bestemming en de geplande vertrekdatum. Na een meer gemaksvriendelijke overstap op het vliegveld van San arriveren we na 24 uur reizen in een lichte sneeuwbui met 6 graden Celsius in Reno. Ondanks het ontbreken van de aangekondigde limousine, is het transport naar het Grand Sierra Resort in ‘the biggest small city of the world’ comfortabel.
Het conferentiehotel voldoet in alle opzichten aan de vooraf gewekte verwachtingen en indrukken: groot, van alle gebruiksgemakken voorzien en…..tevens een casino. Wat opvalt op deze eerste dag is de vriendelijkheid waarmee de Amerikanen je als gast te woord staan, hun behulpzaamheid en enthousiasme over ons land van herkomst. De IIMC-conferentie staat overal aangekondigd: op het vliegveld, onderweg, in het hotel, het casino, en de verblijfsruimten van het hotel. Er is zelfs een complete ontvangstbalie op het vliegveld ingericht ter grootte van een sponsorstand op onze conferenties. Moe maar voldaan zoeken we om 21.15 uur plaatselijke tijd het bed op. Met een tijdverschil van negen uur is het inmiddels in Nederland alweer zondagochtend 06.15 uur.
Later deze week leren we dat Reno een aantal jaar geleden een bidbook heeft gezonden naar het IIMC om de conferentie te mogen ontvangen in Reno. Een begrijpelijke zet als je bedenkt dat het aantal deelnemers normaal gesproken rond de duizend ligt, een week lang!

Zondag 23 mei

Na een goede nachtrust, met de traditionele jetlagonderbreking rond 04.00 uur ’s-nachts die verder de hele week zal duren, begint de dag met een verkenning van het conferentiegebied in het hotel: een enorme exhibition hall voor de sponsors die ruim maar nog niet eens voor een kwart gevuld kan worden met de talloze sponsors. Duidelijke verwijzingen – op luxe presentatieborden – brengen ons bij de registratieruimte. Daar wacht ons het eerste hartelijke onthaal door onze Texaanse collega’s die ons begroeten als ‘First Timers’. Het welkom voelt als een warm bad en we worden overladen met zaken als conferentieboekje, VIP-uitnodigingen, badge en de zo begeerde conferentietas met…conferentiepin (speldje). Dit laatste artikel heeft inmiddels een hilarische verzamelwoede onder de jaarlijkse deelnemers opgeleverd. Onze voorzitter heeft een goede start gemaakt door aan de verzamelwoede bij te dragen door met een Rotterdam-pin reclame te maken voor ‘The Grand Depart’ van de Tour de France , begin juli in Rotterdam en met mogelijke deelname van Lance Armstrong. Het levert de traditionele ‘where are you from?’ gesprekken op, gevolgd door allerlei aanmoedigingen over de programmaonderdelen van het congres.
Beduusd van alle ruimhartige verwelkomingen (“we’re so thrilled having you at our conference”) is het tijd voor het eerste programmaonderdeel: het oefenen van de vlaggenparade bij de openingsceremonie. De ernst waarmee deze op zichzelf tot de verbeelding sprekende activiteit wordt voorbereid en geoefend, werkt op de Nederlandse en Israëlische lachspieren. Anders gaat het met onze Belgische zuiderbuur Ronny Frederiks, secretaris in Essen en voormalig voorzitter van ‘the Flemisch association of clerks and secretaries’. Hemelsbreed woonachtig op vijftig kilometer van onze voorzitter, maar in alles een voorkomende Belg. Hij blijkt erg ervaren en middelpunt van de IIMC-gemeenschap te zijn. Na een kort gesprek blijkt  Ronny voormalig lid van de Board of Directors te zijn namens ‘Region XI’.
Zoals Rotterdam zich weet te presenteren als Gateway to Europe, zo is Ronny gateway naar veel nieuwe contacten uit de verschillende landen en de top van IIMC.
Dit is ook het moment van de eerste van vele hartelijke ontmoetingen met Mary Lynne Stratta MMC, 2009-2010 president (voorzitter) van de IIMC. Zij is de verpersoonlijking van de intensivering van de internationale ambitie van de IIMC. Zacht op de persoonlijke en op Texaanse wijze hard op de zakelijke kant van de relatie. Qua karakter past dit goed bij het beeld dat de Nederlander in zijn internationale contacten direct en ‘to the point’ overkomt.
Op haar uitnodiging ontmoeten we na het oefenen van het protocol van de vlaggenparade alle regiovoorzitters en de voorzitters van de internationale zusterverenigingen (waartoe ook de VvG behoort). Het is wederom een warm bad en respectvol applaus voor de internationale gasten en First Timers.
We hebben ook het geluk op dat moment een ‘oude bekende’ van het VvG- bestuur te ontmoeten: de clerk van Sanibel, Florida: Pamela Smith. Als eerste exchange student heeft zij in 2008/2009 een kennisuitwisseling gehad met Andries Knevel, interim-griffier. Tijdens haar verblijf in Nederland heeft een delegatie van het bestuur met haar kennis gemaakt en – naar nu blijkt – de basis gelegd voor de intensivering in de inspanningen vanuit de IIMC om Nederland weer terug te krijgen als geassocieerd lid. Ter verklaring: na de als gevolg van ‘The Dutch Dualism Act in 2002’ door de VGS gemaakte overstap naar de City Managers had de VGS de VvG gevraagd het stokje over te nemen. De Vereniging van Griffiers meende de focus in de eerste acht jaar van het bestaan te leggen op de basisinfrastructuur in Nederland. Met de Koers 2008-2015 is er een concrete aanleiding om internationale relaties aan te gaan en te benutten.
Pamela Smith blijkt nog steeds de warme hartelijke, zeer betrokken collega te zijn zoals de VvG haar heeft leren kennen. Haar betrokkenheid zorgt voor een meer dan anderhalf uur durend gesprek dat start als social talk maar al snel overgaat in het bespreken van de Amerikaanse context in relatie tot onze doelen van deze reis en de beoogde resultaten. Van ‘chit-chat to tactics….’!  Aansluitend aan deze Roundtable heeft de IIMC een gastontvangst door president Stratta georganiseerd.

Marion, Jaap, Andries en Wim (zittend van rechts naar links) ontmoeten de IIMC-voorzitter, de clerk van Sanibel Florida en de directeur van het Educational Institute van Florida

In het nationale automobiel museum in Reno worden we wederom met alle egards ontvangen en vereeuwigd met Mary Lynne Stratta in een prachtige oldtimer. Het feestje wordt alom geapprecieerd, maar is al snel weer voorbij. Verbaasd zien we hoe de delegates na twee uur de zalen van het museum verlaten, net als we denken dat het begint. Snel wordt duidelijk waarom. Anders dan wij in Nederland gewend zijn, kan het IIMC gewoon verordonneren dat de openingsceremonie van de conferentie niet om 09.00 uur begint maar om 07.45 uur! By the way: voor de vlaggendragers betekent dit verzamelen om 06.15 uur voor tot op dit moment nog steeds onduidelijke redenen. Gelukkig profiteren we van de tijdsverschillen en zijn we wederom rond 04.00 uur wakker.

Maandag 24 mei

De dag begint voor onze voorzitter met een breakfastmeeting om 06.15 uur met alle vlaggendragers: de presidenten van alle staten van Amerika en de provincies van Canada plus de ‘internationals’. Het is een gezellig samenzijn met de Canadese, Israëlische, Engelse en Schotse collega’s; deels uit verwondering en deels vanwege het uitwisselen van wetenswaardigheden over onze landen, onze steden en onze beroepsuitoefening. De aansluitende openingsceremonie wordt opgeluisterd door een voormalig anchorman. Hij is een stereotype Amerikaanse nieuwslezer en presentator die in zijn voorkomen iets weg heeft van Ronald Reagan. Humor heeft hij en dat wordt door de zaal gewaardeerd.
De vlaggenparade van de Staten en wordt gevolgd door de opkomst van de internationale vlaggendragers. Stuk voor stuk krijgen we ‘het podium’, inclusief onze eigen volksliederen en een beeldpresentatie van de specifieke kwaliteiten van onze landen. Leuk detail is dat het Nederlands voetbalelftal wordt verbeeld met acties van Wesley Sneijder en Arjan Robben. Zonder het wellicht te weten hebben de Amerikanen een erg actueel plaatje getoond: de verpersoonlijking van de twee Champions League finalisten in de finale van zaterdag in Madrid.
Wat blijft intrigeren is de overgave waarmee de delegates de vlaggenparade verwelkomen en de eigen vlag met volkslied en een referent-blessing centraal stellen. We voeren er later deze dagen nog gepassioneerde discussies over waarbij we moeten opletten onze gastheren en –vrouwen ‘not to offend’. Ons belangrijke bezwaar is het militaristische karakter door de inbreng van gewapende troopers tijdens de ceremonie.
Het programma is een aaneenschakeling van verwelkoming, appreciatie en public relations. Iedere hoogwaardigheidsbekleder krijgt een aandacht en spreektijd; soms geestig, soms gepassioneerd maar altijd met een saus van trots en energie. Ronduit boeiend is de ‘key note speaker’: Dean Karnazes, de Ultramarathonman: hij liep vijftig marathons in vijftig aaneengesloten staten in vijftig aaneengesloten dagen en rondde dit af met de marathon van New York in precies drie uur en dertig seconden.
Hij geeft op eigen wijze gezicht en een verhaal aan leiderschap, doorzettingsvermogen en de lol om dingen te doen waar je goed in bent.

Ultramarathonman Dean Karnazes en de Nederlandse driekleur.

Met de uitreiking van een aantal Awards wordt de ceremonie afgesloten. Marion concludeert dat zij een goede keuze heeft gemaakt bij de oprichting van de VvG door geen veer op te nemen in het logo van de VvG. Deze ‘Griffelprijs’ bestaat – naar nu blijkt – wel binnen het IIMC. Jaap daarentegen ziet een aantal aanknopingspunten voor het bedenken van een aantal eretitels waarmee we ook binnen de VvG collega’s in het zonnetje kunnen zetten. Word waarschijnlijk wel vervolgd……richting bestuur en jaarcongres.
De lunch is net als bij ons in de exhibition hall. Maar niet voor ons want wij zijn uitgenodigd voor een lunch met de inkomend president van de IIMC Sharon Cassler MMC, clerk van Cambridge Ohio. Voorafgaand aan deze ontmoeting zijn er eerst nog de jaarvergaderingen van de elf regio’s. Snel nemen we een versnapering en wat foto’s en filmopnamen van de sponsorruimte alvorens we gaan vergaderen met onze collega’s.
Onder leiding van onze regiodirector Francois Allers uit Zuid-Afrika en gelegenheidssecretaris Jonathan Bourne uit Engeland wordt een complete agenda afgewerkt . Voor ons wordt al snel duidelijk dat onze regio echt in belang is gestegen bij IIMC. Het al vastgestelde meerjarenbeleidsplan van de organisatie blijkt op de vrijdag voor het congres te zijn aangevuld met het meerjarenplan van Region XI. Een ambitieus actieplan waarvan we als VvG en als individuele leden ook nadrukkelijk profijt kunnen hebben.
Zo wordt een eigen forumpagina op de website ontwikkeld waarin de regioleden met elkaar van gedachten kunnen wisselen, wordt een eerste Regio XI-conferentie voorbereid in Europa en wordt verder invulling gegeven aan het tweejaarlijkse studieprogramma Abroad en het exchange programma waarvan Andries en Pamela de inspirerende voorbeelden zijn. Aanrader voor de Nederlandse griffiers is het eerstvolgende Studyprogram Abroad in Zuid-Afrika van 1 tot 11 september 2011. Nadere informatie volgt op korte termijn.
Wij spreken af invulling te geven aan de ambitie om vanuit de regio tenminste drie artikelen per jaar in het news digest van IIMC te plaatsen. Onze jaarboekartikelen zijn daarvoor bij uitstek geschikt. Maar wellicht ook bijdragen van onze Kennisbank. Belangrijk ander onderwerp dat we bespreken is de wens om op zoveel mogelijk gelijke wijze te stimuleren dat de leden in onze landen ook lid worden van IIMC. De ambitie is om het aantal buitenlandse leden met honderd procent te verhogen in het komend jaar. Wij vinden dat een bescheiden voorstel en brengen ter discussie dat we er als regio actief aan moeten bijdragen dat IIMC ook echt een internationaal karakter krijgt. Alleen dan kunnen we er ook het profijt van hebben dat al onze inspanningen rechtvaardigt. Het feit dat we First Timer zijn is geen nadeel. Naast het feit dat dit voor meer internationale collega’s geldt, wordt er goed gediscussieerd op basis van argumenten. Het Nederlandse idee om clerks in onze landen te bewegen automatisch lid te worden van het IIMC krijgt steun en zal in de komende maanden worden uitgewerkt. Wel met de scherpe randvoorwaarde die wij er bij stellen: het is geen verplichting maar een mogelijkheid. Leuk: ons eerste inhoudelijke resultaat ter plaatse!
Aan het einde van de bijeenkomst wordt de logistiek van de dag doorgenomen. Er zijn zoveel meetings, inclusief feestjes en bijeenkomsten tegelijkertijd dat de logistiek erop moet worden afgestemd. De Nederlandse doortastendheid wordt weerspiegeld in de Zuid-Afrikaanse: Francois regelt de aanpassingen en communiceert ze in de loop van de middag.
Na de lunch met Sharon Cassler is ons duidelijk dat er een strikte scheiding is in de overgangsperiode van het leiderschap. De presidenten treden niet in elkaars vaarwater en in de overbrugging heeft de directeur de regie. Chris Shalby, voormalig basketbalcoach van Zweden en zoon van een Egyptische vader en Franse moeder presenteert zichzelf terwijl wij vooral een presentatie van Sharon verwachten. Desalniettemin spreken we haar uitgebreid aan tafel en leggen eerste lijntjes uit voor de voorstellen en overeenkomsten die onder haar voorzitterschap tot besluiten van de IIMC Board of Directors moet leiden.
Onze maandagmiddag begint – anders dan voor de IIMC-ers – niet met het bijwonen van de eerste general session en aansluitende educational sessions. Enerzijds jammer want we komen ook voor een inhoudelijke kennismaking. Anderzijds ook gunstig omdat president Stratta de bereidheid heeft ons in haar suite te ontvangen. De koelte van de airco wint het van de warmte van het ontvangst. Al snel wordt duidelijk dat er nog enkele flinke hobbels moeten worden genomen, voordat het IIMC in staat is onze voorstellen en de samenwerkings- en realisatieovereenkomsten te omarmen. Vervelende bijkomstigheid is dat de eveneens aanwezige directeur en  president elect na een half uur weg moeten in verband met andere afspraken. We vragen ons even af of we hier slachtoffer worden van ‘zacht op de relatie, hard op de inhoud’.
Toch lukt het ons Mary Lynne duidelijk te maken dat wij andere bedoelingen hebben dan bijvoorbeeld de SLCC in Engeland, een inzet die belangrijk is om te voorkomen dat we in hetzelfde vaarwater als Engeland terecht komen.  Wij snappen dat het IIMC in 64 jaar tijd een strikt protocol en set van toetsingscriteria heeft ontwikkeld op grond waarvan je niet ineens een volledige beroepsgroep in het buitenland – voor zover ze aan educatie heeft gedaan – kan certificeren.
Tegelijk vragen we wel duidelijk aandacht voor de internationale en Nederlandse context waarin het IIMC bereid moet zijn in te spelen op de omstandigheden. Wij vragen niet voor niets om ‘slechts’ zes collega’s te certificeren en doen daarvoor alleen voorstellen betreffende  collega’s die aan de CMC- en MMC- criteria voldoen. Mary Lynne is bereid haar best te doen een nader schriftelijk voorstel onder de aandacht te brengen van Sharon en haar nieuwe board. Afgesproken wordt om op dinsdagavond de samenwerkingsovereenkomst te tekenen die moet leiden tot de oprichting van een Nederlands educatie-instituut voor griffiers. Met dat resultaat gaan we tevreden uit elkaar en kijken we uit naar de rest van de week.
De avond is een vervolg van deze dag en voorbije dagen: een gezellig samenzijn in internationaal gezelschap. Deze avond heeft wat meer een Nederlands tintje, omdat de tafelschikking tijdens het traditionele regiodiner ertoe leidt dat we met Andries, Wim en Pamela aan één tafel zittten en er geen mogelijkheid is je vrij naar andere tafels te bewegen. We laten ons leiden en hebben leuke discussies. Terug in het hotel kruipen we weer vroeg in bed, want het was een lange dag en het tijdsverschil speelt op.

Dinsdag 25 mei

Helaas moet onze voorzitter wegens verplichtingen in Rotterdam eerder terug dan oorspronkelijk gepland. Het begin van deze ochtend staat daarom in het teken van het omboeken van zijn vluchten op Reno Airport en het bezoek aan de plaatselijke ‘mall’. Geen slechte keuze. Op beide plekken is het rustig en worden we goed en snel geholpen. Het kan bijna niet anders dan dat de VIP-limousine die door Denice Cox, officemanager van IIMC, voor ons geregeld is, daarmee van doen heeft.
Jaap zal op woensdag terugvliegen via Denver en Washington met eindbestemming Brussel. Hij kan zo het afscheid van de vertrekkende wethouders en de installatie van het nieuwe college in functie bijwonen. Niet vergeten mag worden dat we dit er gewoon allemaal bij doen. Onze eerste prioriteit blijft natuurlijk de gemeenteraad en bij het raadsdebat over het coalitieakkoord moet je als griffier zelf aanwezig willen zijn.
Onze internationale vrienden snappen dat ook en zijn blij met het feit dat Marion het bestuur van de VvG blijft vertegenwoordigen in de rest van de week. Met de Rotterdamse pins (speldjes) geeft zij alvast inhoud aan de Zuidvleugelstad die de as Den Haag – Rotterdam – Dordrecht in feite is (zeker op de schaal van de Amerikaanse steden).
Jaap heeft niet stilgezeten deze vroege ochtend. Het door Mary Lynne gevraagde voorstel aan Sharon is met behulp van laptop en Starbuckskoffie snel in elkaar gezet. Ook Marion heeft niet stilgezeten. In de ‘gym’ heeft ze energie opgebouwd en verbrand maar niet zonder haar teen tussen de tredmill te krijgen. Belangrijker dan dat: het sporten activeert de scherpte in het denken. Het voorstel krijgt met de aanvullingen van Marion nog meer invalshoeken en houdt stevig vast aan onze onderhandelingsruimte.
Zo is het ook deze reis een verademing om te kunnen werken met je eigen collega’s.
Tussen de bedrijven door stellen we vast dat de natuurlijke rolverdeling die we sinds 2007 hanteren speelruimte biedt voor ons beiden en resultaten oplevert die in coproductie tot stand komen. Aan onze internationale collega’s vertellen we zo onder meer over de wijze en de overwegingen om tot ons eerste klanttevredenheidonderzoek te komen. Een beetje overdrijven mag. Dus degene die op Google een Engelstalige uitspraak terugvindt dat onze raadsleden ons met een 8,5 waarderen, moet dat – bij gebreke van precisie – nuanceren naar een 8.
Helaas moeten we vaststellen dat anders dan bij ons de city councils vaak met dedain over hun eigen clerk praten. In sommige staten is er zelfs sprake van een actief beleden ‘disrespect’. Schokkend! Tegelijk is het een belangrijke verklaring voor de passie waarmee deze collega’s de IIMC-conferenties bezoeken en hun collega’s aanklampen. In zware tijden heb je immers ruggensteun en houvast nodig! We wekken meer dan gemiddelde interesse met onze informatie dat de VvG voor haar leden een rechtsbijstandsverzekering heeft afgesloten.
Nadat Marion op maandagmiddag al even tijd had voor het bijwonen van de eerste inhoudelijke sessie van de conferentie, de general session over ‘No more excuses’, heeft Jaap daar pas op dinsdag tijd voor. Helaas worden we op de valreep geconfronteerd met een tegenvaller. De voorgenomen ondertekening van een vervolgovereenkomst later deze dag gaat niet door. De aftredend president durft het niet aan om zonder consultatie van haar board of directors tot ondertekening over te gaan. Op zichzelf is dat natuurlijk logisch. Jammer was het wel, want het was het resultaat van een afspraak op maandagmiddag.
Na enkele ingelaste bilateraaltjes met de scheidend en komende presidenten van het IIMC wordt gelukkig snel duidelijk dat we inhoudelijk nog steeds op dezelfde lijn zitten. De gesprekken leiden zelfs tot een versterkt begrip voor de Nederlandse context en de wenselijkheid om gelijkoplopend met de start van het professionaliseringsprogramma tot de oprichting van een opleidingsinstituut voor griffiers te komen.
Ook blijkt hoe graag de nieuwe president naar Nederland zou willen afreizen om hier in Nederland het Educational Institute te openen. Op haar vraag wanneer dat zou kunnen, kan uiteraard maar één antwoord zijn: dat hangt volledig af van de besluitvorming over het voorstel van de VvG. Het lukt Jaap en Marion wel om ieder een van de concurrerende educatieve sessies te volgen.
Na afloop is de conclusie dat die vergelijkbaar zijn met de kwaliteit van onze congresworkshops: soms goed en soms onder de maat. Beide sessies leren ons dat de Amerikaanse Clerks, net als enkele van onze collega’s in Nederland, te kampen hebben met superioriteitsgevoelens van City managers, bestuurders en gekozenen.
Het laatste restje tijd besteden we aan het afmaken van het voorstel dat Marion op woensdag via de IIMC-staff zal aanbieden aan de inkomende voorzitter en de nieuwe board of directors.
Het avondprogramma van deze dinsdag bestaat naast het inpakken (voor Jaap) vooral uit de belangrijke ontmoeting met de volledige board of directors tijdens het IIMC board of directors VIP diner. Op de aangegeven tijd verschijnen wij – dankzij Marion (!) - stipt en gekleed volgens de kledingvoorschriften (tenue de ville). Dit in tegenstelling tot vele van onze Amerikaanse gastheren en –vrouwen. Het mag de pret niet drukken. Al wachtend in de bus worden gewoon weer nieuwe contacten gelegd en benut.
In een sfeervolle ambiance in een overigens foeilelijk casinohotel met smakeloze overdaad wacht ons een culinaire verrassing. Aan een volledig met board members uit het midden van de VS geplaceerde tafel vermaken onze vertegenwoordigers zich met inhoudelijke en vriendschappelijke kennismakingen. Opnieuw valt de warmte op waarmee we tegemoet getreden worden. Al snel blijkt dat dit niet de oppervlakkigheid is die je misschien zou mogen verwachten, maar het resultaat van de wederzijdse inspanningen om IIMC en VvG tot elkaar te brengen.
Dit blijkt eens te meer in de toespraak van president Stratta in onze richting. Marion legt een en ander. ook nog op videobeeld voor ons thuisfront vast. Bijzonder is dat alle dames en heren aan onze tafel, stuk voor stuk – trieste – levenslessen en – ervaringen hebben die – hoe kan het ook anders – van invloed zijn op hoe deze mensen in het leven en in hun werk staan. ‘Pluk de dag’ is een goed begrepen levensmotto aan onze tafel en in het dankwoord dat onze voorzitter uitspreekt brengt hij tot uitdrukking dat de uitwisseling van deze levenservaringen weer eens bevestigt dat de levenslessen van mensen van even groot belang zijn als de vakmatige theorie of praktijk die men zich eigen maakt. Kortom: een filosofisch einde van een intensieve dag met nieuwe vriendschappen als resultaat!

Woensdag 26 mei

De een na laatste dag wordt benut door Marion door de laatste hand te leggen aan achtereenvolgens de Letter of Understanding, de twee concept-overeenkomsten, het VvG-voorstel zodat die hard-copy aan de top van het IIMC kan worden meegegeven. De aanpassingen hebben vooral betrekking op het meenemen van de uitkomsten van de gesprekken met Mary Lynne en anderen. Het voorstel maakt duidelijk dat zowel IIMC als VvG te winnen hebben. De door Marion geschreven Letter of Understanding, die al voor het congres naar het IIMC was gemaild, legt vooral uit wat de verschillen zijn in de Nederlandse en Amerikaanse context en waarom dat zou moeten leiden tot een internationale opstelling meer dan een Amerikaanse opstelling. Denice, onze internationale Anouk, neemt de USB-stick met alles er op en eraan in ontvangst voor de board.
De middag gebruikt zij om even te ontsnappen aan het congres en brengt zij een bliksembezoek aan Lake Tahoe (op eigen initiatief). Je moet er toch even geweest zijn. De avond kenmerkt zich door een congres-ontspanningsavond in Virginia-city. Stel je daar een soort Marken of Volendam bij voor maar dan in de Amerikaanse context compleet met een cowboysfeertje en saloons! Vanwege het grote aantal clerks, toch wel zo’n achthonderd, is het hele stadje een paar uur voor anderen gesloten en zijn we met elkaar beland in onze eigen western. Leuk als je bedenkt dat de opnamen voor Bonanza uit die streek komen, dit voor de ouderen onder ons die zich dat nog kunnen herinneren. Met Pamela en Andries bezoeken we een oude goudmijn: barre werkomstandigheden maar veel opbrengst en de basis voor de ontwikkeling van San Francisco.
We zijn redelijk vroeg terug in het hotel vanwege de kou. Is het normaal rond de 23 graden Celsius in Reno in deze tijd, nu blijft het steken op 6-10 graden. Vooral de collega van Sannibel Florida moet dit bezuren en loopt met heuse oorwarmers onder haar cowboyhoed.

Donderdag 27 mei

De ochtend, vroeg uiteraard, wordt besteed aan de Algemene Ledenvergadering van  IIMC met een aantal amendementen op de statuten die onder meer ook betrekking hebben op onze Region XI. Een heus electionscommittee verspreidt zich over de diverse tafels om de stemmen te tellen op de twee momenten dat de ALV verdeeld blijkt te zijn. Verder de benoeming en beëdiging van Sharon tot voorzitter en overige nieuwe boardmembers. De beëdiging wijkt in procedure weinig af van die van een Amerikaanse president, So help me God.
Wie verder gesteld is op houten bordjes met een zilver plaatje erop, komt helemaal aan zijn trekken want het regent blijken van waardering voor diverse leden. De opening van deze afsluiting is als die van de opening van het congres: veel vertoon en een soort optocht met voorop een Schotse doedelzakgroep met daarachter de boardmembers. Effe wenne.
Marion spreekt lang met Sam Shippen over de Engelse ervaringen met de opstelling van het IIMC over hún traject van certificering. Dit heeft ons erg geholpen de hele week. Niet alleen het VK heeft hier wat frustraties aan over gehouden, maar ook IIMC heeft daaruit goed begrepen dat dit niet de weg is naar de echte internationale opstelling die het nastreeft. Dat werkt in ons voordeel. Er rijst het besef dat het niet gaan om het eenmalig breken met de regels, maar om het maken van aanvullende regels voor nieuwe landen binnen Region XI. Dat is ook beter te verdedigen bij de andere leden van het IIMC in de regio’s van de VS en Canada.
Met een aantal boardmembers van de IIMC lobbyt Marion nog wat door over het voorstel dat inmiddels inderdaad hard-copy beschikbaar is gekomen. De indruk bestaat dat voorzover we boardmembers hebben gesproken deze week, het pleit van de VvG absoluut wordt begrepen.
Marion maakt nog een extra opening door de gedachte te lanceren dat ook het Vlaamse deel van België zou kunnen optrekken in de vaart der volkeren in een Nederlands Educational Institute. Opleidingen voor griffiers in België en Nederland kunnen deels heel wel uitwisselbaar zijn. Daarmee zou het IIMC niet alleen Nederland, maar ook België beter kunnen betrekken bij de organisatie. Nog twee andere voordelen doemen op voor de VvG: we kunnen daardoor ook heel toegankelijk dicht over de grens leren van elkaars ervaringen en de financiële basis is aantrekkelijker.
De middag is zonder programma. Marion regelt op het vliegveld nog wat meer beenruimte in het vliegtuig de volgende dag door een dag eerder te boarden en ziet daarna nog een uurtje kans om een shoppingmall op te zoeken.
De avond is het jaarlijkse banket! Maar eerst nog weer een receptie van de nieuwe president voor haar VIPS terwijl de receptie voor de overige leden gelijktijdig in de grote ruimte daar tegenover plaatsvindt. Dat zou in Nederland toch onvoorstelbaar zijn! Maar het maakt het lobbyen wel heel veel makkelijker: je hoeft niet echt te zoeken naar boardmembers en VIPS want die zijn uitsluitend aanwezig.
Het banket is ook formeel van aard. Als VIP is Marion aan de eerste tafel naast de board geplaatst in gezelschap van haar collega-delegaties uit Zuid-Afrika en Engeland. In haar inaugurele rede benadrukt Sharon nogmaals het belang van Nederland en het Educational Institute dat bij ons zou kunnen komen. Dat schept verwachtingen!
Na het banket neemt Marion afscheid van de partners en vertrekt richting hotelkamer om te pakken voor de vroege reis terug. Stipt 04.30 uur, samen met Pamela die op dezelfde tijd vertrekt, aanvaardt zij de lange maar voorspoedige terugreis.

Eindimpressie en tip

Het is nu even afwachten hoe de besluitvorming aan de overkant van de oceaan gaat verlopen. We hebben daar een goed gevoel bij. Voor de leden zal er de komende tijd nog heel veel informatie komen over vervolgstappen.
Maar één advies is zeer op zijn plaats: om te zijner tijd als Nederlandse (ook nu als plaatsvervangend) griffier (Raad, Staten of Kamer) in aanmerking te komen voor certificering, is het noodzakelijk dat je tenminste twee jaar betalend lid bent van IIMC. Dat wil zeggen als wij er niet in slagen hen ervan te overtuigen dat een evenlang lidmaatschap van de VvG daarvoor in de plaats kan treden. Voor het IIMC blijkt elke weer dat dit een hard punt is.
Dus: een ieder die ambities heeft in die richting - en uit de acht regiobijeenkomsten in februari is gebleken dat veertig aanwezigen die belangstelling hebben - wordt aangeraden zo snel mogelijk lid te worden van het IIMC.  Aan de kosten kan het niet liggen: voor 26 dollar (dat is voor ons stukken goedkoper dan voor de Amerikanen, omdat we in het wingewest van het IIMC zitten) ben je een heel jaar lid en heb je later als jouw zelfgekozen certificeringsmoment nadert een minder lange wachttijd.
Rotterdam/Den Haag, 3 juni 2010
Jaap Paans,               Marion Stein
voorzitter VvG    vice voorzitter VVG